Tēmas turpinājumā apskatīsim, kā risināt neplānotas situācijas, krīzes un pārsteigumus pašos pārmaiņu projektos. Arī te būs jāparūpējas gan par racionālām, gan emocionālām lietām.

Izmaiņas pārmaiņu projektos

Reti kurš projekts norit tieši tā, kā tas ticis sākotnēji plānots. Arī būvniecības vai tehnoloģiju ieviešanas projektos, kas parasti tiek rūpīgi plānotas un aprēķinātas, mēdz būt atkāpes no sākotnējiem rasējumiem, no darbu grafika un izmaksu tāmēm. Pētnieki ir konstatējuši, ka vismaz 85% projektu nesasniedz plānotos mērķus, neiekļaujas budžetā vai laika grafikā.

Pārmaiņu projektos, kas skar cilvēkus, procesus, struktūrvienības un dažādas iesaistītās puses, šādas neplānotas situācijas var sagaidīt vēl biežāk. Tāpēc atkāpes no plāna ir teju neizbēgamas. Jautājums ir – kā tās risina?

Bedre katrā projektā

Ja projekts ir labi sagatavots, tad pastāvs cerība, ka tas sāksies ar pietiekami konstruktīvu vadības grupas un arī darba grupas noskaņojumu. Patiešām – kad objektā ir ieradusies brigāde un tehnika vai arī reorganizācijas darba grupa ir sanākusi uz pirmo apspriedi, valda pacilāta noskaņa. Arī pēc pirmajiem darbiem vai pēc pirmajām apspriedēm noskaņojums visbiežāk uzlabojas, jo ir redzams kaut neliels, bet progress.

Taču, ar katru nākamo uzdevumu un arvien vairāk pievēršot uzmanību detaļām, atklāsies dažādi fakti vai notikumi, ko sākotnēji nebija iespējams apzināt un ieplānot. Tad reakcijas mēdz būt dažādas – vienus pārņem nemiers, citus pārņem dusmas, vēl kāds sāk meklēt vainīgos. Racionāli notikumi izraisa emocionālas reakcijas.

Katrā projektā būs kāda emocionāla “bedre” vai pat vairākas, un no tām nav iespējams izvairīties. Tāpēc labākais, ko projekta vadītāji var izdarīt – ieplānot jau savlaicīgi laiku un vietu, lai šādas situācijas identificētu un risinātu. Tas nozīmē arī ieplānot un organizēt projekta statusa pārskatus darba grupā un vadības grupā vēl krietni pirms problēmas ir sākušās.

Maldīgs ir priekšstats, ka problēmas jeb “bedres” projektā būs tikai beigu posmā. Ja projekta grupa patiešām godprātīgi strādā, tad jaunas atklāsmes parādās jau pēc dažām nedēļām vai mēneša darba. Un, ja jūsu projektā šādas “bedres” nav, tad būtu vēlreiz jāpārliecinās, vai kāds no projekta dalībniekiem neslēpj kādas svarīgas ziņas.