Grāmatvedības kontroles pasākumi

Daudzi vai nu bīstas no vārda “kontrole” vai arī attiecas pret to visai vienaldzīgi. Praksē grāmatvedības kontrole ir vajadzīga, lai uzņēmums apzinātos grāmatvedības procesus un varētu gūt pilnvērtīgu priekštatu par ieguvumiem. Tāpat tā dod papildu motivāciju darbiniekiem un vadītājiem.

Uzņēmumu iekšējie dokumenti tiek izstrādāti atbilstoši likumdošanas prasībām, kas noteiktas:

• Grāmatvedības likumā (GL);
• Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”;
• likuma “Par nodokļiem un nodevām” 22.²panta 3.daļā un 30.pantā.

Kas ir grāmatvedības kontrole?

GL 5.panta 1.daļā noteikts, ka grāmatvedības kontrole ir pasākumi, kurus veic, lai kontrolētu uzņēmuma finanšu uzskaites precizitāti un ticamību, uzņēmuma mantas saglabāšanu un nodokļu aprēķināšanas pareizību, kā arī lai pārliecinātos, vai grāmatvedības sniegtā informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga, saprotama un pilnīga.

Uzņēmuma grāmatvedības kontroles sistēma ir uzņēmuma vadītāja noteikto kontroles pasākumu kopums, kuru īstenojot tiek nodrošināta grāmatvedības uzdevumu izpilde, proti:

• uzņēmuma vadību tiek nodrošināta ar grāmatvedības informāciju, kas nepieciešama saimnieciska rakstura lēmumu pieņemšanai;
• finanšu pārskatu lietotāji tiek nodrošināti ar patiesu un pilnīgu informāciju par uzņēmuma mantu, saistībām, finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu;
• tiek veikta nodokļu aprēķināšana;
• tiek nodrošināta ieņēmumu un izdevumu norobežošana pa pārskata periodiem.

Veicamie pasākumi

MK noteikumos Nr.877 ir apstiprināti grāmatvedības kontroles pasākumu veidi, kuros:

• pārbauda attiecīgajos grāmatvedības dokumentos ietvertos aprēķinus un kontējumus;
• precizē, vai katrs saimnieciskais darījums ir iegrāmatots pareizā kontā un laikus, vai grāmatojumos norādītās summas ir pareizas un vai visi saimnieciskie darījumi, kas attiecas uz pārskata periodu, norādīti šī pārskata perioda grāmatvedības reģistros un finanšu pārskatos.

Lai nepieļautu pārkāpumus, kļūdas vai neatbilstības uzņēmuma grāmatvedības dokumentos, MK noteikumu Nr.877 98.punktā noteikts, ka uzņēmuma vadītājs var paredzēt šādus kontroles pasākumus:

• darbinieku pienākumu nodalīšanu;
• atbildīgo darbinieku noteikšanu par uzņēmuma skaidrās naudas un ķermenisko lietu glabāšanu, kā arī par bezķermenisko lietu dokumentācijas saglabāšanu;
• pieejas ierobežošanu uzņēmuma mantai;
• prasību par īpašas uzmanības pievēršanu neparastam vai aizdomīgam darījumam;
• prasību vienveidīgu saimniecisko darījumu dokumentēšanai izmantot attiecīgo attaisnojuma dokumentu veidnes (ja dokumentu sagatavo elektroniski) vai veidlapas (ja dokumentu sagatavo papīra formā).

Lai pasargātu, jānodala pienākumi

Pienākumam veikt kādu saimniecisko darbību vai darījumu jābūt nošķirtam (atdalītam) no pienākuma uzskaitīt šīs darbības vai darījuma rezultātus. Tātad darbiniekam, kuram dotas tiesības veikt saimniecisko darījumu un par to sagatavot attaisnojuma dokumentu, netiek dotas tiesības arī šo dokumentu pašam apstiprināt, pārbaudīt, iegrāmatot un iekļaut finanšu pārskatā. Iekšējos dokumentos (procesa shēmā, aprakstā, vai instrukcijā) ir jānosaka, kuras no minētajām funkcijām ir cita darbinieka pienākums, vai vismaz to, ka atsevišķu funkciju izpildē iesaistīts arī otrs darbinieks. Tā, piemēram, gatavo izstrādājumu uzskaiti nedrīkst kārtot darbinieks, kurš pats šos izstrādājumus izgatavo un par tiem saņem attiecīgu atalgojumu – uzskaites pienākumi jāveic darbiniekam, kuru uzņēmuma vadītājs īpaši pilnvarojis pārzināt un kārtot gatavās produkcijas uzskaiti.

Tāpat līdzekļu glabāšanas un pārzināšanas pienākumam jābūt nošķirtam (atdalītam) no līdzekļu grāmatvedības uzskaites pienākuma, lai, piemēram, samazinātu līdzekļu piesavināšanos un kļūdīšanās iespējas. Ja vien ir pietiekams personāls, grāmatvedim nevajadzētu rīkoties ar skaidro naudu (pārzināt kasi), bet kasierim nevajadzētu kārtot skaidrās naudas uzskaiti grāmatvedībā. Šī paša iemesla dēļ darbiniekiem, kuri atbild par krājumu glabāšanu noliktavās, nevajadzētu kārtot šo krājumu uzskaiti grāmatvedībā.

_______________________________________________________________________

Inventarizācija ir lielisks palīgs iekšējās un grāmatvedības kontroles nodrošināšanā, kā arī disciplīnas veicināšanā uzņēmumā

_______________________________________________________________________

Pienākumam dot atļauju veikt darījumus ar līdzekļiem jābūt šķirtam no pienākuma glabāt un pārzināt attiecīgos līdzekļus. Darbiniekam, kurš iekasē maksu (pieņem samaksu), nevajadzētu uzdot pienākumu kārtot bezcerīgo debitoru parādu uzskaiti un norakstīšanu, bet darbiniekam, kurš atļauj samaksāt rēķinus, nevajadzētu uzdot pienākumu pašam kārtot arī šo rēķinu samaksas uzskaiti.

MK noteikumi Nr.877 aktualizē to, ka grāmatvedības darbinieku pienākumiem jābūt sadalītiem veidā, kas nodrošina, ka katra saimnieciskā darījuma norisi kontrolē vairāki darbinieki, proti, realizētos vismaz “četru acu” princips. Tāpat var izmantot dažādas sistēmas vai nodalīt, ka noteiktus darījumus apstrādā un noslēdz viens darbinieks, bet atvērt un labot drīkst tos tikai ar vadītāja vai galvenā vai vienīgā grāmatveža atļauju un katram labojumam tiek pievienots īss komentārs par labojuma iemeslu, šādus komentārus standartizējot. Ja uzņēmumā grāmatvedību vai uzskaites nodrošināšanu veic viens darbinieks, ieteicams izmantot grāmatvedības, krājumu uzskaites datorprogrammas vai citas programmas iespējas, kas attiecīgo darījumu pēc apstrādes noslēdz (aizslēdz) – tā būs sava veida kontrole, kas novērsīs iespēju nejauši mainīt ierakstus.

Lai nodrošinātu uzņēmuma līdzekļu saglabāšanu un aizsargātu tos no neatļautas izmantošanas vai piesavināšanās, uzņēmumā jāievieš kārtība, kuras ietvaros uzņēmuma līdzekļi ir pieejami tikai tām personām, kuras uzņēmuma vadītājs īpaši pilnvarojis ar tiem rīkoties. Šāds kontroles mehānisms izpaužas, piemēram,

• personām, kuras nav par attiecīgo lietu glabāšanu atbildīgie darbinieki, nosakot piekļuves ierobežojumu vietai, kur glabājas uzņēmuma skaidrā nauda, ķermeniskās lietas vai bezķermenisko lietu dokumentācija;
• datorsistēmā izveidojot piekļuves kontroles noteikumus, saskaņā ar kuriem piekļuve dokumentam iespējama tikai pēc reģistrēšanās ar konkrētu lietotājvārdu vai paroli;
• nododot zīmogus, spiedogus darbiniekiem pret parakstu (zīmogu, spiedogu reģistra žurnāls);
• pasargājot grāmatvedības ierakstus no fiziska rakstura bojājumiem, iznīcināšanas vai nozaudēšanas.

Lai izvairītos no kļūdām

Lai atklātu pārkāpumus uzņēmuma mantas saglabāšanā vai kļūdas grāmatvedības datos, uzņēmuma vadītājam ir jānodrošina vismaz šādi kontroles pasākumi:

• kustamu un nekustamu ķermenisku lietu un skaidrās naudas un krājumu atlikumu inventarizācija, tai skaitā skaidras naudas un krājumu atlikumu ārkārtas inventarizāciju (bez iepriekšēja brīdinājuma), inventarizācijas rezultātu salīdzināšana ar grāmatvedības datiem un atklāto starpību, ja tādas ir, rašanās cēloņu analizēšana vai izmeklēšana un grāmatvedības datu precizēšana;
• uzņēmuma kontos esošās bezskaidrās naudas atlikumu summu salīdzināšana ar kredītiestādēm vai citiem maksājumu pakalpojumu sniedzējiem, saistību atlikumu summu salīdzināšana ar piegādātājiem un citiem kreditoriem, atklāto starpību, ja tādas ir, rašanās cēloņu analizēšana vai izmeklēšana un grāmatvedības datu precizēšana.

Inventarizācija ir lielisks palīgs iekšējās un grāmatvedības kontroles nodrošināšanā, kā arī disciplīnas veicināšanā uzņēmumā. Inventarizācijas mērķis ir uzņēmuma mantas faktiskā stāvokļa un uzņēmuma saistību pārbaude konkrētā datumā un grāmatvedības datu saskaņošana ar inventarizācijas rezultātiem.

Lai finanses un dokumenti ir kārtībā

Lai kontrolētu uzņēmuma finanšu uzskaites precizitāti un nodokļu aprēķināšanas pareizību, uzņēmuma vadītājs var paredzēt regulāras attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru pārbaudes, lai iegūtu pārliecību, ka:

• sagatavojot attaisnojuma dokumentus un kārtojot grāmatvedības reģistrus, ir ievērotas GL un citos grāmatvedības jomas normatīvajos aktos noteiktās prasības un grāmatvedības organizācijas dokumentos noteiktā kārtība;
• attaisnojuma dokumentos ietvertās ziņas ir patiesas un saimniecisko darījumu novērtējums naudas izteiksmē ir pareizs;
• katrs attaisnojuma dokuments ir laikus un precīzi iegrāmatots. Tiek pārbaudīts, piemēram, vai attaisnojuma dokumenta saturs, tai skaitā saimnieciskā darījuma vērtība naudas izteiksmē, atbilst ierakstam grāmatvedības reģistros, vai lietoti atbilstošie grāmatvedības konti, kodi, simboli u. tml.;
• visi saimnieciskie darījumi, kas attiecas uz pārskata gadu, ir apliecināti ar attaisnojuma dokumentiem un norādīti šā pārskata gada grāmatvedības reģistros un finanšu pārskatos.

Lai nodrošinātu grāmatvedības kontroles prasību īstenošanu saistībā ar attaisnojuma dokumentu izdošanu un ar saimnieciskajiem darījumiem saistīto risku samazināšanu, kā arī visu saimniecisko darījumu izsekojamību attaisnojuma dokumentus var numurēt pa to veidiem vai atsevišķu saimniecisko darījumu veidu dokumentēšanai var izmantot iepriekš secīgi numurētas attaisnojuma dokumenta veidlapas.

Lietvedībā nereti tiek izmantotas veidlapas, piemēram, iesniegumam par atvaļinājuma piešķiršanu u. tml. Šādas vienotas pieejas pielietošanu atzīst un lieto kā darbinieki, tā uzņēmuma vadība un  personālvadība. Tādu pašu pieeju var izmantot grāmatvedības attaisnojuma dokumentu sagatavošanā. Šādai metodei ir viens būtisks ieguvums – ja tiek saņemts dokuments, kas atšķiras no ierastās kārtības, tam tiks pievēsta papildu uzmanību un iespējams, darījumā atklātas kādas nepilnības, ko varlaikus novērst.

Būtiski ir lietot vienāda veida apzīmējumus, piezīmes un kodus viena veida darījumiem. Īpaši svarīgi to ir nodrošināt periodos, kad notiek darbinieku aizvietošana (atvaļinājuma gadījumā) vai maiņa (pārtraucot/uzsākot jaunas darba attiecības), tāpēc ir nepieciešams kaut īss un lakonisks grāmatvedības procesu apraksts, ko darbinieks var saprast un spēj izmantot praksē.

Lai informācija drošībā

Lai nepieļautu grāmatvedības dokumentos iekļautās informācijas zaudēšanu, uzņēmuma vadītājs var paredzēt šādus kontroles pasākumus:

• pieejas ierobežošana grāmatvedības datiem, piemēram, darbiniekiem piešķirot un regulāri mainot grāmatvedības datorprogrammas piekļuves paroles un veicot elektroniskās identifikācijas procedūru, kas citai personai liedz piekļuvi šiem datiem;
• atbildīgo darbinieku noteikšana par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā un arī pēc tam, kā arī grāmatvedības dokumentu glabāšanas kārtības noteikšana uzņēmuma arhīvā;
• ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, grāmatvedības datu rezerves kopiju sagatavošanas un glabāšanas kārtības noteikšana.

Jāatceras, ka papīra dokumenti ir aizpildāmi, izmantojot rakstāmrīkus, kas nav viegli dzēšami. Zīmuli un izdzēšamās pildspalvas var izmantot maziem darbiņiem, bet, ja ierakstam ir jāglabājas vairākus gadus, ir jānodrošina ieraksta pārrakstīšana ar noturīgu tinti.

Ja uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka pašizmaksas aprēķināšanas kārtību un faktisko izdevumu kalkulācijas sagatavošanas kārtību, grāmatvedības kontroles ietvaros tiek veikta arī pārbaude par pašizmaksas aprēķināšanas un izdevumu kalkulācijas sagatavošanas.

Budžeta kontrole

Ja uzņēmumam ir izstrādātās budžets un regulāri tiek veikta budžeta izpildes kontrole, tās ietvaros tiek veikta arī iekšējā un grāmatvedības kontrole. Budžeta kontroles process liek uzdot jautājumus par rezultātu (pozitīvu vai negatīvu), liek pārliecināties, vai tiešām tā ir noticis un noskaidrot cēloņus. Tas ir uzņēmuma vadīšanas līdzeklis, kas efektīvi ļauj sasniegt uzņēmuma mērķus, tomēr prasa laiku un iedziļināšanos.

Budžeta kontrole ietver:

• faktisko rezultātu salīdzināšanu ar budžetā paredzētajiem un starpību konstatēšanu (pārsnieguma vai iztrūkuma) un tad var rasties jautājumi, vai ir uzskaitīts pareizi, vai pašizmaksa pareizi aprēķināta u.tml.;
• konstatēto starpību lieluma noteikšanu (piemēram, aprēķinot novirzes) un to cēloņu noskaidrošanu;
• atsevišķu vadītāju veikumu vērtēšanu;
• kontroles pasākumu ieviešanu, lai novērstu negatīvās tendences vai pilnībā izmantotu radušos labvēlīgo situāciju;
• ja kļuvis skaidrs, ka sākotnēji izvēlētie mērķi nav sasniedzami un sākotnējais budžets nav bijis reāls – budžeta korekcijas pamatošanu;
• uzņēmuma struktūrvienību un to vadītāju darbības koordinācijas vērtēšanu.

Apmācības

Lai uzturētu kontroli un nodrošinātu darbinieku izpratni, kas ir sistēmas esamība un kontroles procedūru ievērošana un kā tā palīdz paveikt darbu, ir iespējams organizēt iekšējās apmācības. Tās var rīkot paši vai arī piesaistīt speciālistu no malas, kuram ir dota iespēja iedziļināties konkrētā jautājumā. Šādās apmācībās ir lietderīgi runāt par to, kā pamanīt un novērst nevēlamas darbības un kļūdas, parādīt piemērus, kā arī vizualizēt, kā uzņēmuma iekšienē darbības ir savstarpēji saistītas un kā pieļautā kļūda ietekmē citus procesus. Tāpat ir vērtīgi atkārot kontroles mehānismu veikšanas gaitu, piemēram to, kādā veidā ir jāsakārto dokumenti.

_______________________________________________________________________

Jebkuras kontroles kontekstā ir svarīgi iesaistīt visu līmeņu personālu, lai kopā nodrošinātu saprātīgu pārliecību par nepieciešamo uzdevumu izpildi ceļā uz uzņēmuma mērķu sasniegšanu

_______________________________________________________________________

Nozīmīgi tas ir darbinieku maiņas laikā, bet ir lietderīgi šādas apmācības nodrošināt arī ilgstoši strādājošiem darbiniekiem. Tikai tā var uzzināt nianses, ko darbiniekam iepriekš nav izdevies noskaidrot, piemēram, kā darbus var paveikt labāk. Tie darbinieki, kas attiecīgos pienākumus veic ikdienā visticamāk ir atraduši efektīvāku darba gaitas variāciju par to, kas tika noteikta, procesus deleģējot.

Kontrole ir mainīgs process, jo mainās darījumu nianses, darbinieku zināšanas, bet tās pamatprocesi un pamatdarbības, kas jānodrošina, lai iegūtu kaut vai ticamus datus pārskatos, saglabājas nemainīgi.

Mijiedarbība ar iekšējo kontroli

Grāmatvedības kontroles pasākumi ir cieši saistīt ar iekšējo kontroli, proti, risku vadības, kontroles un pārvaldības pasākumu kopums, kura uzdevums ir nodrošināt uzņēmuma:

• mērķu sasniegšanu;
• ilgstošu efektīvu darbību;
• pieļauto kļūdu savlaicīgu identificēšanu un novēršanu, un nepieciešamo darbību noteikšanu uzlabojumu veikšanai;
• dažādu pārskatu, atskaišu un arī gada pārskatu ticamības nodrošināšanu;
• darbības atbilstību normatīvo un tiesību aktu prasībām;
• nodokļu samaksāšanu tik, cik jāmaksā un nepārmaksāt (caur soda naudām, nokavējam naudām u. tml.).

Iekšējā kontrole iever:

• uzņēmuma kā vienota kopuma un atsevišķu nodaļu (struktūrvienību) pārraudzību un kontroli,
• atsevišķu procesu (dokumentu sagatavošanu, preču komplektēšanu, pasūtījumu veikšanu, arī “tīra galda” principu u. c.) pārraudzību un kontroli;
• grāmatvedības kontroli un pārraudzību.

Jebkuras kontroles – iekšējās vai grāmatvedības – kontekstā ir svarīgi iesaistīt visu līmeņu vadītājus un personālu, lai kopā novērstu riskus un nodrošinātu saprātīgu pārliecību par nepieciešamo uzdevumu izpildi ceļā uz uzņēmuma mērķu sasniegšanu. Iekšējās kontroles būtība – sakārtots, labi organizēts un sistemātisks darba process.