Kas ir elektroniskais dokuments, un kā to saglabāt?
2014-09-09
Ilze Bukaldere, ZAB "Borenius" zvērināta advokāte
Elektronisko dokumentu likuma 7.pantā ir teikts, ka attiecībā uz elektroniskajiem dokumentiem normatīvo aktu prasība par dokumentu glabāšanu ir izpildīta, ja
-
dati, ko tas ietver, ir pieejami izmantošanai;
-
elektroniskais dokuments ir saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai tādā formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati;
-
saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.
Sen pagājis tas laiks, kad komandējums bija ekstra, kurā devās tikai vadība. Šobrīd darbinieku komandējumi ir pašsaprotama lieta, ko nevarētu teikt par komandējumu atskaitēm. Sarunās ar uzņēmumu vadītājiem rodas iespaids, ka tikai grāmatvedis saprot, ka bez atskaitēm nav izmaksu. Diemžēl vēl joprojām ir uzņēmumi, kuri uzskata, ka pieprasīt komandējuma atskaiti ir grāmatveža untums vai nejauka atriebība.
Dokumenti
06:00, 15. Apr. 2024
Uzņēmums degvielu iegādājas ar degvielas kartēm un mēneša beigās saņem rēķinu par veiktajiem pirkumiem. Vai papildus nepieciešams vākt un saglabāt degvielas čekus vai arī pietiek ar nodokļa rēķinu, ko piegādātājs izraksta mēneša beigās?
Dokumenti
06:00, 9. Apr. 2024
Biedrība, kas nav pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātāja, iznomā savas papildu telpas sabiedrībai ar ierobežotu atbildību, kas ir PVN maksātāja. Biedrība izraksta rēķinu par nomas maksu un elektroenerģiju bez PVN. Savukārt elektroenerģijas rēķinu no pakalpojuma sniedzēja (akciju sabiedrības “Sadales tīkls”) biedrība saņem ar PVN. Nomnieks apmaksu veic pa tiešo biedrībai, nevis pakalpojumu sniedzējam. Vai biedrībai jāizraksta rēķins kā starpniekam? Vai faktiskā pakalpojuma sniedzēja piemērotais PVN arī jānorāda biedrības izrakstītajā rēķinā?
Dokumenti
06:00, 28. Mar. 2024
Vai uzņēmums drīkst izrakstīt rēķinus dažādās valodās un valūtās?
Dokumenti
06:00, 14. Mar. 2024
Covid-19 pandēmijas laikā drīkstēja neparakstīt preču pavadzīmes, lai izsargātos no saslimšanas (šādas izmaiņas bija arī iestrādātas normatīvajos aktos). Vai un kādos gadījumos preču pavadzīmes šobrīd drīkst neparakstīt?
Dokumenti
06:00, 11. Mar. 2024
Katram uzņēmumam ir pienākums noteiktu laiku glabāt arhīvā grāmatvedības dokumentus. Arhīva uzturēšanu var uzticēt gan uzņēmuma darbiniekam, gan ārpakalpojumu sniedzējam. Arhīvu nepieciešams periodiski pārskatīt un iznīcināt dokumentus, kuriem beidzies uzglabāšanas termiņš.
Dokumenti
06:00, 7. Mar. 2024
Mūsu uzņēmums ir būvniecības apakšuzņēmējs. Gadās, ka ģenerāluzņēmējs (pasūtītājs) mūsu vietā iegādājas materiālus vai arī darbam objektā piesaista papildspēkus – citus apakšuzņēmējus. Par iegādātajiem materiāliem ģenerāluzņēmējs mums izraksta rēķinu, tajā norādot materiālus pēc to nosaukumiem, tiek pievienots arī materiālu iegādes dokuments, ko apmaksājis ģenerāluzņēmējs. Rēķinā tiek norādīts, ka šī ir kompensācija, kurai netiek piemērotas Pievienotās vērtības nodokļa likuma normas. Tāpat ģenerāluzņēmējs izraksta rēķinu "kompensācija par izpildītiem darbiem", kuram arī netiek piemērots pievienotās vērtības nodoklis. Vai šādi noformēti rēķini ir korekti, vai mums vēlāk neradīsies kādas nodokļu sekas?
Dokumenti
06:00, 16. Feb. 2024
Uzņēmumam par vairākiem gadiem sakrājušies kreditoru parādi. Daži no kreditoriem jau izbeiguši savu darbību. Kādi dokumenti jāsagatavo, lai varētu veikt kreditoru parādu norakstīšanu?
Vai, atsaucoties uz distances līgumu, kurš noslēgts atbilstoši Ministru kabineta noteikumiem Nr.255 “Noteikumi par distances līgumu”, drīkst izsniegt rēķinu (gan fiziskām, gan juridiskām personām) bez paraksta atbilstoši Grāmatvedības likuma (GL) 11.panta 7.daļas 1.punktam?
Dokumenti
06:00, 27. Dec. 2023
Daļa no grāmatvežiem grāmatvedības politiku uztver kā slogu un uzskata, ka tā nepieciešama tikai kontrolējošām iestādēm. Patiesībā tā ir izcils palīgs ikdienas darbā un sadarbībā ar kontroles dienestiem un kalpo kā rokasgrāmata jaunajiem grāmatvežiem. Kas ir svarīgākās grāmatvedības politikas sastāvdaļas?
Lai zinātu, cik ilgi jāglabā darba laika uzskaites tabulas, vispirms jāsaprot, kā šo dokumentu klasificēt un kādam mērķim tas turpmāk varētu kalpot. Tāpēc pētām gan darba, gan grāmatvedības, gan arhīvu normatīvo aktu prasības.
Pašvaldība lūdz izrakstīt rēķinu, norādot tajā pašvaldības bankas kontu. Šāds lūgums tiek pamatots ar Valsts kontroles pārbaudēm. Vai ir kāds normatīvais akts, kas nosaka, ka, izrakstot rēķinu pašvaldībai, tajā obligāti jānorāda bankas konts?
Dokumenti
06:00, 7. Dec. 2023
Šobrīd preču aprite Eiropas Savienībā (ES) saistīta ar liela apjoma informācijas apmaiņu starp uzņēmumiem un kompetentajām iestādēm, kas joprojām lielā apmērā notiek papīra formātā. Apskatām divus aspektus, kas ir būtiski kravu pārvadājumu un loģistikas digitalizācijas mērķa sasniegšanā gan ES, gan ārpus tās robežām.
Dokumenti
06:00, 29. Nov. 2023
Grāmatojumu jeb ierakstu grāmatvedības reģistros drīkst veikt tikai tad, ja tas pamatots ar iekšējo vai ārējo attaisnojuma dokumentu. Ja uzņēmums iepērk preci vai saņem pakalpojumu no cita uzņēmuma, darījumu apliecinās ārējs attaisnojuma dokuments – rēķins/pavadzīme. Ko darīt, ja saimnieciskais darījums tiek veikts uzņēmumā un tam nav ārējā attaisnojuma dokumenta?
Uzņēmums, reģistrēts pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs Latvijā, sniedz autostāvvietu pakalpojumus, par kuriem klienti apmaksu veic “Carsleep” sistēmā; šo sistēmu uztur Igaunijā reģistrēts PVN maksātājs. Igaunijas uzņēmums izraksta rēķinu Latvijas uzņēmumam par sistēmas izmantošanu, norādot atlīdzību komisijas veidā, un piemēro PVN apgrieztā kārtībā. Kā Latvijas uzņēmumam jāizraksta rēķins, lai saņemtu klientu iemaksātos naudas līdzekļus sistēmā par autostāvvietu izmantošanu?
Dokumenti
06:00, 7. Nov. 2023
