Otrais elektronizācijas solis ir inventarizācija. Tas darbību skaita ziņā ir visapjomīgākais, un tā laikā jāveic trīs dažādi apakšsoļi. Katrā apakšsolī jāveic vairāki unikāli ar to saistīti uzdevumi, arī jāapkopo pieredze un izaicinājumi, jāpieņem daudzi lēmumi. Taču šos daudzos darbus var pilnīgi vai daļēji darīt paralēli, ja ir atbilstoši resursi, kas būtiski paātrina procesu.
Dokumentu pārvaldības pārskats
Inventarizācija jāsāk ar pirmo apakšsoli jeb dokumentu pārvaldības pārskatu.
Pirmkārt, jāapzina, cik dokumentu un kādi reglamentē dokumentēšanas procesus konkrētajā organizācijā. Tie var būt dažādi nolikumi, noteikumi, kārtības u.c. līdzīgi dažādā laikā tapuši dokumenti (var būt kāds vēl saglabājies ar novecojušu nosaukumu, piemēram, "Lietvedības instrukcija"). Kad dokumenti apzināti, jāizvērtē to saturs – vai tas joprojām ir aktuāls, t.i., atbilst gan ārējo normatīvo aktu prasībām, gan organizācijas vajadzībām, un jānoskaidro, vai tas nodrošina ērtu un efektīvu darbu. Parasti šīs darbības veic par dokumentēšanu atbildīgā persona vai struktūrvienība. Tāpat jānoskaidro, vai un kas organizācijā jau tiek darīts, noformēts un izmantots tikai e-formā, neveidojot, neizdrukājot un neglabājot papīra dokumentus.
