Nav organizāciju, kas varētu veiksmīgi strādāt, darbojoties ar tikai tās iekšienē tapušiem dokumentiem. Agrāk vai vēlāk pienāk brīdis, kad arī pilnībā iekšēji elektronizētas organizācijas no citām organizācijām vai privātpersonām kādu dokumentu saņem papīra formā. Kā rīkoties šādā situācijā?
Uzņēmuma elektronizācijas ceturtais jeb priekšpēdējais solis atšķirībā no iepriekšējiem ir saistīts ar ārējo vidi un pilnībā atkarīgs no tās, jo aptver rīcību ar no citām organizācijām vai privātpersonām saņemtiem papīra dokumentiem. Šī soļa realizācijas laiks atkarībā no organizācijas specifikas var būt ļoti atšķirīgs, t.i., no vienas nedēļas līdz diviem mēnešiem.
