Likumā ir noteikti personāla dokumenti ar arhīvisko vērtību, proti, dokumenti, kuri jāglabā uzņēmuma arhīvā ilgstoši. Šādu dokumentu nav daudz, bet situācijās, kad darba devēja un darbinieka strīds nonāk līdz tiesai, var rasties nepieciešamība arī pēc citiem dokumentiem un pierādījumiem. Kādi dokumenti jāsaglabā un jāsaskaņo ar darbinieku? Vai tas noteikti jādara papīra formātā vai arī to iespējams darīt e-vidē?
Dokumenti ar arhīvisko vērtību
Ikvienam darba devējam saskaņā ar Latvijas likumiem ir pienākums uzņēmumā saglabāt noteiktu dokumentāciju. Piemēram, Arhīvu likuma 5.panta 1.daļa nosaka, ka privāto tiesību juridiska vai fiziska persona, kas veic saimniecisko darbību vai uz līguma pamata nodarbina citas fiziskas personas, nodrošina savas darbības rezultātā radīto un saņemto personas darba gaitu apliecinošu dokumentu ar arhīvisku vērtību glabāšanu. Savukārt Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” 2.punktā paredzēts, ka personas darba gaitu apliecinoši dokumenti ar arhīvisku vērtību ir, piemēram, dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), amata un darbu apraksti.
