Arvien biežāk rodas nepieciešamība papīra dokumentus izmantot elektroniski, tāpēc tie tiek ieskenēti vai nofotografēti ar telefonu. Tas ir ērti un saprotami: dokuments redzams, paraksts saskatāms, datni var pievienot iesniegumam vai pavadvēstulei un to parakstīt. Taču rodas būtisks jautājums – vai pievienotā datne ir tikai dokumenta attēls vai dokumenta atvasinājums ar juridisku spēku?
Dokumenta juridiskais spēks
Atšķirība starp dokumenta attēlu un dokumenta atvasinājumu nav tikai terminoloģiska. No tās atkarīgs, vai organizācijai vai darījuma partnerim ir tiesisks pamats dokumentu izmantot tiesību īstenošanai, pienākumu izpildei vai juridiski nozīmīga fakta pierādīšanai. Dokumenta attēls var būt pietiekams sākotnējai pārbaudei vai ērtai saziņai, taču, ja nepieciešams dokumenta atvasinājums – kopija, noraksts vai izraksts – ar juridisku spēku, ar vienkāršu attēlu nepietiks.
Dokumentēšanas obligātās prasības nosaka Dokumentu juridiskā spēka likums, Elektronisko dokumentu likums un Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”. Elektronisko dokumentu apritē nozīmīgi ir arī MK noteikumi Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām”.
Savukārt Tieslietu ministrijas sagatavotās Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas un speciālistu ieteikumi ir praktiski noderīgi skaidrojoši materiāli, taču tiem nav tiesību akta spēka. Tos var izmantot kā palīglīdzekli un labās prakses avotu, bet ne kā obligātu pamatu rīcībai vai prasībām.
Secīga dokumenta attēla elektroniska apliecināšana palīdz nošķirt tehniski ērtus risinājumus no darbībām, kas nodrošina dokumenta atvasinājuma juridisko spēku. Vienlaikus jānošķir normatīvajos aktos noteiktās prasības no dažādu veidu ieteikumiem.
