Autorizēties
10.01.2022.

Kāpēc grāmatvedības organizācija ir jādokumentē?

Rokasgrāmatas mērķauditorija ir to uzņēmumu grāmatvedības speciālisti, kuros darbinieku skaits nepārsniedz 20 cilvēkus - tā sauktie nelielie uzņēmumi. Šī kritērija pamatā ir pieņēmums, ka šādos uzņēmumos grāmatvedības dokumentu plūsma nav sarežģīta, un līdz ar to arī grāmatvedības organizācijas dokumentu sagatavošana neprasa būtisku laika patēriņu. Darbinieku skaits vai citi uzņēmuma rādītāji tomēr neierobežo rokasgrāmatas pielietošanu - noteicošais ir grāmatvedības speciālistu vēlme sagatavot savam uzņēmumam atbilstošus grāmatvedības dokumentus. Tomēr pat tad, ja šādas vēlmes nav, autors lūdz cienījamos speciālistus līdz beigām izlasīt vismaz šo nodaļu.

Grāmatvedības organizācijas dokumentu kopums ir noteikts Grāmatvedības likuma 1.panta 1.daļas 5.punktā, bet to izstrādāšanu skaidro Ministru Kabineta (MK) noteikumi.  MK noteikumi Nr.877 Grāmatvedības kārtošanas noteikumi (MK noteikumi Nr.877) ir izdoti saskaņā ar Grāmatvedības likumu, tātad attiecas uz visiem šī likumā 3.pantā minētajiem subjektiem, no kuriem visplašāk ir pārstāvētas Latvijas Republikā reģistrētās komercsabiedrības. MK noteikumu Nr.877 8.daļa  Grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanas noteikumi ir saistoša visiem Grāmatvedības likuma subjektiem un vienīgais atvieglojums (ne atbrīvojums) ir kapitālsabiedrībai, kuras grāmatvedību kārto tās vienīgais īpašnieks - vienīgais valdes loceklis. Šāda kapitālsabiedrība ir atbrīvota no attaisnojuma dokumentu aprites apraksta vai dokumentu aprites shēmas sagatavošanas (MK noteikumu Nr.877 66.punkts).

Tādu grāmatvežu, kuri būtu sajūsmā par pienākumu sagatavot šādus dokumentus, nav visai daudz, ko apstiprina arī gada pārskatu revīziju laikā saņemtie komentāri:

  • Grāmatvedības uzskaites un nodokļu likumdošanas prasības ir tik sarežģītas un pretrunīgas vai vienkārši stulbas, ka tās nemaz nav iespējams izpildīt;
  • Uzņēmumā esmu viena pati grāmatvede, kura veic arī biroja vadītājas, juristes un vēl daudzus citus pienākumus: kāpēc gan ir jādokumentē grāmatvedības organizācija, ja ar šiem dokumentiem strādāju tikai es viena pati?
  • Kāpēc gan man tas būtu jādara, ja man par to papildus nemaksā?
  • Mūsu uzņēmums ir tik neliels, ka visus grāmatvedības procesus var ļoti vienkārši kontrolēt bez jebkādas dokumentācijas - tie ir tikai formalitāte.

Vairākumā gadījumu prasītā dokumentācija tomēr tiek saņemta, taču tā ir formāla, jo pārsvarā sastāv no izkopētiem saistošo normatīvo aktu noteikumiem un paredzēta tikai atrādīšanai Valsts ieņēmumu dienesta (VID) ierēdņiem tematisko pārbaužu laikā. Vismaz formālus grāmatvedības organizācijas dokumentus piespiež sagatavot Grāmatvedības likuma normas. Atbilstoši likuma 33.panta 1.daļas 1.punktam uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši šā likuma prasībām. Likuma 42.pantā ir noteiktas sankcijas par grāmatvedības kārtošanas noteikumu neievērošanu - brīdinājums vai naudas sods līdz 400 naudas soda vienībām. Tās tiek piemērotas, VID ierēdņiem konstatējot grāmatvedības organizācijas dokumentācijas neesamību. Uzņēmuma vadītājam turklāt ir pienākums VID noteiktajā termiņā tomēr šos dokumentus sagatavot.

Varbūt šāda formāla pieeja patiešām ir pareiza, jo tā neprasa lielu laika un darba patēriņu, VID ierēdņu prasības ir izpildītas un uzņēmuma vadītājam nav nepatikšanu? Autors tā nedomā, tāpēc sniedz dažus argumentus par labu kārtīgas, uzņēmumam atbilstošu grāmatvedības organizācijas dokumentācijas sagatavošanai pat tad, ja uzņēmumā ir maz darbinieku un ir tikai viens grāmatvedis:

  • MK noteikumu Nr. 877 10.daļas Grāmatvedības kontroles pasākumu veidi 100.punktā ir noteikts: lai kontrolētu uzņēmuma finanšu uzskaites precizitāti un nodokļu aprēķināšanas pareizību, uzņēmuma vadītājs var paredzēt regulāras attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru pārbaudes, lai iegūtu pārliecību, ka sagatavojot attaisnojuma dokumentus un kārtojot grāmatvedības reģistrus, ir ievērotas Grāmatvedības likumā un citos grāmatvedības jomas normatīvajos aktos noteiktās prasības un grāmatvedības organizācijas dokumentos noteiktā kārtība. Ja uzņēmuma grāmatvedības speciālists ir pārliecināts par to, ka formāla pieeja grāmatvedības organizācijas dokumentēšanai ir pareizais risinājums, vai viņš to ir skaidri pateicis uzņēmuma vadībai? Ļoti iespējams, ka vadība tā nedomā, taču, nebūdami grāmatveži, uzskatīts, ka uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti ir kvalitatīvi un attaisnojuma dokumenti un grāmatvedības reģistri tiek kārtoti tiem atbilstoši. Šāda grāmatvedības speciālista rīcība ir apzināta uzņēmuma vadības maldināšana;
  • ja universālais kareivis, kurš ir veicis daudzu biroja darbinieku pienākumus, pārtrauc darba attiecības ar uzņēmumu, tad viņa pēctecim nepaliek nekādas rakstiskas informācijas par grāmatvedības uzskaites īpatnībām uzņēmumā. Neliels uzņēmums vienmēr nenozīmē arī vienkāršus darījumus, taču jebkurā gadījumā sākt visu gandrīz no baltas lapas nav viegli. Ja grāmatvedības kārtošana uzņēmumā nav dokumentēta, nākamais grāmatvedis darījumu klasificēšanu un grāmatošanu veiks pēc saviem ieskatiem, finanšu pārskatos informāciju atspoguļojot citos posteņos, kā rezultātā pārskati, iespējams, nesniegs skaidru un patiesu priekšstatu par sabiedrības līdzekļiem, saistībām, finansiālo stāvokli, peļņu vai zaudējumiem un naudas plūsmu;
  • grāmatvedības organizācijas dokumentos skaidri nenosakot un neapstiprinot grāmatvedības dokumentu pārbaudes un apstrādes secību, izpildes termiņus un izpildītājus, grāmatvedības speciālistiem tiek deleģēti tādi pienākumi, kurus viņiem ne tikai nevajadzētu, bet būtu pat aizliegts veikt. Piemēram, grāmatveži paši sagatavo norēķinus par saimnieciskās darbības izdevumu apmaksai saņemto avansu izlietojumu. Tas ir pretrunā ar MK noteikumu Nr.877 98.1.punktā iekļautajām darbinieku pienākumu nodalīšanas prasībām – darbiniekam, kuram dotas tiesības veikt saimniecisko darījumu un par to sagatavot attaisnojuma dokumentu, netiek dotas tiesības arī šo dokumentu pašam apstiprināt, pārbaudīt un iegrāmatot.

Pateicoties ne tikai nelielajos, bet arī lielajos uzņēmumos izplatītajai praksei, grāmatveži sagatavo atskaites par darbiniekiem izsniegto avansu izlietojumu, kā arī autovadītāju vietā aizpilda ceļazīmes vai maršruta lapas. Situācija ir absurda: darbinieks A saņem naudas avansu un to tērē, taču par viņa tēriņiem uzņēmuma vadītājam atskaitās darbinieks B (grāmatvede). Šāda darba organizācija ir gan absurda, gan krāpnieciska attiecībā uz nodokļiem. Darbinieks, kas pats nebrauc ar uzņēmuma automobili, ceļazīmēs vai maršruta lapās uzrāda izdomātu (nepatiesu) informāciju, tādējādi veicot krāpnieciskas darbības attiecībā uz uzņēmumu ienākuma nodokli un / vai pievienotās vērtības nodokli (PVN). Autors uzņēmumu grāmatvedības revīziju laikā, pārbaudot un salīdzinot ceļazīmēs un tām pievienoto elektronisko kases aparātu degvielas pirkumu čekos uzrādīto informāciju, daudzas reizes ir konstatējis apbrīnojamu parādību: automobiļi spēj dienām ilgi pārvietoties ar mīnus litru degvielas atlikumu bākā!

Pastāvot šādai darba organizācijai, patiešām nav viegli sagatavot likumdošanai un elementāriem grāmatvedības kontroles noteikumiem atbilstošus grāmatvedības organizācijas dokumentus. Tomēr tiklīdz dokumentu plūsma tiks dokumentēta un to apstiprinās uzņēmuma vadītājs, pārējie darbinieki vairs nevarēs savus darba pienākumus deleģēt grāmatvedei.

  • uzņēmumos, kuru gada pārskatu pārbaudi veic revidenti, grāmatvedības organizācijas apraksti būtiski samazina revidentu laika patēriņu, kā rezultātā vairāk laika atliek uzņēmumiem specifisku jautājumu risināšanai un konsultāciju sniegšanai.

Grāmatveži, kuri apzinās uzņēmumam atbilstošu grāmatvedības organizācijas dokumentu nepieciešamību, bieži vien tos tomēr neizstrādā, kam par iemeslu galvenokārt ir:

  1. liela darba slodze - jo mazāks uzņēmums, jo vairāk citu, ar grāmatvedības uzskaiti nesaistītu, darba pienākumu grāmatvedei tiek deleģēts;
  2. nepietiekama profesionālā pieredze un/vai izglītība;
  3. nespēja loģiskā un trešajām personām saprotamā veidā rakstiski izklāstīt informāciju, un tam nav lineāras korelācijas ne ar izglītību, ne pieredzi;
  4. naudas taupīšanas nolūkos uzņēmuma vadība nevēlas slēgt līgumu ar grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem, lai šādu dokumentāciju sagatavotu.

Grāmatvedības pakalpojumu tirgū uzņēmumiem par nelielu samaksu ir iespēja iegādāties elektroniski saglabātus grāmatvedības organizācijas dokumentu šablonus. Autora rīcībā esošais paraugs liecina par to, ka šāda politika lielākoties sastāv no visiem uzņēmumiem saistošajiem normatīvo aktu noteikumiem un grāmatvedības dokumentu paraugiem, tāpēc tā neder, lai sagatavotu uzņēmumam atbilstošus grāmatvedības organizācijas dokumentus.

Šajā rokasgrāmatā ir iekļauti konkrēta uzņēmuma pilnīgi visi grāmatvedības organizācijas dokumenti, kuri savā starpā ir saistīti. Tiek sniegti arī ieteikumi šo dokumentu izstrādei, kā arī grāmatvedības dokumentu noformēšanas paraugi, turklāt visu informāciju var arī nokopēt un ielīmēt, lai pēc tam to apstrādātu un pielāgotu sava uzņēmuma vajadzībām. Grāmatvedības organizācijas apraksts ir sagatavots, pieņemot to, ka rokasgrāmatā aprakstītais uzņēmums visus attaisnojuma dokumentus saglabā papīra formātā - gan oriģinālos dokumentus, gan ar elektronisko datu pārraides kanālu starpniecību saņemto attaisnojuma dokumentu vai to atvasinājumu (skenēto, kopēto dokumentu) izdrukas. Rokasgrāmatā nav iekļautas izvērstas grāmatvedības uzskaites nianses, jo tās uzdevums ir tikai sniegt autora skatījumu grāmatvedības organizācijas dokumentu kā vienota normatīvajos aktos noteiktā kopuma izstrādāšanai. Šis skatījums nebūt nav vienīgais iespējamais  - grāmatvedības organizācijas dokumentiem jāaptver viss Grāmatvedības likumā noteiktais dokumentu kopums, bet to struktūra ir atkarīga no izpildītāja zināšanām un radošās pieejas.

Latvijā grāmatvedības speciālistus pārsvarā pārstāv sievietes, tāpēc rokasgrāmatā ir atsauce uz grāmatvedēm, nevis grāmatvežiem. Par šādu diskrimināciju autors atvainojas tiem nedaudzajiem grāmatvežiem – vīriešiem, ja viņi lasa šo darbu.

Satura
rādītājs
2. nodaļa. Grāmatvedības organizācijas dokumentu kopums un grāmatvedības kontrole
0 Komentāri

Lai komentētu, autorizējies!

Piesakies jaunumu e-pastam!
Paroles atjaunošana
e-pasts nav pareizs!
Neesi reģistrējies?