Grāmatojumu jeb ierakstu grāmatvedības reģistros drīkst veikt tikai tad, ja tas pamatots ar iekšējo vai ārējo attaisnojuma dokumentu. Ja uzņēmums iepērk preci vai saņem pakalpojumu no cita uzņēmuma, darījumu apliecinās ārējs attaisnojuma dokuments – rēķins/pavadzīme. Ko darīt, ja saimnieciskais darījums tiek veikts uzņēmumā un tam nav ārējā attaisnojuma dokumenta?

Par uzņēmuma iekšējiem darījumiem bieži vien tiek sagatavotas grāmatvedības izziņas. Uzņēmuma grāmatvedības politikā jāapraksta grāmatvedības izziņas sagatavošanas standarti, kā arī summu aprēķina metodes. Piemēram, par neizmantotajiem atvaļinājumiem summas tiek aprēķinātas, katra darbinieka neizmantoto apmaksājamo dienu skaitu reizinot ar vidējo izpeļņu pēdējos sešos mēnešos.

Kļūdas labojums

Viens no gadījumiem, kad sagatavoto grāmatvedības izziņas, ir kļūdu labošana, jo, kā zināms,– nekļūdās tikai tas, kurš neko nedara. Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 25.punktā noteikts, ka par attaisnojuma dokumentu jaunam ierakstam grāmatvedības reģistrā, ar kuru labo vai atsauc (anulē) iepriekšējo ierakstu, var izmantot grāmatvedības izziņu, kurā ir informācija par to, kurš grāmatvedības reģistrs ir labojams. Minētajā grāmatvedības izziņā norāda labojuma izdarīšanas datumu, iemeslu, personu, kas atļāvusi veikt labojumu, un labojamā (sākotnējā) ieraksta kārtas numuru hronoloģiskajā reģistrā. Ja sākotnējais attaisnojuma dokuments sagatavots papīra formā, uz tā var izdarīt atzīmi par grāmatvedības izziņas sagatavošanu un norādīt tās datumu.