Šodien, dzīvojot tehnoloģiju un informācijas laikmetā, uzņēmēji arvien vairāk novērtē digitālos rīkus un automatizē visdažādākos biznesa procesus. Automatizācija un digitalizācija ir kļuvusi gan par pārdošanas procesa, gan ražošanas, gan klientu apkalpošanas procesa motoru. Uzņēmēji dod priekšroku tehnoloģijām, meklējot veidus, kā uzlabot efektivitāti, samazināt riskus un vienlaicīgi paaugstināt drošību. Elektroniskais paraksts ir viens no zināmākajiem rīkiem, kuru izmanto digitālajā vidē, bez tā savu ikdienu kļuvis grūti iedomāties. Taču jāņem vērā, ka ne visos biznesa procesos ir nepieciešams paust gribu vai apstiprināt saistības, ko nodrošina eParaksts. Bieži vien vajadzīgs tikai stingrs apstiprinājums par dokumenta vai kāda procesa autentiskumu, izcelsmi vai saturu. Te palīgā nāk eZīmogs!

Aplūkosim, kas ir eZīmogs, kādas ir tā priekšrocības biznesa procesos,  un izpētīsim, kāpēc elektronisko zīmogu izmantošana ir efektīvs drošības rīks.

eZīmogs nodrošina dokumenta saikni ar uzņēmumu nevis fizisku personu

Bieži vien maldīgi uzskatām, ka visus dokumentus ir nepieciešams parakstīt. Iespējams, ka elektronisks paraksts tiek uzskatīts par vienkāršāku un lietotājiem saprotamāku risinājumu, jo tas ir pielīdzināms tradicionālajam parakstam un ir piesaistīts konkrētai personai, nodrošinot skaidru saikni starp dokumentu un parakstītāju. eParaksts noder gadījumos, kad nepieciešams precīzi noteikt personas pilnvaras un tiesības, piemēram, uzņēmuma vārdā parakstot līgumu vai izsniedzot pilnvaru, uzņēmumu pārstāv paraksttiesīgā vai pilnvarotā persona, kas tādējādi pauž savu gribu.

Aplūkojot visdažādākos biznesa procesus, redzam, ka ne vienmēr nepieciešams konkrētās personas paraksts. Piemēram, kad nododam savu auto servisā uz apkopi vai remontu, visbiežāk ir mazsvarīgi, kurš darbinieks to pieņēmis. Būtiski ir fiksēt defektus, komplektāciju un citas specifiskas lietas, kas turpmākā pakalpojuma sniegšanā var kļūt par strīdus objektu. Klientam ir būtiski, lai saņemto auto nodošanas dokumentu būtu izsniegusi konkrēta organizācija un tas nebūtu mainīts. Apzīmogojot dokumentu, uzņēmums apliecina tā datu patiesumu, autentiskumu un nodrošina garantētu saikni ar pašu uzņēmumu. Nav būtiski, kurš darbinieks šo dokumentu ir apzīmogojis. Visus saņemtos apzīmogotos dokumentus var gan droši validēt, gan pārbaudīt, gan pārliecināties, ka tā sagatavotāja radītais saturs nav izmainīts. Pārbaudot elektroniski parakstītu dokumentu, būs redzams personas vārds, uzvārds un personas kods, bet apzīmogota dokumenta gadījumā – uzņēmuma nosaukums un reģistrācijas numurs. Attiecīgi apzīmogots dokuments apliecina nepārprotamu saikni ar uzņēmumu, nevis fizisku personu. Elektroniski apzīmogojot dokumentu, to var saglabāt kādā no Eiropas Savienībā (ES) atzītiem elektronisko dokumentu formātiem - eDOC, ASiC-E vai PDF, kas arī nodrošina satura nemainīgumu.

Apzīmogotam dokumentam tāpat kā elektroniski parakstītam dokumentam ir juridiskais spēks

ES juridisko spēku nosaka eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) regula par elektroniskajiem identifikācijas un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū. Tas ir elektronisko identifikācijas un uzticamības pakalpojumu standartu kopums elektroniskiem darījumiem Eiropas vienotajā tirgū. Latvijā kvalificētu eZīmoga sertifikātu nodrošina vienīgais Latvijā reģistrētais uzticamības pakalpojumu sniedzējs – valsts akciju sabiedrība "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs" (LVRTC). Pilnu ES reģistrēto uzticamības pakalpojumu sniedzēju sarakstu iespējams apskatīt šeit., Līdzīgi kā elektroniski parakstītam dokumentam, arī apzīmogotam dokumentam ir neapšaubāms juridisks spēks. Šādus dokumentus pieņem gan privātajā, gan valsts sektorā un tiesās visās ES dalībvalstīs.

Drošība pirmajā vietā

Finanšu nozares asociācijas (FNA) apkopotā informācija liecina, ka pērn no četru Latvijas lielāko banku klientiem izkrāpti 12,7 miljoni eiro, kas ir visnotaļ iespaidīga summa. Statistika liecina – drošības nevar būt par daudz, lai cik vērīgi mēs būtu. Piemēram, rēķini ir viens no sāpīgākajiem posmiem dokumentu apritē, visvairāk cieš fiziskas personas. Rēķini tiek pārķerti, tajos tiek izmainīti dati, kā rezultātā tiek veikti maksājumi uz krāpnieku kontiem. Uzņēmumam mūsdienās vienlaikus jārūpējas gan par savu, gan klientu drošību, piemēram, nosūtot tiem apzīmogotus rēķinus. Izmantojot eZīmogu, saņēmējam ir divi būtiski ieguvumi – iespēja pārliecināties, ka dokumenta saturs nav mainīts, kā arī pārliecināties, ka rēķinu tiešām sagatavojis konkrētais uzņēmums.

Optimizējam dokumentu apstrādes ciklu

Apskatīsim vienkāršu piemēru – līguma parakstīšana. Lielākoties līgumi vairākas lappuses gari, tos sagatavo juristi un saskaņo ar otru līgumslēdzēju, līdz nonāk līdz parakstīšanas posmam. Lai pirms līguma parakstīšanas nebūtu vēlreiz jāpārskata visas līguma detaļas, eZīmogs lieliski noder, apzīmogojot līguma gala versiju, līdz ar to nav nepieciešams veltīt vairākas stundas, lai pārliecinātos, ka saturs atbilst saskaņotajai versijai. Tālāk to var nodot parakstīt organizācijas paraksttiesīgai personai. Elektroniskajā dokumentu apritē var lietot gan eZīmogu, gan eParakstu. Tāpat vēl viena unikāla eZīmoga priekšrocība ir, ka to var izmantot jebkurš uzņēmuma darbinieks, gan tas, kas dokumentu ir sagatavojis, gan tas, kuram uzņēmums ir uzticējis veikt zīmogošanu. Piemēram, rēķinu sagatavo grāmatvede, uzreiz apzīmogo un nosūta klientam, izziņu – administratore. Tāpat eZīmogu var integrēt dažādās dokumentu vadības sistēmās un šos procesus automatizēt. Secinājums – ātrāka dokumentu aprite, apmierinātāki klienti.

Dažādi eZīmoga veidi jūsu biznesa prasībām

Iespējams ir grūti izprast, kurus dokumentus tiešām ir jāparaksta un kurus varam zīmogot. Visvienkāršāk izprotamākais piemērs ir līgums, kur pašā dokumenta saturā norādāms paraksttiesīgās personas vārds un uzvārds. Tātad jāparaksta ir tie dokumenti, kur uzņēmuma vārdā paužam savu gribu kā fiziska persona (līgums, pilnvara, rīkojums). Teju visus pārējos dokumentus, kas uzņēmumā tiek sagatavoti – izziņas, rēķinus, izrakstus no sistēmām, personāllietas, arhivējamus dokumenti, vēstuļu korespondeci, papīrā pārvērstos dokumentus, kurus nepieciešams ieskenēt – varam apzīmogot, jo šajos gadījumos nav būtiski, kura konkrēta uzņēmuma persona to sagatavojusi, bet galvenais ir tā izcelsme un satura nemainīgums. Varam tos saglabāt vai vajadzības gadījumā jau kā apzīmogotus dokumentus nosūtīt adresātam.

LVRTC nodrošina vairākus eZīmoga veidus:

• eZīmogs datnē, ko iespējams ievietot drošā šifrēšanas klienta iekārtā;
• eZīmogs+ viedkartē;
• eZīmogs+ mākonī, kas nodrošina iespēju zīmogu pārvaldīt ar kvalificētiem rīkiem – eParaksts mobile vai eID karti.

Katrs uzņēmums var izvēlēties sev ērtāko un atbilstošāko risinājumu, lai vēl efektīvāk un drošāk organizētu savus biznesa procesus. LVRTC piedāvā plašu bezmaksas integrācijas risinājumu klāstu, kas vienkāršā un ērtā veidā izstrādātājiem nodrošina iespēju ieviest savos risinājumos visas darbam ar elektroniski parakstītiem dokumentiem svarīgās funkcionalitātes.

Vairāk par eZīmoga veidiem un to priekšrocībām varat lasīt – https://www.eparaksts.lv/lv/Produkti/Jur_per/apraksts/eZimogs

Ja radās interese par eZīmogu un jau redzi, kā vari automatizēt uzņēmuma procesus, raksti uz eparaksts@eparaksts.lv, mēs palīdzēsim atrast atbilstošāko risinājumu!

Papildus bonuss visiem jaunajiem eZīmoga klientiem – noslēdz līgumu par eZīmogs+ mākonī līdz 2024.gada 31.maijam un lieto eZīmogu+ mākonī pusgadu, nesatraucoties par ikmēneša rēķiniem.