Эксперты Sorainen Зане Паэглите, Эва Берлаус и Наурис Григалс напоминают, что приближается срок подачи годового отчета в Службу государственных доходов (СГД).

Согласно Закону "О годовых отчетах и ​​консолидированных годовых отчетах" (ЗГО) все коммерческие общества должны представить годовой отчет, утвержденный собранием участников (акционеров) в СГД, не позднее одного месяца после утверждения годового отчета, соблюдая следующие сроки подачи, в зависимости от критериев для коммерческих компаний, установленных ЗГО:

  • микропредприятиям и малым предприятиям утвержденный годовой отчет за 2022 год необходимо подать в СГД не позднее, чем через пять месяцев после окончания отчетного года (следовательно, если отчетный год предприятия совпадает с календарным годом, не позднее 31 мая),
  • средним и крупным коммерческим компаниям, а также компаниям, являющимся материнскими компаниями концерна, подготавливающим консолидированный годовой отчет (если таковой составляется), годовой отчет необходимо подать в СГД не позднее, чем через семь месяцев после окончания отчетного года.

В дополнение к годовому отчету и аудиторскому заключению по годовому отчету (для тех компаний, которые соответствуют критериям, установленным ЗГО, а также для компаний, уставом которых или решением собрания участников (акционеров) предусмотрено, что годовой отчет проверяется аудитором) в соответствии с положениями Коммерческого закона (КЗ) до утверждения годового отчета необходимо также подготовить предложение правления об использовании прибыли (в случае убытков – об улучшении финансового положения) и отчет правления о годовом отчете (если в компании имеется правление). Кроме того, в соответствии с Законом "О концернах", если не заключен договор концерна, зависимые общества также должны подготовить отчет о зависимости, который должен быть представлен в Регистр предприятий.

Очередное собрание участников (акционеров) для утверждения годового отчета должно быть созвано не позднее указанного выше срока, уведомление о созыве собрания должно быть направлено участникам общества с ограниченной ответственностью не менее, чем за две недели до даты проведения собрания, акционерам акционерного общества – не менее, чем за 30 дней до собрания. Годовой отчет, отчет о зависимости, аудиторское заключение, отчет совета и предложение правления также должны быть отправлены членам (акционерам) коммерческого общества вместе с уведомлением о созыве собрания. В отношении акционерных обществ указанные документы могут быть не приобщены к уведомлению о созыве собрания, если в уведомлении указаны место и время, когда акционер может ознакомиться с этими документами по юридическому адресу общества.

КЗ разрешает правлению общества созывать собрание участников (акционеров), оговаривая, что участники (акционеры) имеют право участвовать в нем и голосовать с использованием электронных средств связи.

Годовой отчет должен быть представлен только в СГД (также должно быть представлено объяснение, когда годовой отчет был утвержден).

Напоминаем, что годовой отчет должен быть подписан не только правлением или его уполномоченным членом правления, но также бухгалтером компании или внешним бухгалтером (критерии определены в ЗГО, и обязательство соподписания распространяется на финансовый отчет и консолидированный финансовый отчет).

В связи с установленной законом обязанностью концерна по подготовке отчета о зависимости напоминаем, что несоблюдение этого требования формально увеличивает риски ответственности правления, особенно в случаях, когда сделки заключаются со связанными лицами, а в обществе несколько участников (акционеров). На практике было замечено, что компании уклонялись от соблюдения этого требования по разным причинам, поэтому с точки зрения управления рисками правлению компании рекомендуется соблюдать эту формальность и подготовить отчет о зависимости.

Что необходимо учитывать при созыве собрания участников (акционеров)?

При рассылке приглашений на собрания участников (акционеров) нельзя забывать указывать в приглашении также порядок и сроки, в течение которых участник (акционер) может воспользоваться своими правами, установленными законом:

  • голосовать перед собранием участников (акционеров);
  • участвовать и голосовать на собрании участников (акционеров) с использованием электронных средств связи.

К приглашению на собрание рекомендуется приложить форму бюллетеня с инструкциями по его подписанию и отправке обществу. В этом случае важно четко сформулировать требования к идентификации участника (акционера). Со стороны участника (акционера) голосование должно быть направлено обществу с таким расчетом, чтобы общество получило его не менее, чем за день до собрания.

Для обеспечения участия и голосования участников (акционеров) в собрании с использованием электронных средств связи правление должно предусмотреть способ, при помощи которого оно сможет идентифицировать участника (акционера).