В соответствии с Законом “О годовых отчетах и консолидированных годовых отчетах” (ЗГО), всем коммерческим обществам не позднее, чем через месяц после утверждения годового отчета и не позднее, чем через 4 месяца после окончания отчетного года (следовательно, если отчетных год совпадает с календарным годом, не позднее 30 апреля) в Службу государственных доходов (СГД) нужно подать утвержденный собранием участников (акционеров) годовой отчет.
Исключением являются:
- средние и большие коммерческие общества, соответствующие установленным ЗГО критериям;
- материнские общества концерна, подготавливающие консолидированный годовой отчет;
- общества, которым годовой отчет и консолидированный годовой отчет (если таковой подготавливается) нужно подать в СГД в течение 7 месяцев после окончания отчетного года.
В дополнении к годовому отчету и заключению аудитора о годовом отчете (для обществ, которые достигают установленные в ЗГО критерии, а также для обществ, в уставе или решении участников которого установлено, что годовой отчет проверяет аудитор), в соответствии с предусмотренными в Коммерческом законе (КЗ) условиями, до утверждения годового отчета необходимо подготовить также:
- предложения правления о расходе прибыли (в случае убытков – об улучшении финансового состояния);
- сообщение совета о годовом отчете (если у общества имеется совет).
К тому же, согласно Закону “О концернах”, если только не заключен договор концерна, зависимые компании также должны подготовить отчет о зависимости, который нужно подать в Регистр предприятий (РП) Латвийской Республики.
Очередное собрание участников (акционеров) для утверждения годового отчета нужно созвать не позднее, чем в ранее упомянутый срок. Извещение о созыве собрания участникам общества с ограниченной ответственностью отправляется хотя бы за 2 недели заранее, в свою очередь, акционерам акционерного общества (АО) – хотя бы за 30 дней до собрания. Вместе с извещением о созыве собрания участникам (акционерам) коммерческого общества необходимо отправить:
- годовой отчет;
- отчет о зависимости;
- заключение аудитора;
- сообщение совета;
- предложения правления.
АО вышеупомянутые документы к извещению о созыве собрания может не прилагать, если в извещении указано место и время, когда акционер с этими документами может ознакомиться по юридическому адресу общества.
Годовой отчет подается только в СГД. В СГД подается также пояснение, когда годовой отчет утвержден.
Годовой отчет подписывает не только правление или уполномоченный член правления, но и бухгалтер общества или внештатный бухгалтер (критерии установлены в ЗГО, и обязанность совместной подписи относится к финансовому отчету).
Также стоит напомнить, что согласно последним поправкам в КЗ и Законе "О предотвращении легализации средств, полученных преступным путем, и финансирования терроризма", в отношении регистрации истинного получателя блага, всем обществам до 01.03.2018 в РП нужно было подать информацию об истинных получателях блага. Истинным получателем блага является физическое лицо, которому в виде прямого или косвенного соучастия принадлежит более 25% долей капитала юридического лица или акций права голоса, или оно прямым или косвенным образом их контролирует. Рекомендуется убедиться, что общество подало эту информацию в РП.