Хранение кассовых чеков в бухгалтерии

Служба государственных доходов подготовила методический материал "Хранение кассовых чеков в бухгалтерском учете (на покупку топлива, услуги такси и др.)".

Чеки на покупку топлива не нужно хранить вместе с документом, выданным продавцом топлива, в котором содержится подробная информация (дата покупки топлива, номер кассового чека, время, место, цена и т.д.) о совершенных в течение периода сделках по покупке топлива.

Это относится как к кассовым чекам, подтверждающим оплату покупки топлива, так и к другим случаям, когда в конце периода выставляется сводный счет партнерам за услуги, оказанные в течение периода, такие как услуги такси и т.п.

Сводная ведомость (счет-фактура-отчет и т.п.) является внешним оправдательным документом*, на основании данных которого предприятие может включить в бухгалтерский учет покупку топлива и т.п. сделки в течение периода.

Кассовый чек – это документ, подтверждающий оплату сделки.** Кассовым чеком считается документ, удостоверяющий денежные расходы, который подтверждает использование наличных или безналичных денег, выданных работнику предприятия.***

Приобретая топливо ****, покупатель может оплатить его:

• в момент приобретения топлива наличными или безналичными средствами;
• в момент приобретения топлива с использованием банковской платежной карты предприятия;
• в момент приобретения топлива корпоративной топливной картой;
• в безналичном порядке в срок, указанный в договоре (обычно один месяц), за заправки, выполненные в течение периода, на основании сводного счета-фактуры, выставленного продавцом топлива.

В любом случае, к сводной ведомости, выдаваемой продавцом топлива, не нужно прикладывать топливные чеки, так как при использовании в качестве внешнего обоснования для отражения закупок топлива в бухгалтерском учете предприятия информация о топливных чеках будет фигурировать уже в сводном отчете.

Пример 1

Сводный счет-фактура, полученный обществом с ограниченной ответственностью (ООО) на автозаправочной станции, отражает всю информацию, указанную в кассовом чеке, относительно приобретенного топлива, добавок к нему и других товаров.

Таким образом, компания регистрирует данные операции по покупке топлива в бухгалтерском учете на основании обосновывающего документа - сводного счета-фактуры, полученного от автозаправочной станции за приобретенное топливо. Компания может хранить или уничтожать топливные чеки в порядке, утвержденном руководителем компании.

Пример 2

Компания использует карту, выданную продавцом топлива юридическому лицу, с помощью которой осуществляется оплата топлива. В конце месяца компания получает налоговый счет от продавца топлива. Счет оформляется таким образом, чтобы его можно было использовать для целей бухгалтерского учета в качестве подтверждающего документа. В счете указываются обязательные реквизиты, указанные в Законе "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), а также подробная информация об оказанной услуге – дата покупки топлива, номер чека, время, место, цена, скидки и т.д.

В этой ситуации предприятие не обязано сохранять чеки по каждой заправке, а ежемесячный сводный счет поставщика топлива за поставленное топливо одновременно является подтверждающим документом для целей бухгалтерского учета.

Случаи, когда кассовые чеки нужно хранить

Если работник предприятия оплатил топливо наличными или безналичными средствами, платежной картой предприятия или топливной картой предприятия, то сводная накладная будет представлять собой лишь обзор операций по покупке топлива, совершенных за период.

Если согласно установленному в документах организации бухгалтерского учета предприятия ***** порядке, как авансовый расчет указываются не только выданные работнику наличные, но и право распоряжаться банковской платежной картой и топливной картой компании, топливные чеки хранятся и подаются вместе с отчетами об использовании наличных или безналичных авансов в порядке, установленном руководителем предприятия.