В 2021 году расходы сотрудников, связанные с выполнением удаленной работы, которые оплачиваются работодателем в соответствии с Законом "О труде" (ЗТ), освобождаются от налога на заработную плату, если их общая сумма при работе на полную ставку не превышает 30 евро в месяц (пункт 159 переходных правил Закона "О подоходном налоге с населения (Закон о ПНН))".

Предпосылки:

  • соглашение о выполнении удаленной работы устанавливается в трудовом договоре или распоряжении работодателя, где указывается, какие расходы возмещает работодатель;
  • расходы, связанные с выполнением удаленной работы, покрывает работодатель, которому подана налоговая книжка работника:
    • размер расходов, связанных с выполнением удаленной работы, определяется пропорционально загруженности и количеству дней удаленной работы в месяц, указанным в договоре или распоряжении, если работа выполняется как удаленно, так и на рабочем месте (пункт 160 переходных правил Закона о ПНН);
    • не применяется при длительном отсутствии более 30 дней (пункт 161 переходных правил Закона о ПНН). 30 дней отсчитываются в рамках календарного месяца.

Закон о ПНН не обязывает работодателя компенсировать работнику расходы, понесенные в связи с выполнением удаленной работы, но устанавливает, что ПНН применяется к указанным компенсациям – расходам сотрудников, которые покрываются за счет работодателя в соответствии с ЗТ.

Работник

Работодатель
  • не должен подавать работодателю подтверждающие документы – принцип аналогичен суточным деньгам в случае командировки.
  • при помощи распоряжения или трудового договора выбирает, за какой период и за какие ожидаемые расходы работника на удаленную работу будет производить компенсацию;
  • может определить размер компенсации – как фиксированный, так и по определенным статьям расходов (на выбор работодателя);
  • выбирает и определяет порядок контроля или отказа от контроля, подсчета или отказа от подсчета дней, отработанных удаленно и указанных в распоряжении, и конкретные виды расходов, которые возмещаются в пределах 30 евро без обложения налогом на заработную плату.

Работодатель, по согласованию с работником, планирует удаленную работу и определяет порядок компенсации работникам затрат на удаленную работу, если компенсация объективно необходима и оправдана и если удаленная работа не может выполняться за счет ресурсов работодателя. Соглашение между работодателем и работником – это внутренняя процедура, о которой не нужно сообщать в СГД.

Соглашение об удаленной работе важно как правовая основа для применения к компенсации освобождения от ПНН, в том числе, важна дата вступления в силу или истечения срока действия распоряжения (соглашения), а также количество рабочих дней, указанное в распоряжении работодателя (документ соглашения), в которые работник работает удаленно, если предполагается, что работа будет выполняться как удаленно, так и на рабочем месте.

В зависимости от специфики работы и других обстоятельств, работодатель вправе определить в распоряжении компенсационные расходы за удаленную работу:

  • в общем порядке, устанавливая только период работы и то, что это компенсация затрат на удаленную работу, но не предусматривая деталей учета;
  • в специфическом порядке, например, указав точную разбивку затрат на компенсацию удаленной работы – четко устанавливая, как каждый день удаленной работы учитывается для выплаты компенсации или что компенсация выплачивается только за день, потраченный на выполнение рабочих обязанностей лишь удаленно. Сам работодатель при помощи распоряжения уравновешивает выбранную модель компенсации затрат с административной нагрузкой, выбранной работодателем для учета удаленной работы.

Внедрение модели удаленной оплаты труда для расчета налога на заработную плату не ограничивает работодателя в применении существующих моделей компенсации затрат, установленных в ЗТ, т.е. работодатель может возмещать расходы работника, понесенные по инициативе работодателя и которые отражены как активы компании, расходы хозяйственной деятельности.

Работодатель может временно передать свои активы работнику для удаленного выполнения рабочих обязанностей.

В пунктах 159–161 Переходных правил Закона о ПНН указано, что расчет налога на заработную плату не требует расшифровки компенсации затрат на удаленную работу в размере до 30 евро, но для применения компенсации может быть важен четкий объект, за который выплачивается компенсация (также в понимании ЗТ).

Работодатель может возместить работнику расходы в соответствии с взаимным соглашением, но налогом на заработную плату не будет облагаться компенсация расходов на удаленную работу, которые будут соответствовать критериям, установленным законом, не превышая определенной суммы – 30 евро для полной ставки.