Почти каждое предприятие сталкивается с авансовыми расчетами – работник на свои или выданные авансом средства приобретает какие-либо товары для обеспечения хозяйственной деятельности, а в конце месяца представляет отчет об авансовых расчетах и стопку чеков. Если на предприятии не введен жесткий порядок, для бухгалтера это может быть вызовом. Как удобно организовать авансовые расчеты?

Несмотря на величину или специфику предприятия, нередко возникают ситуации, когда работники должны отправиться в командировку или посетить ближайший магазин, чтобы приобрести необходимое для хозяйственной деятельности предприятия. В таких случаях работник может использовать выданный предприятием аванс или свои личные средства, или же работнику может быть выдана расчетная карта предприятия. В свою очередь, чтобы рассчитаться с предприятием, работник представляет оправдательные документы, на основании которых предприятие либо покроет выплаченный аванс, либо вернет работнику израсходованные им личные средства. Здесь важно, насколько корректно подготовлен оправдательный документ — включена ли вся указанная в части 5 статьи 11 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) информация и выдан какой-либо дополнительный документ, если он нужен.

Правда и мифы об оформлении чеков

Согласно части 13 статьи 11 Закона о БУ порядок оформления оправдательных документов и требования к оправдательным документам, подготавливаемым на товары, другие материальные ценности и услуги, а также в связи с расходованием наличного или безналичного аванса или возмещением расходов работников, устанавливаются Кабинетом министров (КМ).

Во исполнение этой правовой нормы КМ разработал Правила №877 "Правила ведения бухгалтерского учета", в которые включен подраздел 5.2 об оправдательном документе, подготавливаемом в связи с расходованием наличного или безналичного аванса или возмещением расходов работника. Полученный согласно нормам настоящих правил кассовый чек или иной документ, подготовленный в соответствии с нормативными актами о порядке использования электронных устройств и оборудования регистрации налогов и иных платежей, может быть использован в качестве удостоверяющего денежные расходы документа в следующих случаях:

  • если кассовый чек содержит все необходимые для оправдательного документа реквизиты и информацию;
  • если в кассовом чеке не все необходимые для оправдательного документа реквизиты и информация, но имеются:
    • оформленный выдавшим кассовый чек лицом оправдательный документ (например, квитанция), в котором наряду с установленными частью 5 статьи 11 Закона о БУ реквизитами и информацией указаны также дата и номер кассового чека;
    • на кассовом чеке вручную (от руки) произведены дополнительные записи с не включенными в кассовый чек необходимыми для оправдательного документа реквизитами и информацией, подтвержденной подписью выдавшего или получающего кассовый чек лица.

На основании подпункта 38.1 Правил КМ №877 к оправдательному документу в качестве подтверждающего денежные расходы документа может быть приложен также такой кассовый чек, который считается счетом налога на добавленную стоимость (НДС) в соответствии с регулирующими НДС нормативными актами.