О подотчетных лицах в повседневной жизни я получаю довольно много вопросов, поэтому считаю, что эта тема достаточно актуальна, чтобы говорить об этом больше. В конкретной статье будут рассматриваться нестандартные ситуации, которые ошибочно считаются сделками по авансовым расчетам.

Сущность авансовых расчетов

В пункте 36 Правил Кабинета министров (КМ) №877 "Правила ведения бухгалтерского учета", изданных в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), говорится: авансом наличных или безналичных денег является платеж физическому лицу – работнику предприятия, члену правления или совета, собственнику, участнику или члену предприятия (далее – подотчетное лицо) – для обеспечения хозяйственных сделок предприятия из кассы предприятия (наличные деньги) или на банковский счет этого подотчетного лица с банковского счета предприятия (безналичные деньги) для осуществления этим подотчетным лицом одного или нескольких платежей согласно данному поручению (например, для покрытия расходов на командировку, приобретение товаров или использование услуг). Другие наличные или безналичные платежи предприятия физическому лицу (например, аванс или оплата заработной платы, денежная ссуда индивидуальному коммерсанту, индивидуальному предприятию, крестьянскому или рыбацкому хозяйству – изъятие средств из хозяйственной деятельности) не считаются авансом наличными или безналичными деньгами.

Следовательно, во-первых, аванс на хозяйственные сделки может быть выдан работникам и собственникам и/или правлению/совету. По сути, для лиц, непосредственно связанных с конкретным предприятием. Это означает, что подотчетные лица точно не будут третьими лицами, не имеющими юридического обоснования, например, трудовой договор, договор полномочия или иной договор с конкретным предприятием.

Но этого мало — в документах организации бухгалтерского учета предприятия (бухгалтерские политика/методика/положение) должно быть оговорено, кто будут подотчетными лицами (указываются по должностям, а не имена конкретных лиц), в каком случае лицу будет выдан аванс (на командировки или рабочие поездки, хозяйственные покупки — канцелярские товары, кофе и сладости, горючее и т.д.) и какой документ его обосновывает. В основном, в политике бухгалтерского учета предприятия устанавливается, что подотчетные лица определяются распоряжением. Может быть и вариант, что это прописывается в трудовом договоре, если в повседневные обязанности работника будут также входить покупки для хозяйственных нужд или регулярные командировки.

Следовательно, предприятие включает в свою методику раздел или отдельный документ (например, положение) о порядке выдачи и отчисления авансов. В этот документ включаются:

• подотчетные лица;
• порядок выдачи и отчисления авансов;
• порядок выдачи аванса и, если аванс был недостаточным, компенсации расходов;
• состав и порядок представления оправдательных документов.

На практике принято создавать даже два отдельных документа (или разделы) — один об авансах на хозяйственные расходы, другой о выданных авансах на командировки и рабочие поездки.

Во-вторых, надо смотреть экономическую суть сделки, то есть лицу выдается аванс, а затем лицо отчитывается о потраченном авансе. В этом вопросе часто совершаются ошибки — предприятия склонны считать подотчетными лицами и тех, кто:

• сначала истратили свои деньги, а потом требуют возместить образовавшиеся расходы;
• получает в пользование карту предприятия, по которой рассчитываются за различные покупки.

Вот об этих двух случаях хочу рассказать больше.