Электронные документы входят в предприятия
2021-01-11
Илзе Палмбаха, Ассоциация бухгалтеров Латвийской Республики, член правления
Хотя в нормативных актах Латвии уже какое-то время установлено, что оправдательные документы бухгалтерского учета можно сохранять в электронной форме, а оригиналы уничтожать, на предприятиях эта практика по-прежнему используется осторожно, причиной чего может быть недостаточная информация о проблеме.
Неофициальная статистика показывает, что хранение оправдательных документов бухгалтерского учета только в электронной форме на предприятиях введено в небольшом количестве, поэтому общепринятой практики по данному вопросу для оценки правильности обработки электронных бухгалтерских документов компаний нет. Большинство документов предприятий хранятся в электронной форме, и дополнительно – также в бумажной форме, исходя из возможности обновления данных при необходимости или из-за опасений относительно отношения Службы государственных доходов (СГД) во время аудита.
При анализе справок и писем СГД или информации, доступной в средствах массовой информации, а также при проведении консультативной работы, был прояснен круг вопросов, по которым до сих пор не имеется единого понимания. Давайте рассмотрим самые распространенные вопросы, которые создают неясность.
Роль документов в бухгалтерском учете
Иногда бухгалтеры ошибочно понимают роль оправдательных документов бухгалтерского учета и документов поставки товаров.
В соответствии с требованиями Закона “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) (части 1 и 2 статьи 2, часть 1 статьи 7) для внесения записей в регистры бухгалтерского учета необходим оправдательный документ (счет). В пунктах 3511 и 3512 Правил Кабинета министров (КМ) №585 “Правила о ведении и организации бухгалтерского учета” (Правила КМ №585) установлено, что для отслеживания перемещения товара требуется документ поставки товаров (например, накладная).
Упомянутые документы – оправдательный документ (например, счет) и документ о поставке товаров – два разных документа с различной целью и функцией, а именно, оправдательный документ используется для отражения сделок в учетных регистрах, в свою очередь, документ поставки товаров оформляется только для отслеживания сделки.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 3516 Правилами КМ №585, оправдательный документ может быть использован также как документ поставки товаров, а именно, в одном документе могут быть объединены два документа (оправдательный документ и документ поставки товаров), но требования нормативных актов, регулирующих сферу налогообложения и бухгалтерского учета, не устанавливают эту обязанность.
Подписание документов поставки товаров
Правила КМ №585 различные виды процедур подписания документов поставки (пункты 3511 и 3514).
Документ о поставке товаров должен быть самостоятельно подписан как отправителем, так и получателем. Если этот документ подготовлен в электронном виде, то сторона сделки может не подписывать документ, но все участники сделки должны выполнить электронное подтверждение или авторизацию документа, либо документ должен быть подписан электронным способом.
Часть 2 или 3 статьи 71 Закона о БУ предусматривает, что внешний оправдательный документ может быть без подписи, если в нем наличие хозяйственной сделки обосновывается другим внешним документом, имеющим юридическую силу в понимании Закона "О юридической силе документов" (например, договор), или же его удостоверило ответственное лицо получателя документа в установленном руководителем предприятия порядке.
В дополнение к упомянутому, пунктом 41 Правил КМ №585 установлено, что документы организации бухгалтерского учета определяют также порядок организации предприятием обращения оправдательных документов и хранения документов.
Предприятие до сих пор получает счета в электронном виде на электронную почту офиса. Сможет ли открыть структурированный счет, например, администратор офиса или экономист, чтобы проверить корректность указанной в счете информации? Придется ли все-таки посылать два счета — в структурированном и также в человеко-читаемом формате?
Документы
14:13, 25. Okt. 2024
В соответствии с подготовленными поправками к Закону "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), которые вступят в силу 1 января 2025 года, структурированный счет на поставку товаров бюджетному учреждению представлять не нужно. Однако при желании, чтобы бюджетное учреждение его оплатило, должен быть выписан оправдательный документ в формате э-счета (счет к оплате). Предприятия в основном подготавливают этот документ как одну товарную накладную-счет — означает ли это, что накладные тоже должны быть подготовлены в структурированном формате? Как подписать такую накладную? Или эти поправки означают, что при поставках товаров бюджетному учреждению компании с 2025 года должны будут в обязательном порядке подготовить два документа?
Документы
14:04, 18. Okt. 2024
При поставке компаниями товаров/услуг бюджетным учреждениям (B2G) и наоборот (G2B) с 1 января 2025 года придется обязательно использовать структурированные электронные счета. Откуда можно знать, кто эти "бюджетные учреждения"? Например, являются ли муниципальные общества капитала бюджетными учреждениями? Означает ли это, что, например, для всех рижских предприятий, получающих услуги от общества с ограниченной ответственностью (ООО) "Rīgas ūdens" или поставляющих товары или услуги каким-либо другим муниципальным обществам капитала, э-счета со следующего года будут обязательными?
Документы
08:48, 17. Okt. 2024
Сотрудник предприятия приобрел топливо на автоматической автозаправочной станции (АЗС) с использованием наличных. С продавцом горючего не заключен договор о сотрудничестве, и предприятию не выдана топливная карта, в связи с чем не поступает сводка о приобретенном в предыдущем периоде горючем. Действителен ли чек свыше 30 евро, выданный на автоматической АЗС, для вычета налога на добавленную стоимость (НДС)?
Документы
08:00, 8. Okt. 2024
Самозанятое лицо, ведущее бухгалтерский учет по системе простой записи, выращивает мясной скот. При продаже скота предприятиям самозанятое лицо подготавливает накладную, подписываемую в месте выдачи товаров. Считается ли накладная, которая будет подписана в месте передачи товаров надежной электронной подписью, содержащей временную печать, как оправдательным документом, так и документом поставки товаров?
Документы
08:00, 4. Okt. 2024
Уже несколько лет мы получаем в бухгалтерии документы как в бумажной, так и в электронной форме. На каждом предприятии установлен порядок документооборота. Когда год завершился, годовой отчет подготовлен и представлен, то в очередной раз думаем об архиве.
Документы
09:23, 27. Sep. 2024
В каких случаях в оправдательных документах должны быть реквизиты компании на счете (чеке), в каких – к чеку без полных реквизитов обязательно должна прилагаться квитанция со всеми реквизитами, а в каких – недостающие в чеке реквизиты могут быть дописаны от руки (продавцом или же самим предприятием)?
Документы
08:39, 16. Sep. 2024
Учитывая, что основной деятельностью склада является получение, хранение и отгрузка товаров, важно вести учет товаров, который помогает контролировать и знать потоки товаров. Для обеспечения по возможности полного и корректного учета потока товаров на складе и в бухгалтерском учете необходимы оправдательные документы. Какие документы помогают доказать транспортировку товаров?
Документы
08:57, 19. Aug. 2024
Какие документы необходимо подготовить, чтобы товаросопроводительные документы можно было отправлять в электронном виде после доставки товаров?
Документы
08:53, 17. Jūl. 2024
В какой период времени необходимо заменить реквизиты в счетах при смене юридического адреса? Какие последствия могут наступить, если компания не выставит корректный счет?
Документы
09:32, 1. Jūl. 2024
Предприятие, имеющее лицензию на оптовую торговлю алкогольными напитками, планирует увезти товар (алкогольные напитки) для дегустации клиенту, имеющему лицензию на розничную торговлю. Как корректно оформить эту сделку в бухгалтерии?
Документы
08:33, 20. Jūn. 2024
Компания закупила в магазине строительные материалы. Расчет по ним производился на кассе магазина при получении чека. В каких случаях обоснованием поставки товара является чек, а в каких – накладная?
Документы
12:22, 7. Jūn. 2024
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024