Электронные документы входят в предприятия
2021-01-11
Илзе Палмбаха, Ассоциация бухгалтеров Латвийской Республики, член правления
Хотя в нормативных актах Латвии уже какое-то время установлено, что оправдательные документы бухгалтерского учета можно сохранять в электронной форме, а оригиналы уничтожать, на предприятиях эта практика по-прежнему используется осторожно, причиной чего может быть недостаточная информация о проблеме.
Неофициальная статистика показывает, что хранение оправдательных документов бухгалтерского учета только в электронной форме на предприятиях введено в небольшом количестве, поэтому общепринятой практики по данному вопросу для оценки правильности обработки электронных бухгалтерских документов компаний нет. Большинство документов предприятий хранятся в электронной форме, и дополнительно – также в бумажной форме, исходя из возможности обновления данных при необходимости или из-за опасений относительно отношения Службы государственных доходов (СГД) во время аудита.
При анализе справок и писем СГД или информации, доступной в средствах массовой информации, а также при проведении консультативной работы, был прояснен круг вопросов, по которым до сих пор не имеется единого понимания. Давайте рассмотрим самые распространенные вопросы, которые создают неясность.
Роль документов в бухгалтерском учете
Иногда бухгалтеры ошибочно понимают роль оправдательных документов бухгалтерского учета и документов поставки товаров.
В соответствии с требованиями Закона “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) (части 1 и 2 статьи 2, часть 1 статьи 7) для внесения записей в регистры бухгалтерского учета необходим оправдательный документ (счет). В пунктах 3511 и 3512 Правил Кабинета министров (КМ) №585 “Правила о ведении и организации бухгалтерского учета” (Правила КМ №585) установлено, что для отслеживания перемещения товара требуется документ поставки товаров (например, накладная).
Упомянутые документы – оправдательный документ (например, счет) и документ о поставке товаров – два разных документа с различной целью и функцией, а именно, оправдательный документ используется для отражения сделок в учетных регистрах, в свою очередь, документ поставки товаров оформляется только для отслеживания сделки.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 3516 Правилами КМ №585, оправдательный документ может быть использован также как документ поставки товаров, а именно, в одном документе могут быть объединены два документа (оправдательный документ и документ поставки товаров), но требования нормативных актов, регулирующих сферу налогообложения и бухгалтерского учета, не устанавливают эту обязанность.
Подписание документов поставки товаров
Правила КМ №585 различные виды процедур подписания документов поставки (пункты 3511 и 3514).
Документ о поставке товаров должен быть самостоятельно подписан как отправителем, так и получателем. Если этот документ подготовлен в электронном виде, то сторона сделки может не подписывать документ, но все участники сделки должны выполнить электронное подтверждение или авторизацию документа, либо документ должен быть подписан электронным способом.
Часть 2 или 3 статьи 71 Закона о БУ предусматривает, что внешний оправдательный документ может быть без подписи, если в нем наличие хозяйственной сделки обосновывается другим внешним документом, имеющим юридическую силу в понимании Закона "О юридической силе документов" (например, договор), или же его удостоверило ответственное лицо получателя документа в установленном руководителем предприятия порядке.
В дополнение к упомянутому, пунктом 41 Правил КМ №585 установлено, что документы организации бухгалтерского учета определяют также порядок организации предприятием обращения оправдательных документов и хранения документов.
В целях налогового администрирования Служба государственных доходов (СГД) всегда имела право проводить различные контрольные мероприятия, связанные с надзором за уплатой налогов, например, проводить проверки на предприятии. Какие документы СГД может запрашивать при проверках, и проверка каких документов входит в компетенцию СГД?
Документы
13:09, 28. Apr. 2025
Владелец предприятия сам представил сообщения работодателя Службе государственных доходов (СГД) и сделал это ошибочно — ежемесячно декларировал ежемесячную зарплату (графы 4 и 5), а дополнительно заполнил и графы 6 и 7, то есть уточнение за предыдущий месяц. В результате в СГД были задекларированы обязательные взносы государственного социального страхования в двойном размере; так они и были уплачены. В бухгалтерии указаны правильные суммы — начисленная заработная плата каждого месяца и соответствующие налоги. Как быть бухгалтеру?
Документы
09:23, 11. Mar. 2025
Предприятие покупает в интернет-магазине компьютеры из Литвы. Товар присылается в Латвию курьером. Поставщик присылает счет в электронной форме. Курьерская служба при доставке товара не выдает никаких сопроводительных транспортных документов. Достаточно ли получателю товара полученного электронным способом счета для применения ставки налога на добавленную стоимость (НДС) в размере 0% к поставке товаров, так как другие документы поставки товаров недоступны? Или все же требуются документы на поставку товаров?
Документы
08:53, 25. Feb. 2025
Имеет ли предприятие право при определении таможенной стоимости доказывать примененную к товару скидку в импортной декларации другими средствами, а не только заключенным в письменной форме договором? Ищем ответ в справке, выданной Службой государственных доходов.
Документы
08:54, 13. Feb. 2025
Сотрудник предприятия, согласно распоряжению руководителя, уехал в командировку за рубеж. Можно ли платить работнику суточные, если у работника не сохранен документ (например, билет на общественный транспорт), указывающий на присутствие работника в стране?
Документы
11:54, 16. Jan. 2025
Сотрудник предприятия приобрел топливо на автоматической автозаправочной станции (АЗС) с использованием наличных. С продавцом горючего не заключен договор о сотрудничестве, и предприятию не выдана топливная карта, в связи с чем не поступает сводка о приобретенном в предыдущем периоде горючем. Действителен ли чек свыше 30 евро, выданный на автоматической АЗС, для вычета налога на добавленную стоимость (НДС)?
Документы
08:00, 8. Okt. 2024
Самозанятое лицо, ведущее бухгалтерский учет по системе простой записи, выращивает мясной скот. При продаже скота предприятиям самозанятое лицо подготавливает накладную, подписываемую в месте выдачи товаров. Считается ли накладная, которая будет подписана в месте передачи товаров надежной электронной подписью, содержащей временную печать, как оправдательным документом, так и документом поставки товаров?
Документы
08:00, 4. Okt. 2024
Уже несколько лет мы получаем в бухгалтерии документы как в бумажной, так и в электронной форме. На каждом предприятии установлен порядок документооборота. Когда год завершился, годовой отчет подготовлен и представлен, то в очередной раз думаем об архиве.
Документы
09:23, 27. Sep. 2024
В каких случаях в оправдательных документах должны быть реквизиты компании на счете (чеке), в каких – к чеку без полных реквизитов обязательно должна прилагаться квитанция со всеми реквизитами, а в каких – недостающие в чеке реквизиты могут быть дописаны от руки (продавцом или же самим предприятием)?
Документы
08:39, 16. Sep. 2024
Учитывая, что основной деятельностью склада является получение, хранение и отгрузка товаров, важно вести учет товаров, который помогает контролировать и знать потоки товаров. Для обеспечения по возможности полного и корректного учета потока товаров на складе и в бухгалтерском учете необходимы оправдательные документы. Какие документы помогают доказать транспортировку товаров?
Документы
08:57, 19. Aug. 2024
Какие документы необходимо подготовить, чтобы товаросопроводительные документы можно было отправлять в электронном виде после доставки товаров?
Документы
08:53, 17. Jūl. 2024
В какой период времени необходимо заменить реквизиты в счетах при смене юридического адреса? Какие последствия могут наступить, если компания не выставит корректный счет?
Документы
09:32, 1. Jūl. 2024
Предприятие, имеющее лицензию на оптовую торговлю алкогольными напитками, планирует увезти товар (алкогольные напитки) для дегустации клиенту, имеющему лицензию на розничную торговлю. Как корректно оформить эту сделку в бухгалтерии?
Документы
08:33, 20. Jūn. 2024
Компания закупила в магазине строительные материалы. Расчет по ним производился на кассе магазина при получении чека. В каких случаях обоснованием поставки товара является чек, а в каких – накладная?
Документы
12:22, 7. Jūn. 2024
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024