Электронные документы входят в предприятия
2021-01-11
Илзе Палмбаха, Ассоциация бухгалтеров Латвийской Республики, член правления
Хотя в нормативных актах Латвии уже какое-то время установлено, что оправдательные документы бухгалтерского учета можно сохранять в электронной форме, а оригиналы уничтожать, на предприятиях эта практика по-прежнему используется осторожно, причиной чего может быть недостаточная информация о проблеме.
Неофициальная статистика показывает, что хранение оправдательных документов бухгалтерского учета только в электронной форме на предприятиях введено в небольшом количестве, поэтому общепринятой практики по данному вопросу для оценки правильности обработки электронных бухгалтерских документов компаний нет. Большинство документов предприятий хранятся в электронной форме, и дополнительно – также в бумажной форме, исходя из возможности обновления данных при необходимости или из-за опасений относительно отношения Службы государственных доходов (СГД) во время аудита.
При анализе справок и писем СГД или информации, доступной в средствах массовой информации, а также при проведении консультативной работы, был прояснен круг вопросов, по которым до сих пор не имеется единого понимания. Давайте рассмотрим самые распространенные вопросы, которые создают неясность.
Роль документов в бухгалтерском учете
Иногда бухгалтеры ошибочно понимают роль оправдательных документов бухгалтерского учета и документов поставки товаров.
В соответствии с требованиями Закона “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) (части 1 и 2 статьи 2, часть 1 статьи 7) для внесения записей в регистры бухгалтерского учета необходим оправдательный документ (счет). В пунктах 3511 и 3512 Правил Кабинета министров (КМ) №585 “Правила о ведении и организации бухгалтерского учета” (Правила КМ №585) установлено, что для отслеживания перемещения товара требуется документ поставки товаров (например, накладная).
Упомянутые документы – оправдательный документ (например, счет) и документ о поставке товаров – два разных документа с различной целью и функцией, а именно, оправдательный документ используется для отражения сделок в учетных регистрах, в свою очередь, документ поставки товаров оформляется только для отслеживания сделки.
В соответствии с подпунктом 2 пункта 3516 Правилами КМ №585, оправдательный документ может быть использован также как документ поставки товаров, а именно, в одном документе могут быть объединены два документа (оправдательный документ и документ поставки товаров), но требования нормативных актов, регулирующих сферу налогообложения и бухгалтерского учета, не устанавливают эту обязанность.
Подписание документов поставки товаров
Правила КМ №585 различные виды процедур подписания документов поставки (пункты 3511 и 3514).
Документ о поставке товаров должен быть самостоятельно подписан как отправителем, так и получателем. Если этот документ подготовлен в электронном виде, то сторона сделки может не подписывать документ, но все участники сделки должны выполнить электронное подтверждение или авторизацию документа, либо документ должен быть подписан электронным способом.
Часть 2 или 3 статьи 71 Закона о БУ предусматривает, что внешний оправдательный документ может быть без подписи, если в нем наличие хозяйственной сделки обосновывается другим внешним документом, имеющим юридическую силу в понимании Закона "О юридической силе документов" (например, договор), или же его удостоверило ответственное лицо получателя документа в установленном руководителем предприятия порядке.
В дополнение к упомянутому, пунктом 41 Правил КМ №585 установлено, что документы организации бухгалтерского учета определяют также порядок организации предприятием обращения оправдательных документов и хранения документов.
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024
Может ли компания выставлять счета на разных языках и в разной валюте?
Документы
11:30, 14. Mar. 2024
Во время пандемии COVID-19 можно было не подписывать товарные накладные, чтобы избежать заболевания (такие изменения были внесены и в нормативные акты). Можно ли сейчас не подписывать товарные накладные и в каких случаях?
Документы
08:48, 11. Mar. 2024
Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.
Документы
09:01, 7. Mar. 2024
У предприятия за несколько лет скопилась кредиторская задолженность. Некоторые из кредиторов уже прекратили свою деятельность. Какие документы необходимо подготовить, чтобы можно было осуществить списание кредиторской задолженности?
Документы
08:58, 15. Feb. 2024
Допустимо ли выставление счета-фактуры (как физическим, так и юридическим лицам) без подписи в соответствии с пунктом 1 части 7 статьи 11 Закона "о бухгалтерском учете" (Закон о БУ), ссылаясь на дистанционный договор, заключенный в соответствии с Правилами Кабинета Министров №255 "Правила о дистанционном договоре".
Документы
06:00, 27. Dec. 2023
Часть бухгалтеров воспринимает учетную политику как бремя и считает, что она нужна только контролирующим органам. На самом деле это отличный помощник в повседневной работе и сотрудничестве с контрольными службами и служит справочником для молодых бухгалтеров. Что является важнейшими составляющими политики бухгалтерского учета?
Документы
09:00, 11. Dec. 2023
Чтобы знать, как долго нужно хранить табели учета рабочего времени, сначала нужно понять, как классифицировать этот документ и для какой цели он мог бы служить в дальнейшем. Поэтому изучаем требования и рабочих, и бухгалтерских, и архивных нормативных актов.
Документы
08:59, 8. Dec. 2023
Самоуправление просит выписать счет, указав в нем банковский счет самоуправления. Такая просьба обосновывается проверками Государственного контроля. Есть ли нормативный акт, который гласит, что при выставлении счета самоуправлению в нем обязательно должен быть указан банковский счет?
Документы
09:32, 7. Dec. 2023
Сейчас товарооборот в Европейском союзе (ЕС) связан с обменом большого объема информации между предприятиями и компетентными учреждениями, который по-прежнему в большом размере происходит в бумажном формате. Рассмотрим два аспекта, которые важны в достижении цели грузоперевозок и дигитализации логистики как в ЕС, так и за его пределами.
Документы
08:46, 29. Nov. 2023
Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?
Документы
12:00, 21. Nov. 2023
Предприятие, зарегистрированный плательщик налога на добавленную стоимость (НДС), используя портал объявления ss.lv, приобрело дрова у физического лица, которое зарегистрировало хозяйственную деятельность (не является плательщиком НДС). В момент сделки предприятие получило от продавца зарегистрированную в Службе государственных доходов (СГД) подтверждающую сделку квитанцию. Какие отчеты предприятие, покупатель дров, должно представить в СГД?
Документы
08:45, 20. Okt. 2023
Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.
Документы
08:00, 4. Okt. 2023