Уже несколько лет мы получаем в бухгалтерии документы как в бумажной, так и в электронной форме. На каждом предприятии установлен порядок документооборота. Когда год завершился, годовой отчет подготовлен и представлен, то в очередной раз думаем об архиве.

Частью 2 статьи 27 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) установлено, что предприятие систематически ведет и хранит бухгалтерские документы в архиве предприятия в установленном руководителем предприятия порядке, а частью 1 статьи 27 Закона о БУ – что документы бухгалтерского учета в бумажной форме хранятся на территории Латвии, а в электронной – на территории Латвии или другой страны-участницы Европейского союза. Для обеспечения места хранения документов заключается договор с иностранным предприятием внешней услуги, которое обеспечивает архивные услуги.

Сейчас имеются компании, где все еще все документы печатаются и архив создается на бумажном носителе. Однако значительная часть предприятий уже ввела в бухгалтерию цифровизацию, и при создании архива возникают вопросы, так как оправдательные документы имеются и в электронной, и в бумажной форме, которые оцифровываются.

Рассмотрим нюансы для электронного и цифрового архива.

Электронный и цифровой архив

В электронном архиве храним электронные документы. В пункте 3 статьи 1 Закона "Об электронных документах" указано – определение электронного документа определено пунктом 35 статьи 3 Регламента 910/2014/ES, то есть электронным документом является любое содержание, которое хранится в электронном формате, в частности, текстовая или звуковая визуальная или аудиовизуальная запись. Для того чтобы документ мог быть использован для реализации прав и защиты законных интересов, важным аспектом является юридическая сила документа, это установлено Законом "О юридической силе документов".

При создании архива важно оценить, сохранять ли оригинал соответствующего документа. Иногда нормативными актами устанавливается требование хранить или предъявлять оригинал документа. В случае электронного документа это требование выполняется, если электронный документ соответствует требованиям частей 2 и 3 статьи 3 Закона "Об электронных документах", то есть документ должен быть собственноручно подписан надежной электронной подписью, и если нормативными актами предусмотрено, что документ также нуждается в оттиске печати, электронный документ должен иметь как надежную электронную подпись, так и временную печать.