Как правильно уничтожить бухгалтерские документы?
2025-09-01
Инга Пумпуре, финансовый консультант, бухгалтер, преподаватель бухгалтерского учета и налогообложения, профессиональный коуч
Актуальный вопрос почти каждый год – что делать с бухгалтерскими документами, которые до сих пор в бумажном формате, и как обращаться с электронными документами, когда срок их хранения истек? Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) не позволяет просто выбросить эти документы или затолкнуть их глубоко под лестницу. Рассматриваем, как практически действовать и избавиться от гор бумаг и цифровых файлов.
Бухгалтерские документы в толковании закона
Совсем коротко — что такое бухгалтерские документы и как долго предприятие обязано их хранить. От этого зависит, что, когда и как можно делать.
Определение бухгалтерских документов определяется пунктом 2 статьи 1 Закона о БУ: документами бухгалтерского учета являются оправдательные документы, регистры бухгалтерского учета, инвентаризационные ведомости, годовые отчеты и документы организации бухгалтерского учета в электронной или бумажной форме.
Статья 11 Закона о БУ определяет, что является оправдательным документом, а именно документом, который удостоверяет наличие хозяйственной сделки предприятия и в который включены по меньшей мере упомянутые в части пятой настоящей статьи реквизиты и информация о хозяйственной сделке. Оправдательный документ может быть подготовлен в электронной или бумажной форме. Оправдательный документ подготавливается таким образом, чтобы в течение всего срока его хранения не пропадала включенная в него информация, а также имелась возможность создать производное этого документа. Оправдательные документы подразделяются на внешние оправдательные документы и внутренние оправдательные документы.
В свою очередь пунктом 4 статьи 1 Закона о БУ определено, что регистры бухгалтерского учета являются совокупностью документов (хронологические и систематические регистры, в том числе главная книга или журнал-главная книга и регистры аналитического учета), где накапливается и по конкретным признакам сгруппирована (систематизирована) включенная в оправдательные документы информация о хозяйственных сделках. Бухгалтерские регистры могут быть подготовлены в электронной или бумажной форме.
Приняты ли поправки к Правилам Кабинета министров (КМ) №7 "Правила системы электронного декларирования Службы государственных доходов" о том, что с 1 сентября 2025 года в системе электронного декларирования (СЭД) Службы государственных доходов (СГД) больше не смогут подключиться с присвоенными СГД именем пользователя и паролем также лица, имеющие возможность подключиться при помощи других инструментов аутентификации? Или же будет сохранен прежний порядок, то есть лицо сможет выбрать как до сих пор — подключиться к СЭД с логином и паролем пользователя или при помощи других средств аутентификации, как eParaksts, Smart-ID, и т.п.?
Документы
09:23, 29. Jūl. 2025
Латвийское предприятие получает товары от поставщика в Эстонии через курьерскую почту. Они доставляются ночью, когда на предприятии никто не работает, и размещаются на выгрузочной площадке компании. В связи с этим подтверждения получения товаров недоступны. Однако на сайте курьера можно отследить движение посылки по номеру слежения. Является ли такой отчет достаточным доказательством получения товаров? В таких ситуациях обычно не подготавливаются сопроводительные документы (CMR), и единственным доступным указанием является имеющаяся на упаковке товаров наклейка с номером слежения, присвоенным исполнителем услуги курьерской почты.
Документы
09:15, 8. Jūl. 2025
Работник на рабочем автомобиле, едет в Литву, чтобы осмотреть и купить технику. Выезд с места работы намечен на 7:00, возвращение в Латвию — около 19:00. Такие поездки могут быть один-два раза в месяц. В повседневной жизни работа ведется на месте. Считается ли такая поездка командировкой или рабочей поездкой? Какие оправдательные документы необходимы для обоснования поездки?
Документы
08:41, 3. Jūn. 2025
Предприятие с оборотом до 30 000 евро в год выполняет небольшие ремонтно-строительные работы для физических лиц. Материалы для работы приобретаются только тогда, когда они необходимы конкретному объекту. У компании нет склада, где хранились бы материалы. Должна ли в этом случае компания вести аналитический учет запасов?
Документы
09:13, 20. Mai. 2025
В целях налогового администрирования Служба государственных доходов (СГД) всегда имела право проводить различные контрольные мероприятия, связанные с надзором за уплатой налогов, например, проводить проверки на предприятии. Какие документы СГД может запрашивать при проверках, и проверка каких документов входит в компетенцию СГД?
Документы
13:09, 28. Apr. 2025
Владелец предприятия сам представил сообщения работодателя Службе государственных доходов (СГД) и сделал это ошибочно — ежемесячно декларировал ежемесячную зарплату (графы 4 и 5), а дополнительно заполнил и графы 6 и 7, то есть уточнение за предыдущий месяц. В результате в СГД были задекларированы обязательные взносы государственного социального страхования в двойном размере; так они и были уплачены. В бухгалтерии указаны правильные суммы — начисленная заработная плата каждого месяца и соответствующие налоги. Как быть бухгалтеру?
Документы
09:23, 11. Mar. 2025
Предприятие покупает в интернет-магазине компьютеры из Литвы. Товар присылается в Латвию курьером. Поставщик присылает счет в электронной форме. Курьерская служба при доставке товара не выдает никаких сопроводительных транспортных документов. Достаточно ли получателю товара полученного электронным способом счета для применения ставки налога на добавленную стоимость (НДС) в размере 0% к поставке товаров, так как другие документы поставки товаров недоступны? Или все же требуются документы на поставку товаров?
Документы
08:53, 25. Feb. 2025
Имеет ли предприятие право при определении таможенной стоимости доказывать примененную к товару скидку в импортной декларации другими средствами, а не только заключенным в письменной форме договором? Ищем ответ в справке, выданной Службой государственных доходов.
Документы
08:54, 13. Feb. 2025
Сотрудник предприятия, согласно распоряжению руководителя, уехал в командировку за рубеж. Можно ли платить работнику суточные, если у работника не сохранен документ (например, билет на общественный транспорт), указывающий на присутствие работника в стране?
Документы
11:54, 16. Jan. 2025
Сотрудник предприятия приобрел топливо на автоматической автозаправочной станции (АЗС) с использованием наличных. С продавцом горючего не заключен договор о сотрудничестве, и предприятию не выдана топливная карта, в связи с чем не поступает сводка о приобретенном в предыдущем периоде горючем. Действителен ли чек свыше 30 евро, выданный на автоматической АЗС, для вычета налога на добавленную стоимость (НДС)?
Документы
08:00, 8. Okt. 2024
Самозанятое лицо, ведущее бухгалтерский учет по системе простой записи, выращивает мясной скот. При продаже скота предприятиям самозанятое лицо подготавливает накладную, подписываемую в месте выдачи товаров. Считается ли накладная, которая будет подписана в месте передачи товаров надежной электронной подписью, содержащей временную печать, как оправдательным документом, так и документом поставки товаров?
Документы
08:00, 4. Okt. 2024
Уже несколько лет мы получаем в бухгалтерии документы как в бумажной, так и в электронной форме. На каждом предприятии установлен порядок документооборота. Когда год завершился, годовой отчет подготовлен и представлен, то в очередной раз думаем об архиве.
Документы
09:23, 27. Sep. 2024
В каких случаях в оправдательных документах должны быть реквизиты компании на счете (чеке), в каких – к чеку без полных реквизитов обязательно должна прилагаться квитанция со всеми реквизитами, а в каких – недостающие в чеке реквизиты могут быть дописаны от руки (продавцом или же самим предприятием)?
Документы
08:39, 16. Sep. 2024
Учитывая, что основной деятельностью склада является получение, хранение и отгрузка товаров, важно вести учет товаров, который помогает контролировать и знать потоки товаров. Для обеспечения по возможности полного и корректного учета потока товаров на складе и в бухгалтерском учете необходимы оправдательные документы. Какие документы помогают доказать транспортировку товаров?
Документы
08:57, 19. Aug. 2024
