У компаний, на которые распространяется обязательное требование с 1 января 2025 года выписывать и получать счета в структурированном формате, есть последний момент начать корректировать свои системы, если до сих пор этого еще не было сделано. Однако сначала надо понять, на какие предприятия на самом деле будет распространяться это требование? И на какие сделки? Чтобы найти ответ, изучаем подготовленные поправки к Закону "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), их аннотацию, а также прозвучавшую на организованной журналом "iFinanses" выставке-форуме "Электронизация компаний 2024", которая состоялась 17 сентября этого года.
Сейчас в Сейм попали поправки к Закону о БУ, которые устанавливают обязательный счет в структурированном формате, или введение электронных счетов для части предприятий уже с 1 января 2025 года, для остальных — с 1 января 2026 года. Времени уже немного, а неясностей – без конца.
Сами поправки в Законе о БУ нешироки, но все же хочу обратить внимание на нюансы, которые могут оказаться существенными. Давайте разберем все по порядку!
Структурированный электронный счет
Из изменений в части 14 статьи 11 Закона о БУ: Оправдательный документ, выдаваемый предприятием другому зарегистрированному в Латвийской Республике предприятию, являющемуся получателем товаров или услуг, для уплаты (счета) оформляется как структурированный электронный счет.
Сначала необходимо выяснить, что такое структурированный электронный счет. Ответ на этот вопрос дан в пункте 9 части 1 статьи 1 Закона о БУ: структурированный электронный счет – счет, который подготовлен, отправлен и получен в структурированном электронном формате, позволяющем его автоматическую и электронную обработку, и который соответствует стандарту Европейского Союза LVS EN 16931-1:2017 "Электронные счета. часть 1. Модель семантических данных основных элементов электронных счетов", предприятие выписывает его в соответствии с технической спецификацией LVS CEN/TS 16931-2:2017 "Электронные счета. часть 2: Список синтаксиса, соответствующего стандарту EN 16931-1.
Более подробное разъяснение о структурированном э-счете для людей без углубленных технических знаний доступно в публикации "Структурированные электронные счета" (iFinanses.lv, 16.08.2023), и в ней Илга Робежниеце поясняет: Один из наиболее часто используемых форматов структурированных э-счетов это XML — расширенный язык выделения. В этом формате содержание э-счета описывается таким образом, чтобы системы информационных технологий могли автоматизировать его. Еще можно использовать стандартизированный формат информации (EDI) – формат обеспечивает обмен информацией без участия пользователя. EDI используют на предприятиях, которые обрабатывают большой объем документов – это возможность обмениваться записями непосредственно из своих систем учета.
В свою очередь, отсканированное изображение накладной на бумажном носителе, оформленная в формате "Word" или PDF счет является цифровым, но не машиночитаемым, поэтому не считается электронным счетом (PDF – переносимый формат документов является форматом цифрового документа (может использоваться при передаче информации в электронных письмах), JPG, PNG, GIF (форматы изображений), TIF (при сканировании изображений) и др.). Для автоматической обработки документов компьютерные системы должны иметь определенную и распознаваемую структуру. Неструктурированный счет не допускает автоматического считывания данных с системы учета электронного документа. Именно из-за этого недостатка PDF-файлы, отправляемые в электронных письмах, не считаются э-счетами.
