Согласно пункту 8 Правил Кабинета министров №584 "Правила учета кассовых операций" (Правила КМ №584), если предприятие получает от лица такой платеж наличных денег, на который не относятся требования нормативных актов, устанавливающих использование электронных устройств и оборудования по регистрации налоговых и других платежей (например, работник вносит в кассу предприятия наличные деньги как излишек полученного аванса), по каждому такому платежу подготавливается отдельный кассовый приходный ордер, в соответствии с которым вносятся деньги в кассу и делаются записи в кассовой книге.
В свою очередь, согласно пункту 81 Правил КМ №584, учреждение, которое финансируется из бюджета самоуправлений, может не применять упомянутое в пункте 8 этих правил требование о подготовке отдельного кассового приходного ордера, если, получая платеж наличными деньгами за администрируемый соответствующим учреждением налог, пошлину или платную услугу, соблюдает установленные в подпункте 1 пункта 81 условия, а именно, вместо кассового приходного ордера подготавливает другой выбранный руководителем соответствующего учреждения документ, который удостоверяет платеж наличными деньгами и в котором указаны упомянутые в пункте 14 этих правил (за исключением подпункта 14.8) реквизиты. Для физического лица, которое не осуществляет хозяйственную деятельность, упомянутые в подпункте 14.3 этих правил реквизиты в документе указывают по его запросу.
В пункте 36 Правил КМ №584 установлено, что в упомянутом в пункте 8 и 81 данных правил случае о полученном платеже наличными деньгами кассир плательщику выдает копию кассового приходного ордера (в кредитных учреждениях, ссудосберегательных обществах и Банке Латвия - копию оправдательного документа по взносам в кассу), выписку или квитанцию, в которой указаны упомянутые в пункте 14 или подпункте 1 пункта 81 данных правил реквизиты и который в соответствии с установленным руководителем предприятия порядком удостоверяется печатью (штампом, в котором указано название предприятия).
Служба государственных доходов информирует, что учреждения, которые финансируются из бюджета самоуправления (бюджетные учреждения самоуправлений), получая от лиц платежи наличными деньгами за администрируемые учреждениями налоги и/или пошлины (например, налог на недвижимое имущество, государственные пошлины сиротского суда, муниципальные пошлины за уличную торговлю и т.д.) могут отступить от установленного в пункте 8 Правил КМ №584 требования, а именно, могут не подготавливать отдельный кассовый приходный ордер о каждом платеже наличными деньгами, а вместо этого подготовит определенный учреждением документ, удостоверяющий платеж наличными.
Руководитель предприятия самостоятельно выбирает форму и способ составления этих документов с учетом требований, установленных нормативными актами, за исключением случаев, когда составление или содержание соответствующего оправдательного документа регулируется конкретным нормативным актом.
Руководитель предприятия в учреждении, финансируемом из государственного бюджета или бюджета местного самоуправления, является руководителем государственного или муниципального агентства.
Таким образом, чтобы обеспечить прослеживаемость каждого полученного платежа наличными руководитель бюджетного учреждения каждого конкретного муниципалитета должен определить в своих учетных процедурах форму и способ подготовки этого другого документа кассового платежа, который при получении наличного платежа (например, платеж за налог на недвижимость) подготавливается вместо кассового приходного ордера. А так же, руководитель муниципального бюджетного учреждения должен установить, какое подтверждение платежа должно быть предоставлено плательщику, то есть копия или выписка этого другого удостоверяющего оплату документа или квитанции (например, плательщику в качестве одного из документов, подтверждающих получение платежа, может быть выдана квитанция в бумажном виде, которая регистрируется в регистре документов самоуправления, соблюдая поочередную нумерацию).
Учитывая вышеупомянутое, кассир или уполномоченный представитель муниципального бюджетного учреждения, получающий оплату наличными деньгами за налог, взимаемый учреждением, и / или пошлину за пределами места нахождения постоянного места деятельности (подразделения) учреждения (например, по месту жительства клиента и т.д.), плательщику может выдать подготовленный вместо кассового приходного ордера копию, выписку или квитанцию установленного удостоверяющего платеж наличными деньгами документа, установленный бюджетным учреждением самоуправления (в котором, соответственно, указаны упомянутые в пункте 14 или подпункте 1 пункта 81 Правил КМ №584 реквизиты и который удостоверяется при помощи печати (печать с указанием названия компании или учреждения)).
