Что может быть подтверждающими расходы документами для добавления к авансовым расчетам? Можно ли добавить только чек к авансовому расчету? Когда требуется счет? Обязательно ли в чеке должны быть реквизиты предприятия и номер налога на добавленную стоимость? Может ли такой документ быть оформлен на имя сотрудника? Эти и другие вопросы, которые ежедневно обсуждают бухгалтеры, рассматриваем в этой публикации.

Авансовые расчеты на предприятии обычно кажутся сравнительно техническим вопросом, то есть работник покупает нужное предприятию, представляет чек или счет, предприятие возмещает работнику расходы, и все в порядке. Именно на этом месте на практике и начинается большинство ошибок. Проблема, как правило, не в том, что сделка не состоялась, а в том, что ее нельзя достаточно хорошо доказать. Регулирование нормативных актов в Латвии в этом смысле логично – главное не в том, каков заголовок документа — "чек", "счет" или "квитанция", а в том, соответствует ли документ по своему содержанию предъявляемым к оправдательным документам требованиям и позволяет ли он четко отследить хозяйственную сделку.

Чек как подтверждающий расходы документ

Отправной точкой является статья 11 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ). Он устанавливает, что оправдательным документом является документ, удостоверяющий наличие хозяйственной сделки предприятия и содержащий определенные реквизиты. В Законе о БУ установлено минимальное содержание оправдательных документов вид, дата, номер документа, сведения об авторе документа, сведения о других участниках сделки, описание и стоимость сделки, а также подпись ответственного лица или другое подтверждение в предусмотренных законом случаях. В то же время в Законе о БУ установлен очень важный принцип – если сделка имеет внешний оправдательный документ, ему отдается предпочтение по сравнению с внутренним документом. Это означает, что предприятие не может "спасти" слабый или несовершенный внешний документ только своим внутренним объяснением, предположив, что существует возможность получить качественный и полноценный оправдательный документ от продавца.