Или как изменились требования к оформлению документов поставки товаров при вступлении в силу нового Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) и правил ведения бухгалтерского учета? Можно ли оформлять товарные накладные в электронной форме? Являются ли они действительными и без подписи? Изучаем новые требования!

Для оформления документов при продаже товаров латвийский предприниматель должен соблюдать три требования нормативных актов:

• Часть 5 статьи 11 Закона о БУ, устанавливающая обязательные реквизиты оправдательного документа;
• Раздел 6 Правил Кабинета министров №877 “Правила ведения бухгалтерского учета” (Правила КМ №877), устанавливающую требования документов поставки товаров для зарегистрированных плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС);
• Статью 125 Закона "О налоге на добавленную стоимость" (Закон о НДС), включающую требования к налоговому счету и его содержанию.

Общие сведения об оправдательных документах

Статья 11 Закона о БУ устанавливает, что в оправдательный документ включаются, по меньшей мере, следующие реквизиты и информация о хозяйственной сделке:

• наименование вида документа;
• дата документа;
• номер документа;
• сведения о предприятии – наименование, регистрационный номер или регистрационный код налогоплательщика, или имя и фамилия физического лица, регистрационный код налогоплательщика;
• сведения, позволяющие недвусмысленно идентифицировать других участников хозяйственной сделки, если таковые имеются (наименование, регистрационный номер);
• если другой участник хозяйственной сделки является физическим лицом, не осуществляющим хозяйственную деятельность, - имя и фамилия, персональный код (если лицу таковой присвоен) указываются по требованию этого лица или если это вытекает из иных нормативных актов;
• описание и стоимость хозяйственной сделки в денежном выражении, а в установленных нормативными актами случаях – также другая информация о хозяйственной сделке (например, количество, единица измерения);
• для отдельных видов оправдательных документов – также другие установленные нормативными актами обязательные реквизиты.

Как насчет подписи?

В пункте 9 части 5 статьи 11 указывается, что обязательным реквизитом в оправдательном документе является подпись лица, ответственного за правильность представленной информации, за исключением следующих случаев:

• предприятие имеет право на внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить реквизит “подпись” электронным заверением;
• внешним оправдательным документом может считаться также такой документ, который не содержит реквизит “подпись”, но содержит другие установленные в пункте 5 настоящей статьи реквизиты, установленные для оправдательных документов, и информацию о хозяйственной сделке, если:
  • документ выдается предприятием другому участнику хозяйственной сделки (другому предприятию или физическому лицу, не осуществляющему хозяйственную деятельность) – получателю товара или услуги – для оплаты (счета), и наличие упомянутой в настоящем документе хозяйственной сделки обосновывается другим внешним документом, имеющим юридическую силу в понимании Закона "О юридической силе документов";
  • документ выдается физическому лицу, не осуществляющему хозяйственную деятельность, - получателю товара или услуги – для оплаты (счета), и наличие упомянутой в настоящем документе хозяйственной сделки обосновывается соглашением предприятия с упомянутым физическим лицом;
• внешним оправдательным документом может считаться также такой упомянутый в настоящей части документ, который не содержит реквизита “подпись”, но содержит другие установленные в пункте 5 настоящей статьи реквизиты и информацию о хозяйственной сделке, если наличие упомянутой в соответствующем документе хозяйственной сделки в установленном руководителем предприятия порядке удостоверяет лицо, ответственное за совершение хозяйственной сделки и представление в оправдательном документе информации:
  • документ, который другое предприятие выдает предприятию – получателю товара или услуги – для оплаты (счета);
  • документ, который другое предприятие выдает предприятию – получателю товара или услуги – для принятия товара или услуги;
  • документ, который по требованию предприятия – использующего платежную услугу лица – выдается исполнителем платежных услуг (в толковании Закона "О платежных услугах и электронных деньгах") о том, что платежное распоряжение использующего платежную услугу лица выполнено;
  • незаверенная выписка со счета компании - пользователя платежных услуг, выданная поставщиком платежных услуг по запросу пользователя платежных услуг (в понимании Закона "О платежных услугах и электронных деньгах");
  • кассовый чек, если он подготовлен согласно нормативным актам, регламентирующим порядок использования электронных устройств и оборудования для регистрации налоговых и иных платежей.