В продолжении серии статей об основных вопросах организации и ведения бухгалтерского учета наступает очередь оформления документов. На этот раз рассмотрим, что такое оправдательный документ, какими являются обязательные реквизиты, и проанализируем необходимость подписи в них.

Счет и накладная являются одними из самых основных документов, которые используются в бухгалтерском учете – как при фиксировании хозяйственных сделок, так и в документации, а также в случае спора в качестве доказательства.

Актуальный вопрос по-прежнему заключается в подписании документов. Эксперты высказывают свои мнения, и с ними следует ознакомиться, потому что в каждом взгляде есть акцентирование чего- то другого. Я считаю, что на каждом предприятии руководитель в сотрудничестве с бухгалтером должен принять свое, индивидуальное решение о подписании, авторизации или не подписании документов.

Думаю, важно помнить, что документ создается для укрепления любого события и обеспечения юридической силы сделки. Юридическая сила документа обеспечивает возможность использования соответствующих документов для реализации прав или защиты законных интересов. Если документ не имеет юридической силы, для других организаций и физических лиц это не является обязательным, но является обязательным для автора этого документа.

Что такое оправдательный документ?

Закон “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) устанавливает, что в регистры бухгалтерского учета вносятся записи, которые обоснованы оправдательными документами. Согласно статье 7 Закона о БУ оправдательным документом является документ, который подтверждает наличие хозяйственной сделки предприятия и в который включены как минимум следующие реквизиты документа и информация о хозяйственной сделке:

  • название (фирма) автора документа, а если автором документа является физическое лицо, - имя и фамилия;
  • регистрационный номер автора документа (если автор документа в соответствии с законом должен регистрироваться), а, если автором документа является физическое лицо, - персональный код (если лицу таковой присвоен);
  • для внешнего оправдательного документа - также юридический адрес (если автор документа в соответствии с законом должен регистрироваться) или адрес (если в соответствии с законом автору документа не надо регистрироваться), а если автором документа является физическое лицо, - также указанный лицом адрес или, если таковой не указан, адрес декларированного места жительства;
  • название вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • подпись (кроме упомянутых в статье 7.1 Закона о БУ случаев);
  • по отдельным видам оправдательных документов - также другие установленные правовыми актами обязательные реквизиты документа;
  • участники хозяйственной сделки, указав название (фирму) каждого участника хозяйственной сделки, регистрационный номер (если участник хозяйственной сделки в соответствии с законом должен регистрироваться), юридический адрес (если участник хозяйственной сделки в соответствии с законом должен регистрироваться) или адрес (если участнику хозяйственной сделки в соответствии с законом не надо регистрироваться), а если участником хозяйственной сделки является физическое лицо, - указав имя и фамилию, персональный код (если лицу таковой присвоен), указанный лицом адрес или, если таковой не указан, адрес декларированного места жительства;
  • описание хозяйственной сделки, обоснование и единицы измерения (количества, суммы), а в установленных правовыми актами случаях - также другая информация о хозяйственной сделке.