Бухгалтерский учет становится все более электронным, и у количества документов в бумажной форме наблюдаема тенденция снижения. Однако важно учитывать установленные требования по ведению документов, чтобы обеспечить основные принципы хранения документов.

Бухгалтерский учет должен быть организован таким образом, чтобы квалифицированное в вопросах бухгалтерского учета третье лицо могло получить достоверное и ясное представление о финансовом положении предприятия на дату баланса, о результатах его деятельности, денежном потоке в определенный период времени, а также констатировать начало каждой хозяйственной сделки и проследить ее ход. Также необходимо соблюдать установленные нормативными актами требования, обеспечивающие физический порядок в документах бухгалтерского учета.

В Законе "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) установлено, что за сохранение архива предприятия ответственность несет руководитель предприятия. В свою очередь, в Правилах Кабинета министров (КМ) №585 "Правила о ведении и организации бухгалтерского учета" (Правила КМ №585) установлено, что документы по организации бухгалтерского учета определяют порядок, в котором предприятие хранит бухгалтерские документы.

Таким образом, правление общества в документах политики бухгалтерского учета устанавливает специфический порядок, как в обществе подготавливаются, упорядочиваются и хранятся бухгалтерские документы.