Как оформить оригиналы документов и их производные
2017-04-21
Иева Калве, Рижский Университет им. Паула Страдыня, Dr.oec., доцент
Приняты поправки в Правилах Кабинета министров (КМ) №916 "Порядок разработки и оформления документов" (Правила КМ №916). Однако поправки в основном относятся к производным документам. Какие требования к оформлению оригиналов документов? Что является оригиналом документа? Что является производным документом? Как нужно оформить, например, оригинал годового отчета предприятия и сообщение ревизора на нескольких страницах (сшивать, подписывать)? Является ли оригиналом как поданный аудитору экземпляр годового отчета, так и выданное сообщение ревизора? Или все же эти выданные документы являются производными? Какие различия в их оформлении?
Оригинал и производный документ, количество оригиналов документа
Оригинал – это документ, в котором имеется собственная подпись (если это документ в бумажной форме), или документ с безопасной электронной подписью.
Самое важное – понять суть: подписывающее документ лицо берет на себя ответственность о документе, который оно подписывает. Все экземпляры одного документа равны, подписывающее лицо берет на себя ответственность за этот конкретный документ (текст и реквизиты), и не имеет значение то, в скольких экземплярах он подготовлен – для ответственности хватает и одного (любого).
Количество оригинальных экземпляров документа / оригиналов не ограничено (тут имеются в виду "обычные" документы: управленческие, бухгалтерские и тому подобные, которые ежедневно используют в организациях, а не, например, удостоверяющие личность документы, которые имеют только 1 оригинал) – все экземпляры, которые имеют собственноручную подпись, являются оригиналами. Один экземпляр – это минимальное количество экземпляров оригинала документа, а не максимальное. Даже "во времена печатных машинок", когда документы множили, используя копировальную бумагу, оригиналов было столько, на скольких экземплярах стояла самоличная подпись, и даже в случае, если это была довольно тусклая, полученная при помощи копировальной бумаги версия документа. Первый экземпляр был визуально качественнее, но ничем более особенным не являлся.
Во внутреннем порядке предприятия должно быть определено, какие мероприятия считаются мероприятиями устойчивого развития. Кто отвечает за соблюдение этого порядка? Какие документы должны быть подготовлены для того, чтобы в бухгалтерском учете эти расходы могли быть проведены как расходы мероприятия устойчивого развития персонала? Кто несет ответственность за то, что расходы считаются расходами на мероприятия устойчивого развития — руководитель персонала, руководитель структурного подразделения, руководитель или бухгалтер?
Документы
09:32, 3. Nov. 2025
С 1 июля 2025 года действует особый порядок регистрации налога на добавленную стоимость для малых предприятий. Что малому предприятию следует учитывать при получении оправдательных документов от иностранных партнеров? Какие реквизиты в них должны быть и как действовать, если какая-то информация отсутствует? О важнейшем оправдательном документе в оформлении – в этой публикации.
Документы
08:57, 6. Okt. 2025
26 сентября 2025 года вступают в силу изменения в Правилах Кабинета министров №877 "Правила ведения бухгалтерского учета", устанавливающие, что оправдательным документом может считаться также счет, выданный иностранным участником хозяйственной сделки, даже если в нем не все установленные частью 5 статьи 11 Закона "О бухгалтерском учете" необходимые для оправдательного документа реквизиты и информация. Может ли наименование предприятия или имя и фамилия лица быть внесены в такие документы также от руки? Если нет, то как предприятию обеспечить, чтобы за границей в магазине на чеке было напечатано название компании?
Документы
10:06, 3. Okt. 2025
С 1 января 2026 года к системе электронного декларирования (СЭД) Службы государственных доходов (СГД) можно будет подключиться только безопасным средством электронной идентификации. Означает ли это, что в дальнейшем к системе нельзя будет подключиться с присвоенными СГД именем пользователя и паролем? Какие в дальнейшем будут возможности проверки подлинности?
Документы
10:20, 15. Sep. 2025
Актуальный вопрос почти каждый год – что делать с бухгалтерскими документами, которые до сих пор в бумажном формате, и как обращаться с электронными документами, когда срок их хранения истек? Закон "О бухгалтерском учете" не позволяет просто выбросить эти документы или затолкнуть их глубоко под лестницу. Рассматриваем, как практически действовать и избавиться от гор бумаг и цифровых файлов.
Документы
14:04, 1. Sep. 2025
Приняты ли поправки к Правилам Кабинета министров (КМ) №7 "Правила системы электронного декларирования Службы государственных доходов" о том, что с 1 сентября 2025 года в системе электронного декларирования (СЭД) Службы государственных доходов (СГД) больше не смогут подключиться с присвоенными СГД именем пользователя и паролем также лица, имеющие возможность подключиться при помощи других инструментов аутентификации? Или же будет сохранен прежний порядок, то есть лицо сможет выбрать как до сих пор — подключиться к СЭД с логином и паролем пользователя или при помощи других средств аутентификации, как eParaksts, Smart-ID, и т.п.?
Документы
09:23, 29. Jūl. 2025
Латвийское предприятие получает товары от поставщика в Эстонии через курьерскую почту. Они доставляются ночью, когда на предприятии никто не работает, и размещаются на выгрузочной площадке компании. В связи с этим подтверждения получения товаров недоступны. Однако на сайте курьера можно отследить движение посылки по номеру слежения. Является ли такой отчет достаточным доказательством получения товаров? В таких ситуациях обычно не подготавливаются сопроводительные документы (CMR), и единственным доступным указанием является имеющаяся на упаковке товаров наклейка с номером слежения, присвоенным исполнителем услуги курьерской почты.
Документы
09:15, 8. Jūl. 2025
Работник на рабочем автомобиле, едет в Литву, чтобы осмотреть и купить технику. Выезд с места работы намечен на 7:00, возвращение в Латвию — около 19:00. Такие поездки могут быть один-два раза в месяц. В повседневной жизни работа ведется на месте. Считается ли такая поездка командировкой или рабочей поездкой? Какие оправдательные документы необходимы для обоснования поездки?
Документы
08:41, 3. Jūn. 2025
Предприятие с оборотом до 30 000 евро в год выполняет небольшие ремонтно-строительные работы для физических лиц. Материалы для работы приобретаются только тогда, когда они необходимы конкретному объекту. У компании нет склада, где хранились бы материалы. Должна ли в этом случае компания вести аналитический учет запасов?
Документы
09:13, 20. Mai. 2025
В целях налогового администрирования Служба государственных доходов (СГД) всегда имела право проводить различные контрольные мероприятия, связанные с надзором за уплатой налогов, например, проводить проверки на предприятии. Какие документы СГД может запрашивать при проверках, и проверка каких документов входит в компетенцию СГД?
Документы
13:09, 28. Apr. 2025
Владелец предприятия сам представил сообщения работодателя Службе государственных доходов (СГД) и сделал это ошибочно — ежемесячно декларировал ежемесячную зарплату (графы 4 и 5), а дополнительно заполнил и графы 6 и 7, то есть уточнение за предыдущий месяц. В результате в СГД были задекларированы обязательные взносы государственного социального страхования в двойном размере; так они и были уплачены. В бухгалтерии указаны правильные суммы — начисленная заработная плата каждого месяца и соответствующие налоги. Как быть бухгалтеру?
Документы
09:23, 11. Mar. 2025
Предприятие покупает в интернет-магазине компьютеры из Литвы. Товар присылается в Латвию курьером. Поставщик присылает счет в электронной форме. Курьерская служба при доставке товара не выдает никаких сопроводительных транспортных документов. Достаточно ли получателю товара полученного электронным способом счета для применения ставки налога на добавленную стоимость (НДС) в размере 0% к поставке товаров, так как другие документы поставки товаров недоступны? Или все же требуются документы на поставку товаров?
Документы
08:53, 25. Feb. 2025
Имеет ли предприятие право при определении таможенной стоимости доказывать примененную к товару скидку в импортной декларации другими средствами, а не только заключенным в письменной форме договором? Ищем ответ в справке, выданной Службой государственных доходов.
Документы
08:54, 13. Feb. 2025
Сотрудник предприятия, согласно распоряжению руководителя, уехал в командировку за рубеж. Можно ли платить работнику суточные, если у работника не сохранен документ (например, билет на общественный транспорт), указывающий на присутствие работника в стране?
Документы
11:54, 16. Jan. 2025
Сотрудник предприятия приобрел топливо на автоматической автозаправочной станции (АЗС) с использованием наличных. С продавцом горючего не заключен договор о сотрудничестве, и предприятию не выдана топливная карта, в связи с чем не поступает сводка о приобретенном в предыдущем периоде горючем. Действителен ли чек свыше 30 евро, выданный на автоматической АЗС, для вычета налога на добавленную стоимость (НДС)?
Документы
08:00, 8. Okt. 2024
