Как оформить оригиналы документов и их производные
2017-04-21
Иева Калве, Рижский Университет им. Паула Страдыня, Dr.oec., доцент
Приняты поправки в Правилах Кабинета министров (КМ) №916 "Порядок разработки и оформления документов" (Правила КМ №916). Однако поправки в основном относятся к производным документам. Какие требования к оформлению оригиналов документов? Что является оригиналом документа? Что является производным документом? Как нужно оформить, например, оригинал годового отчета предприятия и сообщение ревизора на нескольких страницах (сшивать, подписывать)? Является ли оригиналом как поданный аудитору экземпляр годового отчета, так и выданное сообщение ревизора? Или все же эти выданные документы являются производными? Какие различия в их оформлении?
Оригинал и производный документ, количество оригиналов документа
Оригинал – это документ, в котором имеется собственная подпись (если это документ в бумажной форме), или документ с безопасной электронной подписью.
Самое важное – понять суть: подписывающее документ лицо берет на себя ответственность о документе, который оно подписывает. Все экземпляры одного документа равны, подписывающее лицо берет на себя ответственность за этот конкретный документ (текст и реквизиты), и не имеет значение то, в скольких экземплярах он подготовлен – для ответственности хватает и одного (любого).
Количество оригинальных экземпляров документа / оригиналов не ограничено (тут имеются в виду "обычные" документы: управленческие, бухгалтерские и тому подобные, которые ежедневно используют в организациях, а не, например, удостоверяющие личность документы, которые имеют только 1 оригинал) – все экземпляры, которые имеют собственноручную подпись, являются оригиналами. Один экземпляр – это минимальное количество экземпляров оригинала документа, а не максимальное. Даже "во времена печатных машинок", когда документы множили, используя копировальную бумагу, оригиналов было столько, на скольких экземплярах стояла самоличная подпись, и даже в случае, если это была довольно тусклая, полученная при помощи копировальной бумаги версия документа. Первый экземпляр был визуально качественнее, но ничем более особенным не являлся.
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024
Может ли компания выставлять счета на разных языках и в разной валюте?
Документы
11:30, 14. Mar. 2024
Во время пандемии COVID-19 можно было не подписывать товарные накладные, чтобы избежать заболевания (такие изменения были внесены и в нормативные акты). Можно ли сейчас не подписывать товарные накладные и в каких случаях?
Документы
08:48, 11. Mar. 2024
Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.
Документы
09:01, 7. Mar. 2024
У предприятия за несколько лет скопилась кредиторская задолженность. Некоторые из кредиторов уже прекратили свою деятельность. Какие документы необходимо подготовить, чтобы можно было осуществить списание кредиторской задолженности?
Документы
08:58, 15. Feb. 2024
Допустимо ли выставление счета-фактуры (как физическим, так и юридическим лицам) без подписи в соответствии с пунктом 1 части 7 статьи 11 Закона "о бухгалтерском учете" (Закон о БУ), ссылаясь на дистанционный договор, заключенный в соответствии с Правилами Кабинета Министров №255 "Правила о дистанционном договоре".
Документы
06:00, 27. Dec. 2023
Часть бухгалтеров воспринимает учетную политику как бремя и считает, что она нужна только контролирующим органам. На самом деле это отличный помощник в повседневной работе и сотрудничестве с контрольными службами и служит справочником для молодых бухгалтеров. Что является важнейшими составляющими политики бухгалтерского учета?
Документы
09:00, 11. Dec. 2023
Чтобы знать, как долго нужно хранить табели учета рабочего времени, сначала нужно понять, как классифицировать этот документ и для какой цели он мог бы служить в дальнейшем. Поэтому изучаем требования и рабочих, и бухгалтерских, и архивных нормативных актов.
Документы
08:59, 8. Dec. 2023
Самоуправление просит выписать счет, указав в нем банковский счет самоуправления. Такая просьба обосновывается проверками Государственного контроля. Есть ли нормативный акт, который гласит, что при выставлении счета самоуправлению в нем обязательно должен быть указан банковский счет?
Документы
09:32, 7. Dec. 2023
Сейчас товарооборот в Европейском союзе (ЕС) связан с обменом большого объема информации между предприятиями и компетентными учреждениями, который по-прежнему в большом размере происходит в бумажном формате. Рассмотрим два аспекта, которые важны в достижении цели грузоперевозок и дигитализации логистики как в ЕС, так и за его пределами.
Документы
08:46, 29. Nov. 2023
Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?
Документы
12:00, 21. Nov. 2023
Предприятие, зарегистрированный плательщик налога на добавленную стоимость (НДС), используя портал объявления ss.lv, приобрело дрова у физического лица, которое зарегистрировало хозяйственную деятельность (не является плательщиком НДС). В момент сделки предприятие получило от продавца зарегистрированную в Службе государственных доходов (СГД) подтверждающую сделку квитанцию. Какие отчеты предприятие, покупатель дров, должно представить в СГД?
Документы
08:45, 20. Okt. 2023
Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.
Документы
08:00, 4. Okt. 2023
