О счетах, подготовленных в электронном виде и годных без подписи
2020-06-29
Анда Зиемеле, Ассоциация сертифицированных бухгалтеров Латвийской Республики, аналитик систем бухгалтерского учета ООО "Tilde"
Во время объявленного в стране чрезвычайного положения, когда большое количество компаний перешли на удаленную работу, вопрос оформления и использования электронных документов стал особенно актуальным. Какие бывают форматы электронных документов, и как обеспечить их оборот в электронном виде, чтобы документы сохраняли свою юридическую силу? Давайте рассмотрим практические аспекты!
По сути, любой счет, который подготавливается электронно каким-либо из видов электронных документов и не распечатывается, является счетом, подготовленным в электронном виде. В каком бы формате документ ни был создан, юридическая сила документа должна сохраняться на протяжении всего его времени использования.
Виды электронных документов могут быть различными, они определяются Правилами Кабинета Министров (КМ) №473 "Порядок разработки, оформления, хранения и оборота электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях и порядок оборота электронных документов между государственными и муниципальными учреждениями или между данными учреждениями и физическими и юридическими лицами" (Правила КМ №473), и могут быть:
- в текстовом формате;
- в формате открытых документов (ODF) для офисных приложений;
- в формате файла Office Open XML;
- в формате переносимого документа (PDF) или в формате переносимого документа для длительного хранения (PDF/A);
- сжатые и закодированные изображения в цифровом формате (JPEG, TIFF и PNG).
Первые два формата – это читаемые и редактируемые документы (обычные документы Word и Excel), XML – машиночитаемый формат, PDF – читаемый и машиночитаемый формат, который может быть редактируемым или недоступным для редактирования, а последние перечисленные форматы, по сути, являются фотографиями.
Когда можно в электронном виде?
Оправдательный документ может иметь внешнее или внутреннее происхождение и, в зависимости от значения документа, может быть в подготовлен в бумажном виде (в одной или нескольких копиях) или в электронном виде. Когда внешний оправдательный документ может быть электронным, это указывается в Правилах КМ №585 "Правила ведения и организации бухгалтерского учета":
В качестве внешнего оправдательного документа можно использовать также копию выданного подготовленного в бумажной форме документа (в электронной форме или распечатку), которая отправлена в электронном сканированном виде или по факсу, а также копию электронного документа в бумажной форме (распечатку), достоверность которой не заверена в соответствии с нормативными актами о порядке разработки и оформления документов, если выполнено упомянутое в части 2 статьи 7.1 Закона "О бухгалтерском учете" условие.
Следовательно, если мы дословно читаем эти условия, то только документ, представленный в бухгалтерию для оплаты, может быть в электронном виде. В соответствии с формулировкой этих правил документ, обосновывающий получение товаров или услуг, может быть только в бумажном формате или должен быть подготовлен в соответствии со стандартом Европейского союза LVS EN 16931-1: 2017 "Электронные счета-фактуры. Часть 1. Семантическая модель данных основных элементов электронных счетов". Компания выдает его в соответствии с технической спецификацией LVS CEN/TS 16931-2: 2017 "Электронные счета-фактуры. Часть 2. Список синтаксисов в соответствии с EN 16931-1" (ISO / IEC 19845 (UBL 2.1)) (подготовлен в формате XML в соответствии с определенным шаблоном).
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024
Может ли компания выставлять счета на разных языках и в разной валюте?
Документы
11:30, 14. Mar. 2024
Во время пандемии COVID-19 можно было не подписывать товарные накладные, чтобы избежать заболевания (такие изменения были внесены и в нормативные акты). Можно ли сейчас не подписывать товарные накладные и в каких случаях?
Документы
08:48, 11. Mar. 2024
Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.
Документы
09:01, 7. Mar. 2024
У предприятия за несколько лет скопилась кредиторская задолженность. Некоторые из кредиторов уже прекратили свою деятельность. Какие документы необходимо подготовить, чтобы можно было осуществить списание кредиторской задолженности?
Документы
08:58, 15. Feb. 2024
Допустимо ли выставление счета-фактуры (как физическим, так и юридическим лицам) без подписи в соответствии с пунктом 1 части 7 статьи 11 Закона "о бухгалтерском учете" (Закон о БУ), ссылаясь на дистанционный договор, заключенный в соответствии с Правилами Кабинета Министров №255 "Правила о дистанционном договоре".
Документы
06:00, 27. Dec. 2023
Часть бухгалтеров воспринимает учетную политику как бремя и считает, что она нужна только контролирующим органам. На самом деле это отличный помощник в повседневной работе и сотрудничестве с контрольными службами и служит справочником для молодых бухгалтеров. Что является важнейшими составляющими политики бухгалтерского учета?
Документы
09:00, 11. Dec. 2023
Чтобы знать, как долго нужно хранить табели учета рабочего времени, сначала нужно понять, как классифицировать этот документ и для какой цели он мог бы служить в дальнейшем. Поэтому изучаем требования и рабочих, и бухгалтерских, и архивных нормативных актов.
Документы
08:59, 8. Dec. 2023
Самоуправление просит выписать счет, указав в нем банковский счет самоуправления. Такая просьба обосновывается проверками Государственного контроля. Есть ли нормативный акт, который гласит, что при выставлении счета самоуправлению в нем обязательно должен быть указан банковский счет?
Документы
09:32, 7. Dec. 2023
Сейчас товарооборот в Европейском союзе (ЕС) связан с обменом большого объема информации между предприятиями и компетентными учреждениями, который по-прежнему в большом размере происходит в бумажном формате. Рассмотрим два аспекта, которые важны в достижении цели грузоперевозок и дигитализации логистики как в ЕС, так и за его пределами.
Документы
08:46, 29. Nov. 2023
Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?
Документы
12:00, 21. Nov. 2023
Предприятие, зарегистрированный плательщик налога на добавленную стоимость (НДС), используя портал объявления ss.lv, приобрело дрова у физического лица, которое зарегистрировало хозяйственную деятельность (не является плательщиком НДС). В момент сделки предприятие получило от продавца зарегистрированную в Службе государственных доходов (СГД) подтверждающую сделку квитанцию. Какие отчеты предприятие, покупатель дров, должно представить в СГД?
Документы
08:45, 20. Okt. 2023
Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.
Документы
08:00, 4. Okt. 2023
