Что делать, если документ пропал?
2023-09-18
Модрите Йохансоне, ООО "JOHANSONE UN PARTNERI", член правления, присяжный аудитор
К сожалению, в законах не говорится, как действовать в ситуации, когда нет оправдательного документа – счет или кассовый чек утерян или же не выдан. Так, сотрудник забронировал на сайте Booking.com отель для командировки в Италии по банковской карте компании. Счета нет, и получить его невозможно. Как правильно провести такие расходы? Нужно ли писать какую-то бухгалтерскую справку? Следует ли применять подоходный налог с предприятий, если невозможно получить оправдательный документ и о сделке свидетельствует только оплата в банке?
Оправдательным документом является документ, удостоверяющий наличие хозяйственной сделки предприятия. В части 5 статьи 11 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) оговорены реквизиты и информация о хозяйственной сделке, которая должна быть включена в оправдательный документ:
- наименование вида документа;
- дата документа;
- номер документа;
- сведения о предприятии, являющемся участником хозяйственной сделки, издающем от своего имени документ (автор документа):
- наименование автора документа (для коммерческого общества, индивидуального коммерсанта – фирма), его регистрационный номер или регистрационный код налогоплательщика;
- если автором документа является такое физическое лицо, которое осуществляет хозяйственную деятельность, но не является индивидуальным коммерсантом, – имя и фамилия, регистрационный код налогоплательщика;сведения, позволяющие недвусмысленно идентифицировать других участников хозяйственной сделки, если таковые имеются;
- если другим участником хозяйственной сделки является физическое лицо, не осуществляющее хозяйственную деятельность, – имя и фамилия, персональный код (если лицу таковой присвоен) указывается по требованию этого лица или если он вытекает из иных нормативных актов;
- описание и стоимость хозяйственной сделки в денежном выражении, а в установленных нормативными актами случаях – также другая информация о хозяйственной сделке (например, количество, единица измерения);
- для отдельных видов оправдательных документов – также другие установленные нормативными актами обязательные реквизиты;
- подпись лица, ответственного за правильность представленной в оправдательном документе информации, за исключением случаев, упомянутых в частях 6, 7 и 8 статьи 11 Закона о БУ.
В свою очередь в части 10 этой же статьи указано, что внешним оправдательным документом может считаться также полученное через электронные каналы передачи данных производное подготовленного в бумажной форме оправдательного документа в электронной форме и производное этого производного или подготовленного в электронной форме оправдательного документа в бумажной форме (распечатку), если наличие хозяйственной сделки, упомянутой в соответствующем производном от оправдательного документа, в установленном руководителем предприятия порядке удостоверяется лицом, ответственным за совершение хозяйственной сделки и правильность представленной в оправдательном документе информации. Ответственное лицо получателя (предприятия) производного документа имеет право в установленном руководителем предприятия порядке потребовать от выдавшего производный оправдательный документ лица предъявления оригинала документа, если необходимо убедиться в правильности производного документа или юридической силе оригинала документа.
Оправдательный документ может быть подготовлен в электронной или бумажной форме; он должен быть подготовлен таким образом, чтобы в течение всего срока его хранения не утрачивалась содержащаяся информация и имелась возможность создания производного документа, говорится в частях 1 и 5 статьи 11 Закона о БУ.
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024
Может ли компания выставлять счета на разных языках и в разной валюте?
Документы
11:30, 14. Mar. 2024
Во время пандемии COVID-19 можно было не подписывать товарные накладные, чтобы избежать заболевания (такие изменения были внесены и в нормативные акты). Можно ли сейчас не подписывать товарные накладные и в каких случаях?
Документы
08:48, 11. Mar. 2024
Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.
Документы
09:01, 7. Mar. 2024
У предприятия за несколько лет скопилась кредиторская задолженность. Некоторые из кредиторов уже прекратили свою деятельность. Какие документы необходимо подготовить, чтобы можно было осуществить списание кредиторской задолженности?
Документы
08:58, 15. Feb. 2024
Допустимо ли выставление счета-фактуры (как физическим, так и юридическим лицам) без подписи в соответствии с пунктом 1 части 7 статьи 11 Закона "о бухгалтерском учете" (Закон о БУ), ссылаясь на дистанционный договор, заключенный в соответствии с Правилами Кабинета Министров №255 "Правила о дистанционном договоре".
Документы
06:00, 27. Dec. 2023
Часть бухгалтеров воспринимает учетную политику как бремя и считает, что она нужна только контролирующим органам. На самом деле это отличный помощник в повседневной работе и сотрудничестве с контрольными службами и служит справочником для молодых бухгалтеров. Что является важнейшими составляющими политики бухгалтерского учета?
Документы
09:00, 11. Dec. 2023
Чтобы знать, как долго нужно хранить табели учета рабочего времени, сначала нужно понять, как классифицировать этот документ и для какой цели он мог бы служить в дальнейшем. Поэтому изучаем требования и рабочих, и бухгалтерских, и архивных нормативных актов.
Документы
08:59, 8. Dec. 2023
Самоуправление просит выписать счет, указав в нем банковский счет самоуправления. Такая просьба обосновывается проверками Государственного контроля. Есть ли нормативный акт, который гласит, что при выставлении счета самоуправлению в нем обязательно должен быть указан банковский счет?
Документы
09:32, 7. Dec. 2023
Сейчас товарооборот в Европейском союзе (ЕС) связан с обменом большого объема информации между предприятиями и компетентными учреждениями, который по-прежнему в большом размере происходит в бумажном формате. Рассмотрим два аспекта, которые важны в достижении цели грузоперевозок и дигитализации логистики как в ЕС, так и за его пределами.
Документы
08:46, 29. Nov. 2023
Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?
Документы
12:00, 21. Nov. 2023
Предприятие, зарегистрированный плательщик налога на добавленную стоимость (НДС), используя портал объявления ss.lv, приобрело дрова у физического лица, которое зарегистрировало хозяйственную деятельность (не является плательщиком НДС). В момент сделки предприятие получило от продавца зарегистрированную в Службе государственных доходов (СГД) подтверждающую сделку квитанцию. Какие отчеты предприятие, покупатель дров, должно представить в СГД?
Документы
08:45, 20. Okt. 2023
Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.
Документы
08:00, 4. Okt. 2023
