Кассовая книга в электронной среде
2022-02-15
Служба государственных доходов
Новый Закон “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) предусматривает, что предприятие имеет право во внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить подпись электронным подтверждением. Как применить этот порядок к оформлению кассовых документов? Что такое электронное подтверждение? Как обеспечить сохранение документов в электронной форме? Рассмотрим ситуацию читателя!
Читатель спрашивает
В ресторанах предприятия кассовые книги, в том числе приходные и расходные ордеры, руководители ресторана (кассиры) подготавливают в файле "Excel" (каждый ресторан свой файл за каждый месяц). Единственными кассовыми операциями являются поступления от кассового аппарата и передача денежных средств для инкассации или внесение на счет предприятия, редко – выдача авансовых расчетов для хозяйственной деятельности или авансов работникам ресторана. В программу бухгалтерского учета кассовая книга или приходные и расходные ордеры не заводятся, а только проводки и суммы из кассовой книги, подготовленной в файле "Excel". Однако для выполнения правил о подписях в кассовой книге руководители (кассиры) ресторана всё распечатывают, подписывают и доставляют в бухгалтерию. Для экономии времени и ресурсов, начиная с 2022 года, предприятие желает прекратить распечатывать и подписывать кассовые книги, а также (желательно) приходные и расходные ордеры, поскольку, согласно новым правилам, более нет требования о наличии подписи ответственного бухгалтера или руководителя на них. Новый Закон о БУ определяет: предприятие имеет право на внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить подпись электронным подтверждением. Вопросы:
- Кассовая книга и ордеры, подготовленные в файле “Excel”, могут считаться документом, подготовленным в электронной форме, и подписываться электронным подтверждением?
- Можно ли электронным подтверждении считать также пароль, с которым можно получить доступ к файлу “Excel”, присвоенный только бухгалтеру и руководителю ресторана (кассиру)? Как его следует подписывать или оформлять?
- Разрешается ли вести и хранить кассовую книгу частично на бумаге, частично в электронной форме? Например, в электронной форме ведется кассовая книга, приходные ордеры, подготовленные согласно данным отчета Z, и расходные ордеры на передачу наличных денег инкассанту или внесение на счет предприятия (в этом случае документы, подтверждающие денежный взнос и выплату, сохраняются в отдельных регистрах с указанием даты и порядковых номеров). Все прочие приходно-расходные ордеры, когда получателем или выдавшим денежные средства является другое лицо (в том числе, работник предприятия), оформляются и хранятся на бумаге.
- Если кассовые книги, подготовленные в файле “Excel”, сохраняются на бухгалтерском компьютере или на сервере в отдельных папках, соответствует ли это правилам хранения электронных документов?
К сожалению, в законах не говорится, как действовать в ситуации, когда нет оправдательного документа – счет или кассовый чек утерян или же не выдан. Так, сотрудник забронировал на сайте Booking.com отель для командировки в Италии по банковской карте компании. Счета нет, и получить его невозможно. Как правильно провести такие расходы? Нужно ли писать какую-то бухгалтерскую справку? Следует ли применять подоходный налог с предприятий, если невозможно получить оправдательный документ и о сделке свидетельствует только оплата в банке?
Документы
09:13, 18. Sep. 2023
Предприятие, зарегистрированное в Европейском союзе (ЕС) и являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС) в своем государстве, покупает товары в Латвии и самостоятельно вывозит их из Латвии как на самолете, совершая полет из Латвии в свое государство, так и с принадлежащим предприятию сухопутным транспортным средством. В этой ситуации не оформляется международная товарно-транспортная накладная (CMR). Как оформлять документы на транспортировку товаров в такой ситуации? Имеет ли латвийское предприятие право к такой сделке применить ставку НДС в размере 0%? Какие документы можно использовать для обоснования 0% ставки?
Документы
09:31, 22. Aug. 2023
Постепенно, но необратимо, Европейский Союз, в том числе и Латвия, движется в сторону э-счетов. Однако понимание того, что такое э-счета, а что нет, все еще неполное. Поэтому начнем с самого начала – узнаем, что же такое э-счета на самом деле и как обстоят дела с их внедрением в Латвии у предприятий государственного и частного секторов.
Документы
09:30, 16. Aug. 2023
При осуществлении предпринимательской деятельности любое физическое или юридическое лицо хотя бы один раз от партнера по сделке получало письмо с составленным бухгалтерией актом сравнения с просьбой его подтвердить. Конечно, бухгалтерская система каждого предпринимателя упорядочена и приспособлена для конкретной сферы, и не все предприятия обмениваются актами сравнения по осуществленным сделкам, особенно если сделки являются успешными и нет просроченных платежей. Является ли подготовка и отправка сравнительных актов бухгалтерского учета обязательной, и почему они вообще необходимы?
Документы
09:26, 12. Jūl. 2023
Получен электронный документ в формате XML, который считывается в бухгалтерской программе. Служба государственных доходов (СГД) просит прислать документ, подтверждающий сделку. Нужно ли отправлять этот документ СГД в формате XML?
Документы
08:00, 18. Mai. 2023
Предприятие проводит сравнение взаимных расчетов с клиентами – каковы обязательные реквизиты в таком акте? Необходимо ли указывать регистрационный номер предприятия, с которым производится сравнение? Какой законодательный акт это определяет?
Документы
09:55, 9. Mai. 2023
С 2025 года в Латвии планируется ввести обязательное использование электронных счетов между коммерсантами, а также коммерсантами и государственными учреждениями и учреждениями самоуправлений, таким образом достигая удобной подготовки и хранения однородных документов, более быстрого и надежного оборота информации между коммерсантами, а также одновременной передачи данных налоговой администрации, которая в дальнейшем не будет нуждаться в затребовании информации от налогоплательщиков.
Документы
08:47, 2. Mai. 2023
Руководство предприятия желает проводить ежегодную инвентаризацию. Как создать комиссию, ответственную за процесс инвентаризации?
Документы
09:00, 28. Apr. 2023
Компания выписывает счет/накладную на купленный клиентом товар. Обязательно ли в счете/накладной сумма к оплате должна быть указана словами?
Документы
09:00, 4. Apr. 2023
Если основные средства исключаются из бухгалтерского учета предприятия, нужно ли сохранять карточки основных средств и документы, связанные с созданием основных средств?
Документы
08:00, 2. Mar. 2023
Сколько лет и в какой форме должен храниться акт об уничтожении документа для самозанятого или крестьянского хозяйства, ведущего бухгалтерский учет по системе простой записи?
Документы
09:00, 19. Jan. 2023
Получены внешние услуги информационных технологий. Всегда ли заказчик услуги должен составлять акт приема-сдачи исполнителю за выполненную работу? Какими нормативными актами это регулируется?
Документы
09:00, 17. Nov. 2022
Бухгалтеры любят порядок, а правила меняются, поэтому и введенный порядок время от времени приходится пересматривать и менять. Например, все ли подготовленные на предприятии документы являются обязательными в бухгалтерском учете? Соответствует ли текущий порядок требованиям нормативных актов? Как актуализировать документы бухгалтерского учета?
Документы
09:00, 14. Nov. 2022
Живя в цифровой эпохе и стремясь упростить взаимодействие между предпринимателем и его клиентом, чаще всего именно процедура выставления счетов создает наибольшую сложность и наибольшую административную нагрузку. С другой стороны, будучи в роли покупателей, мы беспокоимся, будет ли гарантия товара в силе, если счет получен как вложение в электронном письме без подписи. Как оформить счет за покупку в интернет-магазине? Какие требования должны быть выполнены?
Документы
08:00, 26. Sep. 2022
При подготовке сообщения работодателя в нем должна быть заполнена графа 10 "Дата осуществления обязательных взносов". Что и в каких случаях необходимо указывать в этой графе?
Документы
12:54, 2. Sep. 2022
