Новый Закон “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) предусматривает, что предприятие имеет право во внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить подпись электронным подтверждением. Как применить этот порядок к оформлению кассовых документов? Что такое электронное подтверждение? Как обеспечить сохранение документов в электронной форме? Рассмотрим ситуацию читателя!

Читатель спрашивает

В ресторанах предприятия кассовые книги, в том числе приходные и расходные ордеры, руководители ресторана (кассиры) подготавливают в файле "Excel" (каждый ресторан свой файл за каждый месяц). Единственными кассовыми операциями являются поступления от кассового аппарата и передача денежных средств для инкассации или внесение на счет предприятия, редко – выдача авансовых расчетов для хозяйственной деятельности или авансов работникам ресторана. В программу бухгалтерского учета кассовая книга или приходные и расходные ордеры не заводятся, а только проводки и суммы из кассовой книги, подготовленной в файле "Excel". Однако для выполнения правил о подписях в кассовой книге руководители (кассиры) ресторана всё распечатывают, подписывают и доставляют в бухгалтерию. Для экономии времени и ресурсов, начиная с 2022 года, предприятие желает прекратить распечатывать и подписывать кассовые книги, а также (желательно) приходные и расходные ордеры, поскольку, согласно новым правилам, более нет требования о наличии подписи ответственного бухгалтера или руководителя на них. Новый Закон о БУ определяет: предприятие имеет право на внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить подпись электронным подтверждением. Вопросы:

  • Кассовая книга и ордеры, подготовленные в файле “Excel”, могут считаться документом, подготовленным в электронной форме, и подписываться электронным подтверждением?
  • Можно ли электронным подтверждении считать также пароль, с которым можно получить доступ к файлу “Excel”, присвоенный только бухгалтеру и руководителю ресторана (кассиру)? Как его следует подписывать или оформлять?
  • Разрешается ли вести и хранить кассовую книгу частично на бумаге, частично в электронной форме? Например, в электронной форме ведется кассовая книга, приходные ордеры, подготовленные согласно данным отчета Z, и расходные ордеры на передачу наличных денег инкассанту или внесение на счет предприятия (в этом случае документы, подтверждающие денежный взнос и выплату, сохраняются в отдельных регистрах с указанием даты и порядковых номеров). Все прочие приходно-расходные ордеры, когда получателем или выдавшим денежные средства является другое лицо (в том числе, работник предприятия), оформляются и хранятся на бумаге.
  • Если кассовые книги, подготовленные в файле “Excel”, сохраняются на бухгалтерском компьютере или на сервере в отдельных папках, соответствует ли это правилам хранения электронных документов?