Кассовая книга в электронной среде
2022-02-15
Служба государственных доходов
Новый Закон “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) предусматривает, что предприятие имеет право во внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить подпись электронным подтверждением. Как применить этот порядок к оформлению кассовых документов? Что такое электронное подтверждение? Как обеспечить сохранение документов в электронной форме? Рассмотрим ситуацию читателя!
Читатель спрашивает
В ресторанах предприятия кассовые книги, в том числе приходные и расходные ордеры, руководители ресторана (кассиры) подготавливают в файле "Excel" (каждый ресторан свой файл за каждый месяц). Единственными кассовыми операциями являются поступления от кассового аппарата и передача денежных средств для инкассации или внесение на счет предприятия, редко – выдача авансовых расчетов для хозяйственной деятельности или авансов работникам ресторана. В программу бухгалтерского учета кассовая книга или приходные и расходные ордеры не заводятся, а только проводки и суммы из кассовой книги, подготовленной в файле "Excel". Однако для выполнения правил о подписях в кассовой книге руководители (кассиры) ресторана всё распечатывают, подписывают и доставляют в бухгалтерию. Для экономии времени и ресурсов, начиная с 2022 года, предприятие желает прекратить распечатывать и подписывать кассовые книги, а также (желательно) приходные и расходные ордеры, поскольку, согласно новым правилам, более нет требования о наличии подписи ответственного бухгалтера или руководителя на них. Новый Закон о БУ определяет: предприятие имеет право на внутреннем оправдательном документе, если он подготовлен в электронной форме, заменить подпись электронным подтверждением. Вопросы:
- Кассовая книга и ордеры, подготовленные в файле “Excel”, могут считаться документом, подготовленным в электронной форме, и подписываться электронным подтверждением?
- Можно ли электронным подтверждении считать также пароль, с которым можно получить доступ к файлу “Excel”, присвоенный только бухгалтеру и руководителю ресторана (кассиру)? Как его следует подписывать или оформлять?
- Разрешается ли вести и хранить кассовую книгу частично на бумаге, частично в электронной форме? Например, в электронной форме ведется кассовая книга, приходные ордеры, подготовленные согласно данным отчета Z, и расходные ордеры на передачу наличных денег инкассанту или внесение на счет предприятия (в этом случае документы, подтверждающие денежный взнос и выплату, сохраняются в отдельных регистрах с указанием даты и порядковых номеров). Все прочие приходно-расходные ордеры, когда получателем или выдавшим денежные средства является другое лицо (в том числе, работник предприятия), оформляются и хранятся на бумаге.
- Если кассовые книги, подготовленные в файле “Excel”, сохраняются на бухгалтерском компьютере или на сервере в отдельных папках, соответствует ли это правилам хранения электронных документов?
Сотрудник предприятия приобрел топливо на автоматической автозаправочной станции (АЗС) с использованием наличных. С продавцом горючего не заключен договор о сотрудничестве, и предприятию не выдана топливная карта, в связи с чем не поступает сводка о приобретенном в предыдущем периоде горючем. Действителен ли чек свыше 30 евро, выданный на автоматической АЗС, для вычета налога на добавленную стоимость (НДС)?
Документы
08:00, 8. Okt. 2024
Самозанятое лицо, ведущее бухгалтерский учет по системе простой записи, выращивает мясной скот. При продаже скота предприятиям самозанятое лицо подготавливает накладную, подписываемую в месте выдачи товаров. Считается ли накладная, которая будет подписана в месте передачи товаров надежной электронной подписью, содержащей временную печать, как оправдательным документом, так и документом поставки товаров?
Документы
08:00, 4. Okt. 2024
Уже несколько лет мы получаем в бухгалтерии документы как в бумажной, так и в электронной форме. На каждом предприятии установлен порядок документооборота. Когда год завершился, годовой отчет подготовлен и представлен, то в очередной раз думаем об архиве.
Документы
09:23, 27. Sep. 2024
В каких случаях в оправдательных документах должны быть реквизиты компании на счете (чеке), в каких – к чеку без полных реквизитов обязательно должна прилагаться квитанция со всеми реквизитами, а в каких – недостающие в чеке реквизиты могут быть дописаны от руки (продавцом или же самим предприятием)?
Документы
08:39, 16. Sep. 2024
Учитывая, что основной деятельностью склада является получение, хранение и отгрузка товаров, важно вести учет товаров, который помогает контролировать и знать потоки товаров. Для обеспечения по возможности полного и корректного учета потока товаров на складе и в бухгалтерском учете необходимы оправдательные документы. Какие документы помогают доказать транспортировку товаров?
Документы
08:57, 19. Aug. 2024
Какие документы необходимо подготовить, чтобы товаросопроводительные документы можно было отправлять в электронном виде после доставки товаров?
Документы
08:53, 17. Jūl. 2024
В какой период времени необходимо заменить реквизиты в счетах при смене юридического адреса? Какие последствия могут наступить, если компания не выставит корректный счет?
Документы
09:32, 1. Jūl. 2024
Предприятие, имеющее лицензию на оптовую торговлю алкогольными напитками, планирует увезти товар (алкогольные напитки) для дегустации клиенту, имеющему лицензию на розничную торговлю. Как корректно оформить эту сделку в бухгалтерии?
Документы
08:33, 20. Jūn. 2024
Компания закупила в магазине строительные материалы. Расчет по ним производился на кассе магазина при получении чека. В каких случаях обоснованием поставки товара является чек, а в каких – накладная?
Документы
12:22, 7. Jūn. 2024
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024
Может ли компания выставлять счета на разных языках и в разной валюте?
Документы
11:30, 14. Mar. 2024
Во время пандемии COVID-19 можно было не подписывать товарные накладные, чтобы избежать заболевания (такие изменения были внесены и в нормативные акты). Можно ли сейчас не подписывать товарные накладные и в каких случаях?
Документы
08:48, 11. Mar. 2024
Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.
Документы
09:01, 7. Mar. 2024
