Паспортные данные работодателю знать не нужно
2019-05-23
Иева Калве, Dr.oec., специалист по организационному и документационному управлению
С 1992 года, когда для идентификации людей в Латвии были введены персональные коды, работодателю больше не нужно собирать паспортные данные работников, и ни один нормативный акт не требует указания или внесения их в документы персонала и управления.
Несмотря на то, что изменения в силе уже более 25 лет, латвийцы не сдаются – продолжают без надобности собирать информацию о паспортных данных, и одновременно жаловаться на большой объем работы и регламент о защите данных. В качестве абсолютно неопровержимого аргумента упоминают, что некоторые бланки (полномочий и другие) имеют место для этих данных.
Следует помнить две вещи: нет ни одного обязательного бланка, и, к сожалению, нет гарантии того, что бланки, доступные в магазинах канцелярских товаров, встроенные в компьютерные программы или находящиеся в свободном доступе в интернете, являются правильными и актуальными. И поэтому мы продолжаем слепо, но усердно работать над сбором, хранением и обработкой ненужной информации.
Еще один привычный вопрос или скорее отговорка – как отличить одного от другого, например, двух Янисов Берзиньшей? Об этом – далее в статье.
Что установлено в нормативных актах?
В части 2 статьи 40 Закона “О труде” (ЗТ) перечислена указываемая в трудовом договоре информация, в том числе, персональный код, а по поводу паспорта или другого удостоверяющего личность документа нет ни слова.
В свою очередь, в части 1 статьи 35 ЗТ, где говорится о подготовке трудового договора, говорится, что работник должен предъявить свой удостоверяющий личность документ, однако нет указания какой именно, так как на данный момент в Латвии у человека может быть как паспорт, так и удостоверение личности, также нет требования копировать, сканировать или иным образом фиксировать указанную в нем информацию (номер, срок годности и т.п.).
Таким образом, нормативные акты, связанные с трудовыми отношениями, не требуют ни сбора такой информации, ни копирования или сканирования личных документов, ни контроля сроков годности, что иногда делается в компаниях.
Что произойдет, если строка с паспортными данными будет удалена из привычных бланков или не заполнена? Ничего! Потому что они, по сути, не нужны. Конечно, исключение состоит в том, что эти цифры и даты важны для внутренних записей в органе выдачи этих документов, но эта информация больше никому не нужна. Чем раньше мы откажемся от сбора ненужной информации, тем лучше.
Как заполнить период получения доходов в сообщении о выплаченных физическому лицу суммах?
Делопроизводство
09:06, 30. Aug. 2024
Неотъемлемой составной частью любой коммерческой деятельности являются различные виды активов или материальных ценностей, например, оборудование, основные средства, инвентарь, запасы и денежные средства. Иногда в процессе ежедневной работы вследствие сознательных или неосознанных действий лиц материальные ценности портятся, ломаются или совершаются какие-либо другие действия, уменьшающие их объем и/или стоимость. Кто за это отвечает?
Делопроизводство
08:56, 1. Jūl. 2024
В каких случаях при подаче в Службу государственных доходов сведений о работополучателях в отношении одного работника должно быть указано несколько кодов? Каковы их сочетания?
Делопроизводство
08:33, 30. Nov. 2023
Предприятие должно представить Службе государственных доходов (СГД) сведения о работополучателях. В отчете указываются комбинации кодов сведений – коды "11" и "81", если работник начинает трудовые отношения, и коды "21" и "82" в случае прекращения трудовых отношений. Можно ли указывать комбинации кодов в отчете? Какие коды следует указывать при начале и прекращении трудовых отношений? Когда используются коды "53", "54", "55", "56"?
Делопроизводство
08:00, 29. Sep. 2023
Бухгалтер заключил трудовой договор как наемный работник с несколькими предприятиями. При выполнении трудовых обязанностей используется личный компьютер и лицензированные компьютерные программы, которые он приобрел. Не является ли в такой ситуации бухгалтер поставщиком внешней услуги?
Делопроизводство
08:21, 14. Jūl. 2023
Вопрос о регистрации листов нетрудоспособности. В настоящее время мы автоматически импортируем листы нетрудоспособности из Системы электронного декларирования (СЭД) Службы государственных доходов (СГД) в систему бухгалтерского учета с номерами, присвоенными в СЭД СГД, и распечатываем их. По-прежнему ли нужно регистрировать эти листы нетрудоспособности в отдельном журнале или достаточно их распечатать? Должны ли электронные листы нетрудоспособности также храниться в течение пяти лет?
Делопроизводство
09:00, 10. Mar. 2021
В научном учреждении работник работает экономистом. Согласно Закону “О научной деятельности” на шесть лет его избирают в качестве исследователя / ведущего исследователя / ассистента. В трудовой договор работника включены две должности, в том числе одна должность на неопределенный период времени, а другая – избранная должность на определенное время – является дополнительной работой. Нужно ли в этом случае писать два описания должности? Или можно объединить их в одну должностную инструкцию?
Делопроизводство
08:53, 6. Jūn. 2019
С момента введения портала э-здоровье и доступности больничных листов в электронном виде на нашем предприятии, а также у других образовались проблемы с получением больничных листов в Системе электронного декларирования (СЭД) Службы государственных доходов (СГД). Как минимум 5-6 раз в год, когда работник заболевает и его врач открывает и даже закрывает больничный лист А, он не виден в СЭД СГД. В свою очередь работник, заходя в свой профиль на портале э-здоровье, видит как открытый больничный лист А, так и В. Скажите, когда этот вопрос будет приведен в порядок, и почему наблюдаются такие несоответствия? Это задерживает расчеты заработной платы на предприятии, а работнику – получение больничных денег.
Делопроизводство
08:27, 28. Mai. 2019
Работнику, который застрахован по всем видам социального страхования, 26 мая присваивается статус пенсионера. Какую ставку обязательных взносов государственного социального страхования (ОВГСС) применять в период с 26 по 3 мая – 21,31% или 24,09%? Или же можно также за весь май применять ставку 24,09%?
Делопроизводство
08:46, 22. Mai. 2019
В то время, когда предоставление, сбор и обобщение информации в электронной форме все чаще используются на добровольной основе не только в частных организациях, но и в государственных учреждениях, странно получать характерное для “прошлого века” регламентирование хранения документов, но, к сожалению, это является обязательным для всех организаций и, следовательно, его нужно соблюдать.
Делопроизводство
08:00, 8. Mar. 2019
На многих предприятиях уже успешно введено самообслуживание в электронной форме, на протяжении многих лет разработаны внутренние правила, однако существуют вещи, о которых все еще многие не задумались. Например, заявление на отпуск или по другим вопросам персонала можно обращаться и по электронной почте. Как происходит оборот информации в этом случае?
Делопроизводство
09:00, 15. Aug. 2018
Согласно поправкам в части 2 статьи 10 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ), срок хранения подготовленных до 1998 года (включительно) оправдательных документов о рассчитанной работникам месячной заработной плате с распределением по годам и месяцам составляет 75 лет, а для подготовленных начиная с 1999 года и позднее документов – 10 лет. Как правильно уничтожить заархивированные карточки личных счетов сотрудников за 2000 – 2006 годы, так как, согласно поправкам, для них в декабре завершится срок хранения (документы сшиты, учтены и сложенные в папки хранятся в архиве общества с ограниченной ответственностью (ООО))?
Делопроизводство
11:00, 27. Dec. 2017
Есть ли у работодателя право или обязанность требовать объяснения? Когда и как запрашиваются объяснительные? Обязан ли работник их предоставить?
Делопроизводство
09:00, 11. Okt. 2017
Должно ли общество с ограниченной ответственностью (ООО), согласно примерному перечню сроков хранения типовых Документов персонала Национального архива Латвии, хранить распоряжения о заграничных командировках, если они не разделяются отдельно от распоряжений о командировках по территории Латвии, для которых установлен 5-летний срок хранения? Каково юридическое обоснование установки такого срока хранения для распоряжений о заграничных командировках?
Делопроизводство
14:30, 4. Okt. 2017
