Начался 2021 год, и в организациях, как каждый год, началось создание новых дел. Эти дела со временем накапливаются, полки заполняются, электронные документы занимают память на сервере, а места для новых документов нет. А затем неизбежно нужно начинать архивировать или уничтожать документы.

Для большей ясности сроков хранения документов и случайного неуничтожения документов с архивной ценностью нужно выявить нормативные акты, в которых установлены конкретные сроки хранения документов. Следует отметить, что сроки хранения документов распространяются как на бумажные, так и на электронные документы. Если кто-либо забыл, что такое архивная ценность документов, то следует заглянуть в Закон "Об архивах", в статье 8 которого это установлено. Упомянутая статья относится также к юридическим и физическим лицам частного права.

Документы с архивной ценностью

При оценке срока хранения любого документа в качестве основного нормативного акта нужно рассматривать Закон "Об архивах". В пункте 1 части 1 статьи 5 этого закона определено, что юридические или физические лица частного права, осуществляющие хозяйственную деятельность или осуществляющие занятость других физических лиц на основании трудового договора, договора подряда или авторского договора, должны сохранять документы с архивной ценностью – документы, удостоверяющие ход работы лица, а также документы обучаемых лиц. В свою очередь, пунктом 2 части 1 статьи 1 определено, что если эти лица просят выдать справки и удостоверенные производные документов, например, копии, выписки, то это обязательно должно быть обеспечено.

Если справки выдаются бывшим работникам, то в качестве наименования документа указывается “Архивная справка”. В свою очередь при выдаче бывшему работнику производных документов, он должен быть удостоверен в порядке, установленном Правилами Кабинета министров (КМ) №558 “Порядок разработки и оформления документов”. Под свидетельством может быть указано, в каком архиве или файле находится подлинник документа, так как все эти документы могут быть выданы как в бумажной, так и в электронной форме.

Бухгалтерские и налоговые документы

Связанные с бухгалтерией и налогами документы являются одними из наиболее важных и существенных в деятельности организации, поэтому особенно важно хранить эти документы в соответствии с нормативными актами.

В Законе “О бухгалтерском учете” (Закон о БУ) определено, какие бухгалтерские документы хранятся в архиве и как долго. В соответствии со статьей 10 Закона о БУ, оправдательные документы, регистры бухгалтерского учета, инвентаризационные описи, годовые отчеты и документы по организации бухгалтерского учета предприятия систематизируются и хранятся в архиве предприятия.

Срок хранения:

  • годовых отчетов – до реорганизации или прекращения деятельности предприятия, настолько, насколько другими нормативными актами не установлено иное;
  • инвентаризационных описей, регистров бухгалтерского учета и документов по организации бухгалтерского учета – 10 лет;
  • оправдательных документов о рассчитанной работникам месячной заработной плате (оплате труда) с разбивкой по годам и месяцам, дата которых раньше 1 января 1999 года – 75 лет, а документов, дата которых 1 января 1999 года или позже – 10 лет;
  • прочих оправдательных документов – до дня, пока они необходимы для выполнения требований об отслеживаемости хода хозяйственной сделки, но не менее 5 лет.

Такой же срок хранения данных должен быть обеспечен, если учет ведется в электронной форме.

В свою очередь, в Законе "О налогах и пошлинах" (Закон о НП) установлен срок хранения для документов, на основании которых производятся расчеты налогов.