Как преобразовать документы бухгалтерского учета из бумажного формата в электронный? И разве оцифрованные документы не теряют свою юридическую силу и продолжают быть доказательством совершенной сделки? Что делать с бумагами после оцифровки документа? Давайте рассмотрим несколько примеров.

С переходом на новый Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ) в нем были сохранены все предыдущие условия о преобразовании документов бухгалтерского учета в электронный формат и уничтожении бумажных экземплляров, но теперь эта информация в новой редакции содержится в статье 29.

Процесс дигитализации

В Законе о БУ перечислено несколько типов документов бухгалтерского учета, которые преобразуются в электронный формат и их оригиналы уничтожаются, но в качестве самых популярных, по-прежнему, можно упомянуть оправдывающие расходы документы, или всем знакомые счета, чеки и накладные. В настоящее время счета чаще всего приходят в формате PDF, а чеки и накладные – по-прежнему в бумажной форме, хотя закон также позволяет создавать их в электронном виде. И хотя накладная является сопроводительным документом на товары, она по-прежнему выполняет две роли – является еще и расчетным документом для бухгалтерии.

Если предприятие не перешло на электронные или цифровые процессы в обороте счетов, бухгалтеры часто должны распечатывать PDF-файлы, чтобы хранить их в установленном Законом о БУ порядке. По мере того, как процесс переходит в цифровую среду, это обеспечивает, что PDF-файлы больше не нужно распечатывать, они хранятся в электронном архиве, а полученные бумажные документы – квитанции, счета и накладные, которые позже были оцифрованные, могут быть уничтожены.