Новый порядок хранения документов бухгалтерского учета
2021-11-08
Анда Зиемеле, сертифицированный бухгалтер, член правления Ассоциации сертифицированных бухгалтеров Латвийской Республики, аналитик систем бухгалтерского учета ООО "Jumis Pro"
С каждым днем приближаемся к тому моменту, когда 1 января 2022 года вступит в силу новый Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ). Мы продолжаем его исследовать! На этот раз рассмотрим хранение документов бухгалтерского учета, уделяя особое внимание документам в электронном формате.
По сравнению с действующим законом, в новом Законе о БУ требования четко определены, а также требования архивирования и хранения описаны единообразно.
Место хранения данных
Для электронных и бумажных бухгалтерских документов установлены разные требования к виду хранения. Документы на бумажном носителе, как и до сих пор, хранятся на территории Латвии. Нормы нового закона более расширены, с указанием также места хранения электронных документов – на территории Латвии или другой страны-участницы Европейского Союза (ЕС) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом ЕС 2018/1807 о свободной торговле в Европейском союзе. Напоминаю, что хранение личных данных допускается также на территориях третьих государств. Регламентом 2016/679 о защите физических лиц в отношении обработки личных данных и свободного обращения таких данных (общий Регламент защиты данных) установлено, что данные должны храниться в ЕС (это распространяется также на облачные ресурсы), в свою очередь решение комиссии о достаточности (Privacy Shield) определяет, как передать данные и хранить их за пределами территории ЕС (распространяется также на облачные ресурсы). Если предприятие третьего государства находится в списке государств, указанных в решении Европейской комиссии, то там также есть право хранить данные.
В результате возникает ситуация, когда специальный бухгалтерский закон сужает требования Регламента в сфере хранения личных данных. Бухгалтерский учет больше не отделим от обработки личных данных, так как в некоторых транзакциях физическое лицо должно раскрывать личные данные, чтобы соответствовать требованиям нового закона, а программы обработки персонала, которые ведут учет сотрудников, часто включаются в программу бухгалтерского учета. В соответствии с Регламентом данные работников могут храниться в определенных облачных ресурсах, которые находятся в третьих странах, а нормативные акты бухгалтерского учета ограничивают хранение данных, устанавливая их размещение только в облачных ресурсах.
Данные предприятия могут храниться в "облаке", так как это дешевле, чем приобретать дополнительные серверы для хранения данных (что будет не только административной, но и финансовой нагрузкой) или дорогой компьютер с большим жестким диском. Существуют руководители компаний, которые по-прежнему считают, что данные, хранящиеся на компьютере, находятся в безопасности. Поэтому следует учитывать, что если на предприятии для хранения документов используется только портативный компьютер, то в момент, когда работник улетает с этим компьютером в какое-либо третье государство, будет нарушен закон, так как данные больше не будут храниться на территории ЕС.
Разрешение на использование документов
В новом законе определено, что документы бухгалтерского учета предприятия физические и юридические лица могут использовать только с разрешения руководителя предприятия. Эти документы могут быть изъяты из предприятия только в установленных законами случаях (Закон “О Службе государственных доходов”, Закон "Об административной ответственности", Закон "Об уголовном процессе" и другие, а также специальные Правила Кабинета министров (КМ), которыми будут разъяснены нормы Закона о БУ, в настоящее время – Правила КМ №585 “Правила ведения и организации бухгалтерского учета”). Этот новый порядок должен быть внесен в политику бухгалтерского учета и должен быть оговорен порядок доступа к бухгалтерским документам предприятия и работы с ними, в каком виде руководитель предприятия выдает такое разрешение, насколько часто разрешение выдается. Следует напомнить, что в политику бухгалтерского учета должна быть внесена информация о доступе, как к бумажным, так и к электронным документам. При разработке инструкции по доступу необходимо помнить, что на предприятии меняются работники. Это означает, что следует оговорить и то, в каких случаях прекращается и/или запрещается доступ к документам.
Сейчас товарооборот в Европейском союзе (ЕС) связан с обменом большого объема информации между предприятиями и компетентными учреждениями, который по-прежнему в большом размере происходит в бумажном формате. Рассмотрим два аспекта, которые важны в достижении цели грузоперевозок и дигитализации логистики как в ЕС, так и за его пределами.
Документы
08:46, 29. Nov. 2023
Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?
Документы
12:00, 21. Nov. 2023
Предприятие, зарегистрированный плательщик налога на добавленную стоимость (НДС), используя портал объявления ss.lv, приобрело дрова у физического лица, которое зарегистрировало хозяйственную деятельность (не является плательщиком НДС). В момент сделки предприятие получило от продавца зарегистрированную в Службе государственных доходов (СГД) подтверждающую сделку квитанцию. Какие отчеты предприятие, покупатель дров, должно представить в СГД?
Документы
08:45, 20. Okt. 2023
Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.
Документы
08:00, 4. Okt. 2023
К сожалению, в законах не говорится, как действовать в ситуации, когда нет оправдательного документа – счет или кассовый чек утерян или же не выдан. Так, сотрудник забронировал на сайте Booking.com отель для командировки в Италии по банковской карте компании. Счета нет, и получить его невозможно. Как правильно провести такие расходы? Нужно ли писать какую-то бухгалтерскую справку? Следует ли применять подоходный налог с предприятий, если невозможно получить оправдательный документ и о сделке свидетельствует только оплата в банке?
Документы
09:13, 18. Sep. 2023
Предприятие, зарегистрированное в Европейском союзе (ЕС) и являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС) в своем государстве, покупает товары в Латвии и самостоятельно вывозит их из Латвии как на самолете, совершая полет из Латвии в свое государство, так и с принадлежащим предприятию сухопутным транспортным средством. В этой ситуации не оформляется международная товарно-транспортная накладная (CMR). Как оформлять документы на транспортировку товаров в такой ситуации? Имеет ли латвийское предприятие право к такой сделке применить ставку НДС в размере 0%? Какие документы можно использовать для обоснования 0% ставки?
Документы
09:31, 22. Aug. 2023
Постепенно, но необратимо, Европейский Союз, в том числе и Латвия, движется в сторону э-счетов. Однако понимание того, что такое э-счета, а что нет, все еще неполное. Поэтому начнем с самого начала – узнаем, что же такое э-счета на самом деле и как обстоят дела с их внедрением в Латвии у предприятий государственного и частного секторов.
Документы
09:30, 16. Aug. 2023
При осуществлении предпринимательской деятельности любое физическое или юридическое лицо хотя бы один раз от партнера по сделке получало письмо с составленным бухгалтерией актом сравнения с просьбой его подтвердить. Конечно, бухгалтерская система каждого предпринимателя упорядочена и приспособлена для конкретной сферы, и не все предприятия обмениваются актами сравнения по осуществленным сделкам, особенно если сделки являются успешными и нет просроченных платежей. Является ли подготовка и отправка сравнительных актов бухгалтерского учета обязательной, и почему они вообще необходимы?
Документы
09:26, 12. Jūl. 2023
Получен электронный документ в формате XML, который считывается в бухгалтерской программе. Служба государственных доходов (СГД) просит прислать документ, подтверждающий сделку. Нужно ли отправлять этот документ СГД в формате XML?
Документы
08:00, 18. Mai. 2023
Предприятие проводит сравнение взаимных расчетов с клиентами – каковы обязательные реквизиты в таком акте? Необходимо ли указывать регистрационный номер предприятия, с которым производится сравнение? Какой законодательный акт это определяет?
Документы
09:55, 9. Mai. 2023
С 2025 года в Латвии планируется ввести обязательное использование электронных счетов между коммерсантами, а также коммерсантами и государственными учреждениями и учреждениями самоуправлений, таким образом достигая удобной подготовки и хранения однородных документов, более быстрого и надежного оборота информации между коммерсантами, а также одновременной передачи данных налоговой администрации, которая в дальнейшем не будет нуждаться в затребовании информации от налогоплательщиков.
Документы
08:47, 2. Mai. 2023
Руководство предприятия желает проводить ежегодную инвентаризацию. Как создать комиссию, ответственную за процесс инвентаризации?
Документы
09:00, 28. Apr. 2023
Компания выписывает счет/накладную на купленный клиентом товар. Обязательно ли в счете/накладной сумма к оплате должна быть указана словами?
Документы
09:00, 4. Apr. 2023
Если основные средства исключаются из бухгалтерского учета предприятия, нужно ли сохранять карточки основных средств и документы, связанные с созданием основных средств?
Документы
08:00, 2. Mar. 2023
Сколько лет и в какой форме должен храниться акт об уничтожении документа для самозанятого или крестьянского хозяйства, ведущего бухгалтерский учет по системе простой записи?
Документы
09:00, 19. Jan. 2023