Новый порядок хранения документов бухгалтерского учета
2021-11-08
Анда Зиемеле, сертифицированный бухгалтер, член правления Ассоциации сертифицированных бухгалтеров Латвийской Республики, аналитик систем бухгалтерского учета ООО "Jumis Pro"
С каждым днем приближаемся к тому моменту, когда 1 января 2022 года вступит в силу новый Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ). Мы продолжаем его исследовать! На этот раз рассмотрим хранение документов бухгалтерского учета, уделяя особое внимание документам в электронном формате.
По сравнению с действующим законом, в новом Законе о БУ требования четко определены, а также требования архивирования и хранения описаны единообразно.
Место хранения данных
Для электронных и бумажных бухгалтерских документов установлены разные требования к виду хранения. Документы на бумажном носителе, как и до сих пор, хранятся на территории Латвии. Нормы нового закона более расширены, с указанием также места хранения электронных документов – на территории Латвии или другой страны-участницы Европейского Союза (ЕС) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом ЕС 2018/1807 о свободной торговле в Европейском союзе. Напоминаю, что хранение личных данных допускается также на территориях третьих государств. Регламентом 2016/679 о защите физических лиц в отношении обработки личных данных и свободного обращения таких данных (общий Регламент защиты данных) установлено, что данные должны храниться в ЕС (это распространяется также на облачные ресурсы), в свою очередь решение комиссии о достаточности (Privacy Shield) определяет, как передать данные и хранить их за пределами территории ЕС (распространяется также на облачные ресурсы). Если предприятие третьего государства находится в списке государств, указанных в решении Европейской комиссии, то там также есть право хранить данные.
В результате возникает ситуация, когда специальный бухгалтерский закон сужает требования Регламента в сфере хранения личных данных. Бухгалтерский учет больше не отделим от обработки личных данных, так как в некоторых транзакциях физическое лицо должно раскрывать личные данные, чтобы соответствовать требованиям нового закона, а программы обработки персонала, которые ведут учет сотрудников, часто включаются в программу бухгалтерского учета. В соответствии с Регламентом данные работников могут храниться в определенных облачных ресурсах, которые находятся в третьих странах, а нормативные акты бухгалтерского учета ограничивают хранение данных, устанавливая их размещение только в облачных ресурсах.
Данные предприятия могут храниться в "облаке", так как это дешевле, чем приобретать дополнительные серверы для хранения данных (что будет не только административной, но и финансовой нагрузкой) или дорогой компьютер с большим жестким диском. Существуют руководители компаний, которые по-прежнему считают, что данные, хранящиеся на компьютере, находятся в безопасности. Поэтому следует учитывать, что если на предприятии для хранения документов используется только портативный компьютер, то в момент, когда работник улетает с этим компьютером в какое-либо третье государство, будет нарушен закон, так как данные больше не будут храниться на территории ЕС.
Разрешение на использование документов
В новом законе определено, что документы бухгалтерского учета предприятия физические и юридические лица могут использовать только с разрешения руководителя предприятия. Эти документы могут быть изъяты из предприятия только в установленных законами случаях (Закон “О Службе государственных доходов”, Закон "Об административной ответственности", Закон "Об уголовном процессе" и другие, а также специальные Правила Кабинета министров (КМ), которыми будут разъяснены нормы Закона о БУ, в настоящее время – Правила КМ №585 “Правила ведения и организации бухгалтерского учета”). Этот новый порядок должен быть внесен в политику бухгалтерского учета и должен быть оговорен порядок доступа к бухгалтерским документам предприятия и работы с ними, в каком виде руководитель предприятия выдает такое разрешение, насколько часто разрешение выдается. Следует напомнить, что в политику бухгалтерского учета должна быть внесена информация о доступе, как к бумажным, так и к электронным документам. При разработке инструкции по доступу необходимо помнить, что на предприятии меняются работники. Это означает, что следует оговорить и то, в каких случаях прекращается и/или запрещается доступ к документам.
Давно прошло то время, когда командировки были чем-то особенным, куда отправлялось только руководство. Сейчас командировки сотрудников – вещь само собой разумеющаяся, чего нельзя сказать о командировочных отчетах. На переговорах с руководителями компаний складывается впечатление, что только бухгалтер понимает, что без отчетности нет затрат. К сожалению, до сих пор есть компании, которые считают, что запрашивать отчет о командировке – это прихоть бухгалтера или гадкая месть.
Документы
08:47, 15. Apr. 2024
Предприятие приобретает топливо по топливным картам и в конце месяца получает счет за совершенные покупки. Необходимо ли дополнительно собирать и сохранять чеки на топливо или достаточно налогового счета, который поставщик выписывает в конце месяца?
Документы
08:00, 9. Apr. 2024
Товарищество, не являющееся плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС), сдает в аренду свои дополнительные помещения обществу с ограниченной ответственностью, являющемуся плательщиком НДС. Товарищество выставляет счет за арендную плату и электроэнергию без НДС. В свою очередь счет за электроэнергию от исполнителя услуги (ГАО "Sadales tīkls") товарищество получает с НДС. Арендатор производит оплату напрямую товариществу, а не поставщику услуг. Должно ли товарищество выписывать счет как посредник? Должен ли НДС, примененный фактическим поставщиком услуг, также быть указан в счете, выставленном товариществом?
Документы
09:00, 28. Mar. 2024
Может ли компания выставлять счета на разных языках и в разной валюте?
Документы
11:30, 14. Mar. 2024
Во время пандемии COVID-19 можно было не подписывать товарные накладные, чтобы избежать заболевания (такие изменения были внесены и в нормативные акты). Можно ли сейчас не подписывать товарные накладные и в каких случаях?
Документы
08:48, 11. Mar. 2024
Каждое предприятие обязано в течение определенного срока хранить в архиве бухгалтерские документы. Содержание архива можно доверить как работнику предприятия, так и представителю внешней услуги. Архив необходимо периодически пересматривать и уничтожать документы, у которых истек срок хранения.
Документы
09:01, 7. Mar. 2024
У предприятия за несколько лет скопилась кредиторская задолженность. Некоторые из кредиторов уже прекратили свою деятельность. Какие документы необходимо подготовить, чтобы можно было осуществить списание кредиторской задолженности?
Документы
08:58, 15. Feb. 2024
Допустимо ли выставление счета-фактуры (как физическим, так и юридическим лицам) без подписи в соответствии с пунктом 1 части 7 статьи 11 Закона "о бухгалтерском учете" (Закон о БУ), ссылаясь на дистанционный договор, заключенный в соответствии с Правилами Кабинета Министров №255 "Правила о дистанционном договоре".
Документы
06:00, 27. Dec. 2023
Часть бухгалтеров воспринимает учетную политику как бремя и считает, что она нужна только контролирующим органам. На самом деле это отличный помощник в повседневной работе и сотрудничестве с контрольными службами и служит справочником для молодых бухгалтеров. Что является важнейшими составляющими политики бухгалтерского учета?
Документы
09:00, 11. Dec. 2023
Чтобы знать, как долго нужно хранить табели учета рабочего времени, сначала нужно понять, как классифицировать этот документ и для какой цели он мог бы служить в дальнейшем. Поэтому изучаем требования и рабочих, и бухгалтерских, и архивных нормативных актов.
Документы
08:59, 8. Dec. 2023
Самоуправление просит выписать счет, указав в нем банковский счет самоуправления. Такая просьба обосновывается проверками Государственного контроля. Есть ли нормативный акт, который гласит, что при выставлении счета самоуправлению в нем обязательно должен быть указан банковский счет?
Документы
09:32, 7. Dec. 2023
Сейчас товарооборот в Европейском союзе (ЕС) связан с обменом большого объема информации между предприятиями и компетентными учреждениями, который по-прежнему в большом размере происходит в бумажном формате. Рассмотрим два аспекта, которые важны в достижении цели грузоперевозок и дигитализации логистики как в ЕС, так и за его пределами.
Документы
08:46, 29. Nov. 2023
Проводку или запись в учетных регистрах разрешается производить лишь в том случае, если это обосновано внутренним или внешним оправдательным документом. Если предприятие закупает товар или получает услугу у другого предприятия, сделку удостоверяет внешний оправдательный документ — счет/накладная. Что делать, если хозяйственная сделка совершается на предприятии и не имеет внешнего оправдательного документа?
Документы
12:00, 21. Nov. 2023
Предприятие, зарегистрированный плательщик налога на добавленную стоимость (НДС), используя портал объявления ss.lv, приобрело дрова у физического лица, которое зарегистрировало хозяйственную деятельность (не является плательщиком НДС). В момент сделки предприятие получило от продавца зарегистрированную в Службе государственных доходов (СГД) подтверждающую сделку квитанцию. Какие отчеты предприятие, покупатель дров, должно представить в СГД?
Документы
08:45, 20. Okt. 2023
Автоматизация – неотъемлемая часть повседневной жизни бухгалтеров. Поход в банк с платежными поручениями, получение выписки со счета у банковского окошка, ежемесячное путешествие в отделение Службы государственных доходов, чтобы после ожидания в очереди подать налоговую отчетность и получить печать на своем экземпляре – всё это звучит как сцены из давнего прошлого. Сейчас эти действия автоматизированы, но уровень автоматизации может быть разным.
Документы
08:00, 4. Okt. 2023