С каждым днем приближаемся к тому моменту, когда 1 января 2022 года вступит в силу новый Закон "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ). Мы продолжаем его исследовать! На этот раз рассмотрим хранение документов бухгалтерского учета, уделяя особое внимание документам в электронном формате.

По сравнению с действующим законом, в новом Законе о БУ требования четко определены, а также требования архивирования и хранения описаны единообразно.

Место хранения данных

Для электронных и бумажных бухгалтерских документов установлены разные требования к виду хранения. Документы на бумажном носителе, как и до сих пор, хранятся на территории Латвии. Нормы нового закона более расширены, с указанием также места хранения электронных документов – на территории Латвии или другой страны-участницы Европейского Союза (ЕС) в соответствии с требованиями, установленными Регламентом ЕС 2018/1807 о свободной торговле в Европейском союзе. Напоминаю, что хранение личных данных допускается также на территориях третьих государств. Регламентом 2016/679 о защите физических лиц в отношении обработки личных данных и свободного обращения таких данных (общий Регламент защиты данных) установлено, что данные должны храниться в ЕС (это распространяется также на облачные ресурсы), в свою очередь решение комиссии о достаточности (Privacy Shield) определяет, как передать данные и хранить их за пределами территории ЕС (распространяется также на облачные ресурсы). Если предприятие третьего государства находится в списке государств, указанных в решении Европейской комиссии, то там также есть право хранить данные.

В результате возникает ситуация, когда специальный бухгалтерский закон сужает требования Регламента в сфере хранения личных данных. Бухгалтерский учет больше не отделим от обработки личных данных, так как в некоторых транзакциях физическое лицо должно раскрывать личные данные, чтобы соответствовать требованиям нового закона, а программы обработки персонала, которые ведут учет сотрудников, часто включаются в программу бухгалтерского учета. В соответствии с Регламентом данные работников могут храниться в определенных облачных ресурсах, которые находятся в третьих странах, а нормативные акты бухгалтерского учета ограничивают хранение данных, устанавливая их размещение только в облачных ресурсах.

Данные предприятия могут храниться в "облаке", так как это дешевле, чем приобретать дополнительные серверы для хранения данных (что будет не только административной, но и финансовой нагрузкой) или дорогой компьютер с большим жестким диском. Существуют руководители компаний, которые по-прежнему считают, что данные, хранящиеся на компьютере, находятся в безопасности. Поэтому следует учитывать, что если на предприятии для хранения документов используется только портативный компьютер, то в момент, когда работник улетает с этим компьютером в какое-либо третье государство, будет нарушен закон, так как данные больше не будут храниться на территории ЕС.

Разрешение на использование документов

В новом законе определено, что документы бухгалтерского учета предприятия физические и юридические лица могут использовать только с разрешения руководителя предприятия. Эти документы могут быть изъяты из предприятия только в установленных законами случаях (Закон “О Службе государственных доходов”, Закон "Об административной ответственности", Закон "Об уголовном процессе" и другие, а также специальные Правила Кабинета министров (КМ), которыми будут разъяснены нормы Закона о БУ, в настоящее время – Правила КМ №585 “Правила ведения и организации бухгалтерского учета”). Этот новый порядок должен быть внесен в политику бухгалтерского учета и должен быть оговорен порядок доступа к бухгалтерским документам предприятия и работы с ними, в каком виде руководитель предприятия выдает такое разрешение, насколько часто разрешение выдается. Следует напомнить, что в политику бухгалтерского учета должна быть внесена информация о доступе, как к бумажным, так и к электронным документам. При разработке инструкции по доступу необходимо помнить, что на предприятии меняются работники. Это означает, что следует оговорить и то, в каких случаях прекращается и/или запрещается доступ к документам.