Новый Закон "О бухгалтерском учете" предусматривает, что если расходы осуществляются с помощью платежной карты, привязанной к банковскому счету компании, в качестве подтверждающего документа может использоваться выписка с банковского счета. Как это будет работать на практике?

Мало того, что начался новый год, так еще и вступил в силу новый закон. Следовательно, компании должны иметь новую или измененную учетную политику бухгалтерского учета. Но жизнь не всегда такая, какой должна быть. Поэтому, возможно, кому-то будут полезны мои размышления об одном из пунктов, содержащихся в новых правилах Кабинета Министров №877 "Правила ведения бухгалтерского учета", а именно пункт 39 правил.

Что говорится в нормативных актах?

Короткое напоминание, чтобы не пришлось искать соответствующие пункты Правил КМ:

  • пункт 36 определяет, что считается и не считается хозяйственным авансом, выданным предприятием;
  • пункты 37 и 38 определяют, какие реквизиты или дополнительные документы должны быть представлены для того, чтобы чеки или другие документы считались доказательством расходования денежных средств, т.е. то есть обосновывающими документами, подготовленным и в связи с использованием аванса в наличной или безналичной форме или аванса на возмещение личных расходов лица.

Например, сотрудник купил безалкогольные напитки и сладости для конференции, организованной компанией. Если он заплатил наличными в магазине, в бухгалтерию должны быть представлены оправдательные документы, подтверждающие как получение товара, так и факт оплаты. Это может быть только кассовый чек, если он содержит все необходимые сведения, или накладная или квитанция, прилагаемые к кассовому чеку, если чек не содержит всей необходимой информации.

Для упрощения расчетов по хозяйственным авансам многие компании открыли отдельные банковские счета с платежными картами или персонифицированной картой, привязанной к расчетному счету компании. Компании выдали эти карты конкретным работникам, и вся сумма, потраченная по этой карте или зачисленная на конкретный счет, учитывается как безналичный аванс работнику на расходы хозяйственной деятельности, использование которых должно быть учтено путем подачи подтверждающих документов, утвержденных руководителем компании. Эти оправдательные документы должны соответствовать требованиям раздела 5.2 Правил КМ "Оправдательный документ, подготовленный в связи с применением наличной или безналичной предоплаты или возмещением расходов работника". И вот мы подходим к пункту 39 Правил, где сказано, что требования пунктов 36, 37 и 38 настоящих Правил не распространяются на случай, когда именная платежная карта прикреплена к счету кредитной организации предприятия и выдана руководителю или работнику предприятия, которым были приобретены товары или получены услуги для обеспечения хозяйственной деятельности. Порядок предоставления руководителем или работником общества отчета об использовании денег на счете кредитной организации общества определяется в документах организации бухгалтерского учета.