Дигитализация документов и политика бухгалтерского учета
2021-06-21
Эдгар Страздс, АО ”Unifiedpost”, руководитель латвийского филлиала
В документах организации бухгалтерского учета должны описываться все бухгалтерские процессы и процедуры, включая порядок дигитализации документов. Ознакомимся с рекомендациями экспертов акционерного общества "Unifiedpost", которые необходимо включить в учетную политику перед внедрением процессов оцифровки документов в компании.
Соавторы статьи: Андис Гулбис, руководитель развития цифровых продуктов АО "Unifiedpost", Байба Весечко, финансовый контролер АО "Unifiedpost"
Политика бухгалтерского учета – это внутренний распорядок каждой компании, главное – включить в него все, что разрешено нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет и налоги, чтобы процессы были максимально электронными и облегчали повседневную работу компаний.
Требования нормативных актов
В части 6 статьи 10 Закона "О бухгалтерском учете" установлено, что:
Предприятие имеет право упомянутый в части 1 данной статьи документ (годовой отчет, инвентаризационную ведомость, бухгалтерский регистр, документ по организации бухгалтерского учета и оправдательный документ) в бумажной форме (далее – оригинальный документ) преобразовать в электронную форму. Преобразованный в электронную форму для хранения в электронной среде документ имеет ту же юридическую силу как оригинальный документ, и предприятие имеет право уничтожить оригинальный документ только в случае, если предприятие в отношении преобразованного в электронную форму для хранения в электронной среде документа соблюдает следующие условия:
1) обеспечено отображение и соответствие содержания оригинального документа в течение установленного в части 2 данной статьи срока хранения данных;
2) обеспечено считывание содержания на экране компьютера и, если необходимо, создание производной в бумажной форме;
3) преобразованный документ защищен от недозволенного доступа, дополнений, изменений или уничтожения;
4) процесс преобразования, а также процесс уничтожения оригинального документа документируется в установленном руководителем предприятия порядке.
Таким образом, только оригиналы годового отчета, инвентаризационной ведомости, регистра бухгалтерского учета, документов по организации бухгалтерского учета и оправдательные документы могут быть преобразованы и сохранены в электронном виде, а также уничтожены, если соблюдены упомянутые в части 6 статьи 10 Закона о БУ положения в отношении документа, преобразованного для хранения в электронном виде.
Для компании важно разработать политику бухгалтерского учета или убедиться, что существующая политика документирует процедуры, установленные руководителем в процессе преобразования документов, а также уничтожения оригиналов документов.
На основании пункта 42 Правил Кабинета министров №585 "Правила ведения и организации бухгалтерского учета" (Правила КМ №585), если иное не предусмотрено специальными законами или иными нормативными актами в отношении отдельных конкретных документов организации бухгалтерского учета, эти документы должны быть разработаны, утверждены, и руководитель общества несет ответственность за их содержание.
Пункт 41 Правил КМ №585 предусматривает, что одна из многих процедур, установленных в документах организации бухгалтерского учета – это порядок, в котором компания организует оборот оправдательных документов.
Здесь стоит отметить, что документом организации бухгалтерского учета является, например, план счетов компании, правила использования этого плана и кодов, политика бухгалтерского учета, правила ведения бухгалтерского учета, документы и записи, а также другие документы.
Импортеры, которые импортировали в Европейский Союз определенные товары из железа и стали, цемент, алюминиевые товары, удобрения, электроэнергию, химические вещества, в соответствии с механизмом импортной коррекции углерода (OIM), обязаны представлять первые сообщения об импортированных товарах в квартальном разрезе, начиная с четвертого квартала 2023 года. Рассматриваем требования и представляемую информацию к квартальной отчетности импортеров OIM на переходный период до 31 декабря 2025 года.
Хозяйственная деятельность
09:04, 26. Apr. 2024
Как уже сообщалось ранее, 22 марта 2021 года была принята новая директива Европейского союза (ЕС) 2021/514 об административном сотрудничестве в налоговой сфере, или DAC7, предусматривающая обязанность операторов цифровых платформ предоставлять налоговым администрациям информацию о доходах, полученных продавцами на их платформах, а налоговым администрациям стран-участниц – автоматически обмениваться такой информацией, что внесено в Закон "О налогах и пошлинах". Рассматриваем последние разъяснения Организации экономического сотрудничества и развития о применении DAC7.
Хозяйственная деятельность
08:40, 13. Mar. 2024
Сейчас на практике часто можно столкнуться с бухгалтерами-субподрядчиками. Это инновационная форма сотрудничества между индивидуальным бухгалтером и поставщиком внешнего бухгалтерского учета. Кто в такой модели сотрудничества должен обеспечить лицензию на предоставление внешних услуг и выполнять требования Закона "О предотвращении легализации полученных преступным путем средств и финансирования терроризма и пролиферации"?
Хозяйственная деятельность
08:00, 26. Feb. 2024
Все чаще жертвами мошенничества становятся именно компании и их бухгалтеры. Мошенники выдают себя за внешних бухгалтеров, прося руководителей предприятия оплатить счета за оказанные услуги, либо бухгалтеры получают счета от имени "руководства", которые необходимо срочно оплатить. Как предприятие может защитить себя и бухгалтера от случаев мошенничества?
Хозяйственная деятельность
09:35, 2. Feb. 2024
Облачная бухгалтерия стала важной тенденцией в финансовом и деловом мире, предложив эффективные решения для управления финансовой информацией и ряд значительных преимуществ, в том числе, доступ к финансовым данным в реальном времени и возможность их легкой интеграции с другими бизнес-системами. Однако она также обладает рисками, такими как вопросы безопасности данных и зависимость от подключения к интернету, что требует правильного управления. Рассмотрим преимущества облачной бухгалтерии, а также то, какие риски могут возникнуть и как их уменьшить.
Хозяйственная деятельность
20:46, 5. Jan. 2024
50% долей капитала общества "А" принадлежит обществу "В", которое в течение двух лет не превышало критерии проверки годового отчета ревизором, и остальные 50% - обществу "C". В правление общества "А" входят также собственники обществ "В" и "C", которые имеют право подписи вместе с остальными членами правления. Все три предприятия являются латвийскими коммерческими обществами. Каково взаимное родство компаний? Считаются ли внесенные обществом "В" взносы в основной капитал общества "А" участием в капитале ассоциированного общества? Необходимо ли обществу "В" привлекать присяжного ревизора?
Хозяйственная деятельность
11:47, 4. Jan. 2024
Сейчас печатные документы заменяются электронными, а также разного рода расчеты и отчеты подготавливаются при поддержке систем. Хотя бухгалтерские и другие системы обеспечивают главный функционал, не всегда их возможности используются в полной объеме и до сих пор отдельные действия осуществляются за их пределами. Что изменить, чтобы полностью использовать потенциал автоматизации?
Хозяйственная деятельность
09:23, 15. Dec. 2023
Должен ли внешний бухгалтер проверять всех лиц, связанных с компанией, в списке санкционных лиц? Например, латвийское общество с ограниченной ответственностью (ООО) меняет собственников – был один, которому принадлежало 100% всех акций общества, а теперь пришел другой, владеющий 10% акций ООО (оба участника – резиденты Латвии). Должен ли внешний бухгалтер проверять нового участника ООО, или нет, поскольку он не соответствует критерию "реальный выгодополучатель", то есть новый участник не владеет хотя бы 25% акций общества и не имеет решающего влияния каким-либо другим способом?
Хозяйственная деятельность
09:20, 24. Nov. 2023
Чтобы избежать практики перераспределения выбросов углерода, то есть ситуации, когда производственные отрасли с большими выбросами парниковых газов переезжают за пределы Европейского союза и таким образом избегают соблюдения установленных ЕС жестких стандартов, вводится механизм трансграничного углеродного регулирования ((CBAM) англ. Carbon Border Adjustment Mechanism) и для всех импортируемых товаров, подпадающих под CBAM, будет установлен углеродный платеж. Что это означает для компаний?
Хозяйственная деятельность
08:34, 25. Okt. 2023
1 октября этого года вступят в силу поправки к Правилам Кабинета министров №500 "Правила таможенных складов, временного хранения и свободных зон", в которые в дальнейшем будут включены более строгие требования к получению разрешений на таможенные склады, места временного хранения и деятельность в свободной зоне.
Хозяйственная деятельность
08:00, 29. Sep. 2023
Зарегистрированное в Латвии общество с ограниченной ответственностью (ООО), плательщика налога на добавленную стоимость (НДС), часть свободных денежных средств желает вкладывать в инвестиционные фонды (совокупность различных ценных бумаг), открыв счет ценных бумаг в кредитном учреждении, зарегистрированном в Латвии. Надеясь на увеличение стоимости инвестиционного фонда, со временем прибыль будет расти. Какими налогами облагается полученная прибыль от сделок с инвестиционными фондами, если прибыль выплачивается в виде дивидендов или оставлена нераспределенной? Необходимо ли зарегистрировать дополнительный вид хозяйственной деятельности, если осуществляются такие сделки?
Хозяйственная деятельность
08:29, 7. Sep. 2023
24 июня 2023 года в рамках 11-го пакета санкций Европейского Союза против России вступил в силу Регламент 2023/1214, вносящий изменения в Регламент 833/2014 об ограничительных мерах, связанных с действиями России, дестабилизирующими ситуацию в Украине. В результате существенно страдают не только процессы таможенных органов, но и, косвенно, деятельность предпринимателей, сотрудничающих с третьими странами в рамках экономической деятельности, особенно если в рамках цепочек сотрудничества и поставки имеется связь с Россией.
Хозяйственная деятельность
09:00, 28. Aug. 2023
Вокруг много информации о предоставлении сведений об устойчивом развитии, поэтому в этом потоке информации легко заблудиться. Однако уже существует четкая нормативная база — Директива по корпоративной отчетности в области устойчивого развития (Директива), — которую стоит понять тем, кто уже начал или только планирует начать путь отчетности в области устойчивого развития.
Хозяйственная деятельность
08:53, 18. Aug. 2023
Бывший собственник общества вложил наличные деньги на развитие предприятия в период с 1997 года по 2010 год, которые были проведены в кассе предприятия, с указанием обоснования договора займа. Новый собственник общества также вкладывал в кассу деньги с 2010 года по сегодняшний день. Можно ли на эту общую сумму увеличить основной капитал общества? Если можно, то какие документы требуются для обоснования? Достаточно ли договоров займа и кассовых приходных ордеров?
Хозяйственная деятельность
09:03, 6. Jūl. 2023
Поставка счетов и других оправдательных документов бухгалтерского учета в электронной форме становится все более существенной частью процесса обмена информацией. Как известно, в Латвии с 2025 года планируется ввести электронный счет (э-счет) как обязательный оборот между коммерсантами и коммерсантами и государственными учреждениями, а также учреждениями самоуправлений. В ходе подготовке к этим изменениям вступил в силу новый Закон "О бухгалтерском учете" и Правила Кабинета министров №877 "Правила ведения бухгалтерского учета".
Хозяйственная деятельность
08:00, 5. Jūn. 2023