Autorizēties
01.01.2015.

Kāpēc grāmatvedības organizācija ir jādokumentē?

Rokasgrāmatas mērķauditorija ir to uzņēmumu grāmatvedības speciālisti, kuros darbinieku skaits nepārsniedz 20 cilvēkus - tā sauktie nelielie uzņēmumi. Šī kritērija pamatā ir pieņēmums, ka šādos uzņēmumos grāmatvedības dokumentu plūsma nav sarežģīta, un līdz ar to arī grāmatvedības organizācijas dokumentu sagatavošana neprasa būtisku laika patēriņu. Darbinieku skaits vai citi uzņēmuma rādītāji tomēr neierobežo rokasgrāmatas pielietošanu - noteicošais ir grāmatvedības speciālistu vēlme sagatavot savam uzņēmumam atbilstošus grāmatvedības dokumentus. Tomēr pat tad, ja šādas vēlmes nav, autors lūdz cienījamos speciālistus līdz beigām izlasīt vismaz šo nodaļu.

Kā zināms, MK noteikumi Nr.585 Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju (MK noteikumi Nr. 585 vai Noteikumi) ir saistoši komersantiem, kooperatīvajām sabiedrībām, ārvalsts komersanta filiālēm un nerezidenta pastāvīgajām pārstāvniecībām, biedrībām un nodibinājumiem, politiskajām organizācijām un politisko organizāciju apvienībām, reliģiskajām organizācijām, arodbiedrībām, iestādēm, kuras tiek finansēta no valsts budžeta vai pašvaldību budžeta, valsts vai pašvaldību aģentūrām, kā arī citām juridiskajām personām, kas veic saimniecisko darbību. Atbilstoši Noteikumu 3.daļai Grāmatvedības organizācijas dokumenti minētajiem subjektiem jāsagatavo un jāapstiprina grāmatvedības organizācijas dokumenti. Saskaņā ar Noteikumu 42.2 punktu, no dokumentu izstrādāšanas ir atbrīvoti tikai:

  • biedrības, nodibinājumi, arodbiedrības un reliģiskās organizācijas, ja tās apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskajiem darījumiem pārskata gadā nepārsniedz EUR 40 000 un ja tā kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā,
  • individuālie komersanti, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības, ja apgrozījums no saimnieciskajiem darījumiem iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz EUR 300 000 un tās kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, un
  • citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību.
 
Atbilstoši šo Noteikumu 42.3 punktam, kapitālsabiedrība, kuras grāmatvedību kārto tās vienīgais īpašnieks - vienīgais valdes loceklis, ir atbrīvota no attaisnojuma dokumentu apgrozības apraksta vai shēmas sagatavošanas.
 
Tādu grāmatvežu, kuri būtu sajūsmā par pienākumu sagatavot šādus dokumentus, nav visai daudz, ko apstiprina arī gada pārskatu revīziju laikā saņemtie komentāri:
 
Grāmatvedības uzskaites un nodokļu likumdošanas prasības ir tik sarežģītas un pretrunīgas vai vienkārši stulbas, ka tās nemaz nav iespējams izpildīt;
 
Uzņēmumā esmu viena pati grāmatvede, kura veic arī biroja vadītājas, juristes un vēl daudzus citus pienākumus: kāpēc gan ir jādokumentē grāmatvedības organizācija, ja ar šiem dokumentiem strādāju tikai es viena pati?
 
Kāpēc gan man tas būtu jādara, ja man par to papildus nemaksā?
 
Mūsu uzņēmums ir tik neliels, ka visus grāmatvedības procesus var ļoti vienkārši kontrolēt bez jebkādas dokumentācijas - tie ir tikai formalitāte.
 
Vairākumā gadījumu prasītā dokumentācija tomēr tiek saņemta, taču tā ir formāla, jo pārsvarā sastāv no izkopētiem saistošo normatīvo aktu noteikumiem un paredzēta tikai atrādīšanai Valsts ieņēmumu dienesta (VID) ierēdņiem tematisko pārbaužu laikā. Vismaz formālus grāmatvedības organizācijas dokumentus piespiež sagatavot likuma Par grāmatvedību 16. pants, atbilstoši kuram: Uzņēmumu vadītāji, kuri ir pieļāvuši likuma Par grāmatvedību un citu spēkā esošo grāmatvedības normatīvo aktu pārkāpumus [...] tiek saukti pie atbildības likumos paredzētajā kārtībā. Saukšana pie atbildības izpaužas kā administratīvais naudas sods uzņēmuma vadītājam, VID ierēdņiem konstatējot grāmatvedības organizācijas dokumentācijas neesamību. Uzņēmuma vadītājam turklāt ir pienākums VID noteiktajā termiņā tomēr šos dokumentus sagatavot.
 
Varbūt šāda formāla pieeja patiešām ir pareiza, jo tā neprasa lielu laika un darba patēriņu, VID ierēdņu prasības ir izpildītas un uzņēmuma vadītājam nav nepatikšanu? Autors tā nedomā, tāpēc sniedz dažus argumentus par labu kārtīgas, uzņēmumam atbilstošu grāmatvedības organizācijas dokumentācijas sagatavošanai pat tad, ja uzņēmumā ir maz darbinieku un ir tikai viens grāmatvedis:
  • MK noteikumu Nr. 585 69. punkts nosaka: Lai nodrošinātu grāmatvedības kontroles efektīvu darbību, uzņēmuma vadītājs grāmatvedības darba organizācijā ievēro šādus priekšnoteikumus: ir sagatavoti kvalitatīvi darba organizācijas dokumenti un ievērots nosacījums, ka visos gadījumos, kad nepieciešams rīkoties citādi, nekā minētajos dokumentos norādīts, nepieciešama uzņēmuma vadītāja atļauja. Ja uzņēmuma grāmatvedības speciālists ir pārliecināts par to, ka formāla pieeja grāmatvedības organizācijas dokumentēšanai ir pareizais risinājums, vai viņš to ir skaidri pateicis uzņēmuma vadībai? Ļoti iespējams, ka vadība tā nedomā, taču, nebūdami grāmatveži, uzskatīts, ka uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti ir kvalitatīvi. Šāda grāmatvedības speciālista rīcība ir apzināta uzņēmuma vadības maldināšana;
  • ja universālais kareivis, kurš ir veicis daudzu biroja darbinieku pienākumus, pārtrauc darba attiecības ar uzņēmumu, tad viņa pēctecim nepaliek nekādas rakstiskas informācijas par grāmatvedības uzskaites īpatnībām uzņēmumā. Neliels uzņēmums vienmēr nenozīmē arī vienkāršus darījumus, taču jebkurā gadījumā sākt visu gandrīz no baltas lapas nav viegli. Ja grāmatvedības kārtošana uzņēmumā nav dokumentēta, nākamais grāmatvedis darījumu klasificēšanu un grāmatošanu veiks pēc saviem ieskatiem, finanšu pārskatos informāciju atspoguļojot citos posteņos, kā rezultātā pārskati, iespējams, nesniegs skaidru un patiesu priekšstatu par sabiedrības līdzekļiem, saistībām, finansiālo stāvokli, peļņu vai zaudējumiem un naudas plūsmu;
  • grāmatvedības organizācijas dokumentos skaidri nenosakot un neapstiprinot grāmatvedības dokumentu pārbaudes un apstrādes secību, izpildes termiņus un izpildītājus, grāmatvedības speciālistiem tiek deleģēti tādi pienākumi, kurus viņiem ne tikai nevajadzētu, bet būtu pat aizliegts veikt. Piemēram, grāmatveži veic kasieru darba pienākumus, kaut gan tas ir aizliegts MK noteikumos Nr. 584 Kases operāciju uzskaites noteikumi (MK noteikumi Nr.584);
 
Pateicoties ne tikai nelielajos, bet arī lielajos uzņēmumos izplatītajai praksei, grāmatveži sagatavo atskaites par darbiniekiem izsniegto avansu izlietojumu, kā arī autovadītāju vietā aizpilda ceļazīmes vai maršruta lapas. Situācija ir absurda: darbinieks A saņem naudas avansu un to tērē, taču par viņa tēriņiem uzņēmuma vadītājam atskaitās darbinieks B (grāmatvede). Šāda darba organizācija ir gan absurda, gan krāpnieciska attiecībā uz nodokļiem. Darbinieks, kas pats nebrauc ar uzņēmuma automobili, ceļazīmēs vai maršruta lapās uzrāda izdomātu (nepatiesu) informāciju, tādējādi veicot krāpnieciskas darbības attiecībā uz uzņēmumu ienākuma nodokli un / vai pievienotās vērtības nodokli (PVN). Piemēram, autors, pārbaudot un salīdzinot ceļazīmēs un tām pievienoto elektronisko kases aparātu degvielas pirkumu čekos uzrādīto informāciju, daudzas reizes ir konstatējis apbrīnojamu parādību: automobiļi spēj dienām ilgi pārvietoties ar mīnus litru degvielas atlikumu bākā!
 
Pastāvot šādai darba organizācijai, patiešām nav viegli sagatavot likumdošanai un elementāriem grāmatvedības kontroles noteikumiem atbilstošus grāmatvedības organizācijas dokumentus. Tomēr tiklīdz dokumentu plūsma tiks dokumentēta un to apstiprinās uzņēmuma vadītājs, pārējie darbinieki vairs nevarēs savus pienākumus deleģēt grāmatvedei.
  • uzņēmumos, kuru gada pārskatu pārbaudi veic revidenti, grāmatvedības organizācijas apraksti būtiski samazina revidentu laika patēriņu, kā rezultātā vairāk laika atliek uzņēmumiem specifisku jautājumu risināšanai un konsultāciju sniegšanai.
 
Autors uzskata, ka uzņēmumi, kuros grāmatvedības organizācijas dokumentācijai patiešām nav lielas nozīmes, ir tās sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA), kuru vienīgais valdes loceklis, dalībnieks un grāmatvedis ir viena un tā pati persona, un sabiedrībā ir nodarbināti tikai daži (reizēm pat tikai viens) cilvēki.
 
Grāmatveži, kuri apzinās uzņēmumam atbilstošu grāmatvedības organizācijas dokumentu nepieciešamību, bieži vien tos tomēr neizstrādā, kam par iemeslu galvenokārt ir:
  1. liela darba slodze - jo mazāks uzņēmums, jo vairāk citu, ar grāmatvedības uzskaiti nesaistītu, darba pienākumu grāmatvedei tiek deleģēts;
  2. nepietiekama profesionālā pieredze un/vai izglītība;
  3. nespēja loģiskā un trešajām personām saprotamā veidā rakstiski izklāstīt informāciju, un tam nav lineāras korelācijas ne ar izglītību, ne pieredzi;
  4. naudas taupīšanas nolūkos uzņēmuma vadība nevēlas slēgt līgumu ar grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem, lai šādu dokumentāciju sagatavotu.
 
Grāmatvedības pakalpojumu tirgū uzņēmumiem par nelielu samaksu ir iespēja iegādāties CD ierakstītas grāmatvedības politikas paraugus. Autora rīcībā esošais paraugs liecina par to, ka šāda politika lielākoties sastāv no visiem uzņēmumiem saistošajiem normatīvo aktu noteikumiem un grāmatvedības dokumentu paraugiem, tāpēc tā neder, lai sagatavotu uzņēmumam atbilstošus grāmatvedības organizācijas dokumentus.
 
Šajā rokasgrāmatā ir iekļauti konkrēta uzņēmuma pilnīgi visi grāmatvedības organizācijas dokumenti, kuri savā starpā ir saistīti. Tiek sniegti arī ieteikumi šo dokumentu izstrādei, kā arī grāmatvedības dokumentu noformēšanas paraugi, turklāt visu informāciju var arī nokopēt un ielīmēt, lai pēc tam to apstrādātu un pielāgotu sava uzņēmuma vajadzībām. Ja šādam darbam tomēr neatliek laika vai kavē citi apstākļi, rokasgrāmatas autors vienmēr ir gatavs sadarboties un izstrādāt visu uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumentu komplektu, turklāt ne tikai nelielam uzņēmumam - kontaktinformāciju jautājiet iFinanses.lv redakcijā.
 
Latvijā grāmatvedības speciālistus pārsvarā pārstāv sievietes, tāpēc rokasgrāmatā ir atsauce uz grāmatvedēm, nevis grāmatvežiem. Par šādu diskrimināciju autors atvainojas tiem nedaudzajiem grāmatvežiem – vīriešiem, ja viņi laso šo darbu.

 

Satura
rādītājs
2. nodaļa. Grāmatvedības organizācijas dokumentu sastāvs un grāmatvedības kontrole
0 Komentāri
Paroles atjaunošana
e-pasts nav pareizs!
Neesi reģistrējies?