67280693 info@ifinanses.lv Darba laiks: 9:00 – 16:00 (I-V)
Autorizēties
01.01.2015

Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi ir dokuments, ar kuru var uzsākt grāmatvedības organizācijas aprakstu, tajā apvienojot vispārēja rakstura informāciju par grāmatvedības uzskaites organizēšanu uzņēmumā, norādot lietojamo datorprogrammu (-as), darbiniekus, attaisnojuma dokumentiem noteiktās prasības, dokumentu un glabāšanas vietu un ilgumu u. tml. rakstura informāciju.

5.1. Grāmatvedības personāls, datorprogramma un datu aizsardzība

21.gadsimtā nav daudz tādu uzņēmumu, kuros grāmatvedības uzskaite joprojām tiek kārtota, neizmantojot datoru jeb manuāli, tāpēc no MK noteikumiem Nr. 585 nav jēgas kopēt informāciju par grāmatvedības reģistriem, grāmatvedības ciklu, žurnālu - virsgrāmatu un citu teorētiska rakstura informāciju. Katra grāmatvedības datorsistēma (datorprogramma) veido atsevišķu grāmatvedības kārtošanas formu, kur darījumi netiek uzskaitīti atsevišķos reģistros - tā vietā informācija par darījumiem tiek ievadīta datorsistēmā. Piemēram, lai iegrāmatotu debitora rēķinu, tas vispirms tiek izveidots datorsistēmas modulī Realizācija sadaļā Debitoru rēķini. Ierakstu apstiprinot, informācija par darījumu tiek iekļauta šī moduļa analītiskajos un hronoloģiskajos reģistros, kā arī tiek iegrāmatota galvenajā grāmatā.

Grāmatvedības reģistru aprakstu vietā var sniegt īsu izmantojamo grāmatvedības datorprogrammas (-u) aprakstu, norādot, vai programmas moduļi un citas grāmatvedībā pielietojamās datorprogrammas ir savietotas ar galveno grāmatu un savā starpā. Piemēram, daudzos uzņēmumos darba algas tiek aprēķinātas un analītiski uzskaitītas atsevišķā modulī vai datorprogrammā, galvenās grāmatas kontos veicot grāmatojumus tikai par kopējām summām. Savukārt, ja darba algu analītiskās uzskaites modulis ir savietots ar galveno grāmatu, veicot ierakstus šajā modulī un tos apstiprinot, darījumi tiek automātiski iegrāmatoti arī galvenajā grāmatā.

Tāpat būtu nepieciešams iekļaut informāciju arī par to, vai datorprogramma spēj eksportēt datus, piemēram, uz Excel tabulām, lai tos varētu apstrādāt (MK noteikumu Nr. 585 36.2. punkta prasības).

Uzņēmuma vadītājam ir jānosaka vispārīgos grāmatvedības informācijas datorsistēmu drošības noteikumus un grāmatvedības datu aizsardzības obligātās tehniskās un organizatoriskās prasības uzņēmumā (MK noteikumu Nr. 585 39. punkts).  Kā jau tika minēts rokasgrāmatas 2. nodaļā, šis dokuments nav grāmatvedības organizācijas dokumentu sastāvdaļa, tomēr vismaz vispārējo informāciju par datu aizsardzību Vispārējos grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumus vajadzētu iekļaut. Šajā dokumentā vajadzētu arī atzīmēt, kura no grāmatvedības reģistru labošanas metodēm tiek pielietota: labojumu izdarot ar jaunu ierakstu, kas labo vai atsauc iepriekšējo ierakstu, vai lietojot negatīvus skaitļus (storno), un vai par attaisnojuma dokumentu labojumam tiek izmantota grāmatvedības izziņa.

Visos grāmatvedības organizācijas dokumentu paraugos autors lieto nosaukumu uzņēmums, taču pareizāk būtu lietot sabiedrība, ja dokumentācija tiek sagatavota kapitālsabiedrībai: SIA vai AS (mēdz būt arī nelielas AS). Paraugu sk. pievienotā faila Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi 1.daļā Grāmatvedības personāls, datorprogramma un datu aizsardzība.

5.2. Attaisnojuma dokumenti un ieraksti

Noteikumos vajadzētu sniegt informāciju par ārējo un iekšējo attaisnojuma dokumentu rekvizītiem izvirzītajām prasībām un to reģistrāciju grāmatvedības datorsistēmā. Attiecībā uz obligātajiem rekvizītiem šeit pietiek ar atsauci uz attiecīgo likumu pantiem un MK noteikumu punktiem, tomēr, ja dokumentu veido kā ikdienā lietojamu rokasgrāmatu, tajā vēlams iekļaut arī nepieciešamo rekvizītu uzskaitījumu.

Noteikumos var iekļaut arī kārtību, kādā tiek apliecināti ārējie dokumenti saskaņā ar likuma Par grāmatvedību 7.1 pantu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā, tam nozīmējot atbildīgās personas - šādu kārtību var izstrādāt un apstiprināt arī kā atsevišķu rīkojumu vai noteikumus.

Ja uzņēmums atbilstoši Elektronisko dokumentu likumam saņem, sagatavo un nosūta elektroniski parakstītus dokumentus (tos neizdrukājot papīra formātā), tad nepieciešams skaidrot elektroniski parakstīto dokumentu sagatavošanas, parakstīšanas, lietojot drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu un rakstisku vienošanos starp pusēm par šāda paraksta lietošanu, nosūtīšanas un uzglabāšanas kārtību. Dokumentu elektroniskā aprite un parakstīšana uzņēmumos pagaidām nav izplatīta, tāpēc šī tēma rokasgrāmatā netiks skatīta.

Tomēr uzņēmumi saņem rēķinus, kuros paraksta vietā ir paziņojums Dokuments ir sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta vai arī svītru kods, piemēram, no SIA Lattelecom saņemtajos rēķinos. Elektroniski parakstīti ir tikai tādi rēķini, kuriem ir drošs elektroniskais paraksts, drošs elektroniskais paraksts ar laika zīmogu vai elektroniskais paraksts un rakstiska vienošanās starp abām pusēm par šāda paraksta lietošanu. Piemēram, lietojot Valsts ieņēmumu dienesta (VID) elektroniskās deklarēšanas sistēmu (EDS), pirms elektroniskā paraksta lietošanas puses vienojas par šādas metodes lietošanu. Par elektronisko parakstu un tā pārbaudi ļoti labi skaidro Zane Džule savā publikācijā Kā pārbaudīt elektronisko parakstu? (iFinanses.lv, 06.10.2011.)

Svarīgi zināt, ka elektroniski parakstītiem dokumentiem juridiskais spēks ir tikai elektroniskā dokumenta oriģinālam (datiem elektroniskā vidē). Elektroniskā dokumentā ietverts paraksta atveidojums papīra izdrukā neapliecina tā juridisko spēku. Ja elektroniskā dokumenta papīra izdrukai nepieciešams juridiskais spēks, to atbilstoši MK noteikumu Nr. 916 5. daļai Dokumentu atvasinājumu izstrādāšana un noformēšana apliecina kā dokumenta atvasinājumu (kopiju, norakstu vai izrakstu) un pievieno informāciju par parakstu un parakstīšanas laiku. Lai šādi atvasinājumi nebūtu jāsagatavo, ar elektronisko parakstu parakstīti dokumenti jāsaņem elektroniskā veidā (e-pastā) un jāsaglabā elektroniskā vidē. Attiecībā uz pievienotās vērtības nodokļa (PVN) rēķinu jāzina, ka atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma (PVN likums) 132.panta 1.daļai reģistrēts nodokļa maksātājs nodokļa rēķinu elektroniskā formā ir tiesīgs izrakstīt (noformēt) un izsniegt tikai tad, ja šā nodokļa rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu. Šāda atzīšana var būt iekļauta noslēgtajā līgumā vai citā papildus sagatavotā dokumentā.

Risinājumu papīra formā sagatavoto un ar roku neparakstīto dokumentu atzīšanai par attaisnojuma dokumentiem sniedz likuma Par grāmatvedību 7.1 panta 2.daļa: Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu paraksts, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē. Šāds cits dokuments var būt līgums ar pakalpojumu sniedzēju, un līdz ar to papīra formā saņemtie rēķini bez paraksta ir akceptējami kā ārējie attaisnojuma dokumenti.

2011. gada 22. decembrī spēkā stājās atbilstoši grozījumi MK noteikumos Nr. 585, kas papildināti ar 8.3 punktu, saskaņā ar kuru  par ārēju attaisnojuma dokumentu var izmantot arī preces (pakalpojuma) saņēmējam samaksāšanai izsniegta papīra formā sagatavota dokumenta kopiju (elektroniskā formā vai izdruku), kas nosūtīta elektroniski skenētā veidā vai pa faksu, kā arī elektroniskā dokumenta kopiju papīra formā (izdruku), kuras pareizība nav apliecināta saskaņā ar normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību, ja tiek izpildīts likuma Par grāmatvedību 7.1 panta 2. vai 3. daļā minētais nosacījums.

Tomēr jāievēro, ka nedrīkst neparakstīt preču piegādes dokumentus, ko nosaka MK noteikumu Nr. 585 35.11- 35.12 un 35.14 punkti. Tā kā preču apmaksas dokumenti vairumā gadījumu ir arī to piegādes dokumenti (pavadzīmes-rēķini), tad tiem obligāti jābūt parakstītiem, pat ja darījumus pamato abu pušu parakstīti līgumi. Preču piegādes dokumenti var būt neparakstīti tikai tad, ja tiek sagatavots elektroniski, un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu (tiek izmantots elektroniskais paraksts).

Ja rēķinos tiek lietota citu valstu valūta, tad jāievēro PVN likuma 129.panta 5.daļa, kas nosaka: Nodokļa rēķinā norādītās summas var izteikt jebkurā valūtā ar nosacījumu, ka maksājamā vai koriģējamā nodokļa summa ir izteikta eiro atbilstoši Latvijas Bankas noteiktajam attiecīgās ārvalsts valūtas kursam darījuma brīdī vai avansa maksājuma saņemšanas brīdī. Tas nozīmē, ka summas rēķinos var norādīt ārvalstu valūtās ar nosacījumu, ka tajos uzrāda arī šīs summas eiro.

Noteikumos nepieciešams sniegt arī informāciju par grāmatvedības dokumentu sagatavošanu un to iegrāmatošanu – par to, kādas atzīmes uz tiem tiek veiktas. Jāatceras, ka MK noteikumi Nr. 585 sniedz daudz informācijas, kas attiecas uz manuālo grāmatvedības kārtošanu - to nevajadzētu attiecināt uz grāmatvedības kārtošanu, izmantojot datoru. Piemēram, šo Noteikumu 8. punkts nosaka: Ja attaisnojuma dokuments sagatavots rakstiski (papīra formā), pēc tā ierakstīšanas attiecīgajā grāmatvedības reģistrā uz dokumenta norāda ieraksta kārtas numuru. Grāmatvedību kārtojot datorizēti, ieraksti tiek veikti nevis kādos noteiktos reģistros, bet gan informācija tiek ievadīta sistēmas atmiņā, tāpēc uz dokumenta norāda nevis ieraksta kārtas numuru kādā noteiktā reģistrā, bet gan grāmatojumam piešķirto sistēmas unikālo numuru. Paraugu sk. pievienotā faila Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi  2. daļā Attaisnojuma dokumenti un ieraksti.

5.3. Dokumentu un reģistru uzglabāšana

Noteikumos sniedz informāciju par dokumentu un reģistru uzglabāšanu glabāšanas vietā un uzņēmuma arhīvā, tajā skaitā elektroniski informācijas nesējos. Jāatceras, ka likums Par grāmatvedību nosaka minimālos glabāšanas termiņus, taču dokumentus un reģistrus var glabāt arī ilgāk. Pienākums obligāti glabāt dokumentus ilgāk var rasties atbilstoši PVN likuma 133.panta 5.daļai gadījumos, kad nodokļa maksātājam ir pienākums veikt PVN priekšnodokļa korekciju - saskaņā ar šā likuma 102.pantu Priekšnodokļa korekcija darījumos ar nekustamo īpašumu nodokļa rēķins ir jāglabā līdz priekšnodokļa korekcijas laika beigām, ja tas pārsniedz piecus gadus.

Arhīvs jākārto atbilstoši Arhīvu likumam, kas ir saistošs arī visu veidu privātstruktūrām. Uzņēmuma arhīva darba organizēšanas dokumentācija nav attiecināma uz grāmatvedības organizācijas dokumentiem, tāpēc šajos noteikumos pietiek tikai ar atsauci uz uzņēmuma arhīvu. Paraugu sk. pievienotā faila Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi  3. daļā Dokumentu un reģistru uzglabāšana.

4. nodaļa. Dokumentu apgrozības apraksti un shēmas
Satura
rādītājs
6. nodaļa. Vai kontu plāns ir saprātīgi strukturēts?
0 Komentāri
Paroles atjaunošana
e-pasts nav pareizs!
Neesi reģistrējies?