5. nodaļa. Grāmatvedības organizācijas vispārējs apraksts

21.gadsimtā nav daudz tādu uzņēmumu, kuros grāmatvedības uzskaite joprojām tiek kārtota, neizmantojot datorprogrammu jeb manuāli, tāpēc no MK noteikumiem Nr.877 nav nozīmes kopēt informāciju par grāmatvedības reģistriem, grāmatvedības ciklu, žurnālu - virsgrāmatu un citu līdzīga rakstura informāciju. Katra grāmatvedības, kurai jāatbilst MK noteikumu Nr.877 7.daļas Grāmatvedības datorprogrammu lietošanas prasības, visām prasībām, veidojot atsevišķu grāmatvedības kārtošanas formu, kur darījumi netiek uzskaitīti atsevišķos reģistros - tā vietā informācija par darījumiem tiek ievadīta datorsistēmā. Piemēram, lai iegrāmatotu debitora rēķinu, tas vispirms tiek izveidots datorsistēmas modulī Realizācija sadaļā Debitoru rēķini. Ierakstu apstiprinot, informācija par darījumu tiek iekļauta šī moduļa reģistros, kā arī tiek iegrāmatota galvenajā grāmatā.

Grāmatvedības reģistru aprakstu vietā sniedz īsu izmantojamo grāmatvedības datorprogrammas (-u) aprakstu, norādot, vai programmas moduļi un citas grāmatvedībā pielietojamās datorprogrammas ir savietotas ar galveno grāmatu un savā starpā. Piemēram, daudzos uzņēmumos darba algas tiek aprēķinātas un analītiski uzskaitītas atsevišķā modulī vai datorprogrammā, galvenās grāmatas kontos veicot grāmatojumus tikai par kopējām summām. Savukārt, ja darba algu analītiskās uzskaites modulis ir savietots ar galveno grāmatu, veicot ierakstus šajā modulī un tos apstiprinot, darījumi tiek automātiski iegrāmatoti arī galvenajā grāmatā. Krājumu uzskaitei arī bieži vien tiek izmantotas noliktavas uzskaites datorprogrammas, kas nav savienotas ar grāmatvedības uzskaites datorprogrammu.

Aprakstā tāpat būtu nepieciešams iekļaut informāciju arī par to, kur tiek saglabāti  grāmatvedības dati un programmatūras rezerves kopija - juridiskajā adresē vai saimnieciskās darbības vietā novietotos serveros (datoros ar speciālu programmatūru), citos informācijas datu nesējos (piemēram, zibatmiņas diskos, kompaktdiskos) vai izmantojot mākoņdatošanas pakalpojumu. Jānorāda arī grāmatvedības programmas lietotāji un tiem piešķirtās tiesības (skatīt reģistrus, veikt ierakstus, veikt grāmatojumus un tml.) neierobežoti vai tikai noteiktās datorprogrammas sadaļās (realizācija, preču iegāde, kase u.tml).

Paraugu sk. pievienotā faila Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi 1.daļā Grāmatvedības personāls, datorprogramma un datu aizsardzība.

Noteikumos vajadzētu sniegt informāciju par ārējo un iekšējo attaisnojuma dokumentu rekvizītiem izvirzītajām prasībām un to reģistrāciju grāmatvedības datorsistēmā. Attiecībā uz obligātajiem rekvizītiem šeit pietiek ar atsauci uz attiecīgo likumu pantiem un MK noteikumu punktiem. Tomēr, ja dokumentu veido kā ikdienā lietojamu rokasgrāmatu, kuru lieto arī citi uzņēmuma darbinieki, tajā vēlams iekļaut arī nepieciešamo rekvizītu uzskaitījumu.

Attaisnojuma dokumentos ietveramie rekvizīti un informācija ir atrodama Grāmatvedības likuma 11.panta 5.daļā un to starpā ir arī par attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts. Likuma 11.panta 6., 7. un 8.daļā uzskaitīti gadījumi, kad paraksts nav obligāts, taču vairumā gadījumu dokuments jāapliecina (jāparaksta) tā saņēmējam. Tādējādi noteikumos var iekļaut kārtību, kādā tiek apliecināti ārējie dokumenti saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. panta 8. un 10.daļu uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Atbilstoši tai uzņēmumā tiek noteiktas par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas - šādu kārtību var izstrādāt un apstiprināt arī kā atsevišķu rīkojumu. Rīkojums nepieciešamas ne tikai papīra formā saņemto oriģinālo kreditoru rēķinu, kuriem nav to izpildītāja atbildīgās personas paraksta, apliecināšanai, bet arī saņemto elektronisko dokumentu atvasinājumu (uz e-pastu saņemto rēķinu izdrukas papīra formātā) apliecināšanai.

Ja uzņēmums saņem, sagatavo un nosūta elektroniski parakstītus dokumentus, tad noteikumos nepieciešamas sniegt informāciju (var arī kā atsevišķu rīkojumu) par šādu dokumentu elektronisko apliecināšanu - elektroniskā formā sagatavotajā attaisnojuma dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esības un sniegtās informācijas pareizības apstiprinājums grāmatvedības informācijas datorsistēmā vai citā informācijas sistēmā, kas veikts uzņēmuma vadītāja noteiktajā veidā un saskaņā ar normatīvajiem aktiem fizisko personu elektroniskās identifikācijas jomā ļauj identificēt konkrētu personu — apliecinājuma devēju (elektroniskie attaisnojuma dokumenti šajā rokasgrāmatā netiek skatīti).

Preču pārdošanas darījumos iekšzemē (Latvijas Republikā) preču piegādi pamato preču piegādes dokuments, kurā norāda rekvizītus un informāciju atbilstoši MK noteikumu Nr.877 40.punkta prasībām, tai skaitā preču nosūtītāja un preču saņēmēja parakstus. Šobrīd atbilstoši situācijai un MK noteikumu Nr.662 Epidemioloģiskās drošības pasākumi Covid-19 infekcijas izplatības ierobežošanai 42.punktam, gadījumos, kad normatīvie akti amatpersonai un klientam paredz tiesības vai pienākumu parakstīt apstiprinošu dokumentu, epidemioloģiskās drošības apsvērumu nolūkā pakalpojuma saņēmējam ir tiesības neparakstīt attiecīgo dokumentu, tai skaitā arī tehniskās kontroles uz ceļa vai tehniskās apskates protokolu.  Atbilstoši VID sniegtajai informācijai (informatīvais materiāls Preču piegādes dokumentu parakstīšana Covid-19 ārkārtējās situācijas esības laikā), kurā tiek skaidrots MK noteikumu Nr.662 kārtība plašāk, ir teikts, ka periodā, kad visā valsts teritorijā ir izsludināta ārkārtējā situācija sakarā ar Covid-19 pandēmiju, uzņēmums kā apliecinājumu sūtījuma piegādei/saņemšanai iekšzemē var izmantot ne vien pašrocīgu parakstu, bet arī citu uzņēmuma vadītāja noteiktu preču saņemšanas fakta apliecinājuma veidu. Tas var būt pasta pakalpojumu sniedzēja, kurjera vai cita preču piegādes pakalpojumu sniedzēja sistēmā saņemts pakalpojuma pieprasījums, izdruka no piegādātāja elektroniskās sistēmas vai cits preču piegādātāja izstrādāts apliecinājums.

Ja preču piegādi organizē pats preču pārdevējs, tad apliecinājums sūtījuma saņemšanai var būt pakalpojuma pieprasījums no saņēmēja, telefonsarunas ieraksts vai e-pasta izdruka kopā ar elektroniski nosūtītu pavadzīmi (kas noformēta bez rekvizīta “paraksts”) u.tml. atkarībā no tā, kādu kārtību preču saņemšanas fakta apliecināšanai citā veidā ir noteicis uzņēmuma vadītājs. Svarīgi - preču saņemšanas fakta apliecināšana citā veidā jāorganizē uzņēmuma vadītāja noteiktā un apstiprinātā kārtībā. Šāda kārtība var tikt noteikta un apstiprināta rīkojumā vai grāmatvedības organizācijas dokumentos.

Piegādājot preces, to piegādes dokuments lielākoties iekļauj trīs dokumentus - preču piegādes dokumentu, rēķinu (attaisnojuma dokumentu) un nodokļa rēķinu, līdz ar to tajā jānorāda arī normatīvajos aktos šiem dokumentiem noteiktos no preču piegādes dokumenta atšķirīgos rekvizītus. 

Ja nodokļa rēķinos tiek lietota citu valstu valūta, tad jāievēro Pievienotās vērtības nodokļa (PVN) likuma 129.panta 5.daļa, kas nosaka: Nodokļa rēķinā norādītās summas var izteikt jebkurā valūtā ar nosacījumu, ka maksājamā vai koriģējamā nodokļa summa ir izteikta eiro atbilstoši Latvijas Bankas noteiktajam attiecīgās ārvalsts valūtas kursam darījuma brīdī vai avansa maksājuma saņemšanas brīdī. Tas nozīmē, ka summas rēķinos var norādīt ārvalstu valūtās ar nosacījumu, ka tajos uzrāda arī šīs summas eiro.

Paraugu sk. pievienotā faila Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi  2.daļā Attaisnojuma dokumenti un ieraksti.

Atbilstoši MK noteikumu Nr.877 60.3.apakšpunktam,  grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka kārtību, kādā uzņēmums glabā grāmatvedības dokumentus (nosaka dokumentu sistematizēšanas kārtību, glabāšanas vietu un formu). Grāmatvedības likuma 27.pantā ir noteikts:

• grāmatvedības dokumenti papīra formā glabājami Latvijas teritorijā;
• uzņēmums grāmatvedības dokumentus sistemātiski sakārto un glabā uzņēmuma arhīvā uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā;
• grāmatvedības dokumentus līdz to nodošanai glabāšanai uzņēmuma arhīvā sistematizē (grupē, komplektē) un glabā uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā vienā vai vairākās glabāšanas vietās;
• uzņēmuma grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju. Šos dokumentus drīkst izņemt no uzņēmuma tikai likumā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Arhīvs jākārto atbilstoši Arhīvu likumam, kas ir saistošs arī visu veidu privātstruktūrām. Uzņēmuma arhīva darba organizēšanas dokumentācija arī var tikt iekļauta grāmatvedības organizācijas dokumentos, taču šajā rokasgrāmatā šāds apraksts nav iekļauts. Grāmatvedības likuma 27.panta 2. un 4.daļā minētā uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtība par dokumentu arhivēšanu iekļaujama grāmatvedības organizācijas dokumentos vai arī sagatavojama un apstiprināma kā atsevišķs rīkojums.

Grāmatvedības likuma 28.pants nosaka dokumentu un reģistru minimālos glabāšanas termiņus, taču tos var glabāt arī ilgāk. Piemēram, pienākums obligāti glabāt dokumentus ilgāk var rasties atbilstoši PVN likuma 133.panta 5.daļai - gadījumos, kad nodokļa maksātājam ir pienākums veikt PVN priekšnodokļa korekciju. Saskaņā ar šī likuma 102.pantu Priekšnodokļa korekcija darījumos ar nekustamo īpašumu nodokļa rēķins ir jāglabā līdz priekšnodokļa korekcijas laika beigām, ja tas pārsniedz 5 gadus.

Grāmatvedības likuma 27.panta 4.daļā ir noteikts, ka uzņēmuma grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju. Šos dokumentus drīkst izņemt no uzņēmuma tikai likumā (likums Par Valsts ieņēmumu dienestu, Administratīvās atbildības likums, Kriminālprocesa likums un citi) noteiktajos gadījumos un kārtībā. Noteikumos jāatrunā kārtība, kādā personas piekļūst uzņēmuma grāmatvedības  - gan papīra, gan elektroniskajiem, dokumentiem un ar tiem strādā, kādā veidā uzņēmuma vadītājs izsniedz šādu atļauju, cik bieži atļauja izsniedzama. Tā kā uzņēmumā mainās darbinieki, jānosaka kādos gadījumos tiek pārtraukta un/vai liegta piekļuve dokumentiem. Noteikumos jāparedz visas procedūras, kas varētu rasties darbā ar grāmatvedības attaisnojuma dokumentiem (šajā rokasgrāmatā - papīra formā izdrukātajiem dokumentiem):

• kur tiek glabāti dokumenti;
• cik bieži tie tiek arhivēti;
• kā piekļūst arhivētiem un nearhivētiem dokumentiem;
• kā uzglabā dokumentus papīra formā.

Paraugu skatīt pievienotā faila Vispārējie grāmatvedības kārtošanas un organizācijas noteikumi  3.daļā Dokumentu un reģistru uzglabāšana.