В документах организации бухгалтерского учета должны описываться все бухгалтерские процессы и процедуры, включая порядок дигитализации документов. Ознакомимся с рекомендациями экспертов акционерного общества "Unifiedpost", которые необходимо включить в учетную политику перед внедрением процессов оцифровки документов в компании.
Соавторы статьи: Андис Гулбис, руководитель развития цифровых продуктов АО "Unifiedpost", Байба Весечко, финансовый контролер АО "Unifiedpost"
Политика бухгалтерского учета – это внутренний распорядок каждой компании, главное – включить в него все, что разрешено нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет и налоги, чтобы процессы были максимально электронными и облегчали повседневную работу компаний.
Требования нормативных актов
В части 6 статьи 10 Закона "О бухгалтерском учете" установлено, что:
Предприятие имеет право упомянутый в части 1 данной статьи документ (годовой отчет, инвентаризационную ведомость, бухгалтерский регистр, документ по организации бухгалтерского учета и оправдательный документ) в бумажной форме (далее – оригинальный документ) преобразовать в электронную форму. Преобразованный в электронную форму для хранения в электронной среде документ имеет ту же юридическую силу как оригинальный документ, и предприятие имеет право уничтожить оригинальный документ только в случае, если предприятие в отношении преобразованного в электронную форму для хранения в электронной среде документа соблюдает следующие условия:
1) обеспечено отображение и соответствие содержания оригинального документа в течение установленного в части 2 данной статьи срока хранения данных;
2) обеспечено считывание содержания на экране компьютера и, если необходимо, создание производной в бумажной форме;
3) преобразованный документ защищен от недозволенного доступа, дополнений, изменений или уничтожения;
4) процесс преобразования, а также процесс уничтожения оригинального документа документируется в установленном руководителем предприятия порядке.
Таким образом, только оригиналы годового отчета, инвентаризационной ведомости, регистра бухгалтерского учета, документов по организации бухгалтерского учета и оправдательные документы могут быть преобразованы и сохранены в электронном виде, а также уничтожены, если соблюдены упомянутые в части 6 статьи 10 Закона о БУ положения в отношении документа, преобразованного для хранения в электронном виде.
Для компании важно разработать политику бухгалтерского учета или убедиться, что существующая политика документирует процедуры, установленные руководителем в процессе преобразования документов, а также уничтожения оригиналов документов.
На основании пункта 42 Правил Кабинета министров №585 "Правила ведения и организации бухгалтерского учета" (Правила КМ №585), если иное не предусмотрено специальными законами или иными нормативными актами в отношении отдельных конкретных документов организации бухгалтерского учета, эти документы должны быть разработаны, утверждены, и руководитель общества несет ответственность за их содержание.
Пункт 41 Правил КМ №585 предусматривает, что одна из многих процедур, установленных в документах организации бухгалтерского учета – это порядок, в котором компания организует оборот оправдательных документов.
Здесь стоит отметить, что документом организации бухгалтерского учета является, например, план счетов компании, правила использования этого плана и кодов, политика бухгалтерского учета, правила ведения бухгалтерского учета, документы и записи, а также другие документы.