Большинство бухгалтеров в своей работе уже успешно ввели цифровизацию, но часть по-прежнему откладывает этот процесс, так как в его ходе нужно вкладывать дополнительное время, а также нужны знания. Я верю, что ценные советы из опыта коллег, а также ссылки на нормативные акты и практический порядок действий шаг за шагом создадут мотивацию ухватиться за долго откладываемый процесс цифровизации.

Бухгалтерский учет ведется на основании нормативных актов и разработанных каждым предприятием и утвержденных руководством документов организации бухгалтерского учета. Следовательно, на каждом предприятии документ организации бухгалтерского учета в целом должен быть разработан и утверждено руководителем предприятия положение о цифровизации оправдательных бухгалтерских документов.

Внутренний порядок

В положении о бухгалтерском учете должно быть прописано, как оцифровать документы, или перевести бумажные документы в электронный формат для хранения в электронной среде.

До оцифровки бухгалтерских документов на предприятии должно быть разработано и утверждено руководителем положение о порядке оцифровки, определив:

• как документ оцифруется (сканируя, фотографируя, используя приложение);
• в каком формате он сохраняется (PDF, JPG и др.);
• где будут храниться оцифрованные документы с соблюдением требований статьи 27 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ);
• ответственные за сохранность документов лица, которые получат доступ к документам.

Кроме того, необходимо описать и процесс уничтожения оригинального документа, например, чеки уничтожаются в измельчителе бумаги или передаются на переработку в макулатуру, а также определить, какое лицо (должность работника) осуществляет эти действия.

Юридическая сила

Частью 1 статьи 29 Закона о БУ установлено, что предприятие имеет право перевод документа бухгалтерского учета бумажной формы (оригинального документа) в электронную форму для хранения в электронной среде. Особое внимание следует обратить на часть 2 статьи 29 Закона о БУ, в которой предусмотрена особо благоприятная норма о том, что преобразованные документы имеют такую же юридическую силу, как и оригинальный документ, и предприятие имеет право уничтожить оригинальный бумажный документ.