Lai vienkāršotu dokumentu atvasinājumu sagatavošanu, izstrādāti grozījumi Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.916 ''Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība'', ieviešot jaunu dokumenta atvasinājuma sagatavošanas veidu – lapu numurēšanu un parakstīšanu.

Šobrīd MK noteikumu 60.punktā paredzēts, ja dokumenta atvasinājums ir uz vairākām lapām, tad pirms tā pareizības apliecināšanas visas dokumenta atvasinājuma lapas sanumurē un cauršuj (caurauklo).

Turpmāk organizācijas un fiziskās personas varēs izvēlēties sev ērtāko dokumenta atvasinājuma sagatavošanas veidu. Piemēram, ja dokumenta atvasinājums ir tikai uz dažām lapām, var izvēlēties dokumenta atvasinājuma lapu numurēšanu un parakstīšanu. Savukārt, ja dokumenta atvasinājums ir uz daudzām lāpām, var izvēlēties lapu numurēšanu un cauršūšanu (caurauklošanu). Prasības cauršūšanai (caurauklošanai) netiek mainītas.

Tāpat noteikumu projektā paredzēts, ka apliecinājuma uzrakstu var izvietot ne tikai dokumenta beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta (kā tas ir šobrīd), bet arī:

  • dokumenta paraksta zonā no rekvizītiem brīvajā vietā;
  • uz atsevišķas lapas, kuru pievieno apliecināmajam dokumentam vai dokumentu atvasinājumu kopumam un ierēķina kopējā lapu skaitā.

Plānots, ka no 01.01.2017. spēkā stāsies grozījumi Dokumentu juridiskā spēka likumā (DJSL), ar kuriem paredzēts ieviest jaunu terminu ''dokumentu atvasinājumu kopums'', kas dod iespēju vairāku dokumentu atvasinājumus apliecināt ar vienu parakstu. Līdz ar to MK noteikumos plānots noteikt dokumentu atvasinājumu kopuma noformēšanas prasības.

Projektā arī paredzēts, ka, izstrādājot dokumentu atvasinājumu kopumu, tā lapas sanumurē un paraksta vai sanumurē un cauršuj (cauauklo). Tātad dokumentu atvasinājumu kopumā iekļauto atvasinājumu, kas būs uz vairākām lapām, katru atsevišķi parakstīt vai caurauklot (cauršūt) nevajadzēs. Turklāt nebūs jāapliecina katrs atvasinājums atsevišķi, bet gan viss dokumentu atvasinājumu kopums ar vienu apliecinājuma uzrakstu. Proti, dokumentu atvasinājumu kopumam būs noformējams viens apliecinājuma uzraksts, ar lielajiem burtiem rakstot vārdus "DOKUMENTU ATVASINĀJUMU KOPUMS PAREIZS".

Citi grozījumi:

  • svītrots pielikums - saīsinājumi un mērvienību apzīmējumi, jo tie iekļauti jau citos normatīvajos aktos;
  • izstrādājot dokumenta norakstu un izrakstu, vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, ģerbonis, emblēma, reģistrētās preču zīmes vai pakalpojumu zīmes attēls, raksta attiecīgu vārdu (piemēram, "zīmogs"), liekot to iekavās;
  • svītrota prasība apliecinājuma uzrakstā norādīt apliecinājuma vietas nosaukumu;
  • apliecinājuma uzrakstā nepieciešamības gadījumā varēs norādīt arī citas ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt personu (piemēram, amata apliecības vai sertifikāta numurs);
  • precizēts, ka turpmāk pārvaldes dokumentos datumu varēs rakstīt kā tekstuālā, tā skaitliskā veidā.

Plānots, ka grozījumi MK noteikumos stāsies spēkā 01.01.2017. kopā ar grozījumiem DJSL.