Iedzīvotāju ienākuma nodoklis no attālinātā darba izdevumu kompensācijas

Publicējam Valsts ieņēmumu dienesta (VID) sagatavoto metodisko materiālu par iedzīvotāju ienākuma nodokļa (IIN) piemērošanu attālinātā darba izdevumu kompensācijām.

Vispārīgā informācija

2021. gadā no aplikšanas ar algas nodokli atbrīvo ar attālinātā darba veikšanu saistītos darbinieka izdevumus, kurus atbilstoši Darba likumam (DL) sedz darba devējs, ja to kopējais apmērs par pilnas slodzes darbu nepārsniedz 30 eiro mēnesī.[1]

Priekšnoteikumi:

• vienošanās par attālināta darba veikšanu ir noteikta darba līgumā vai darba devēja rīkojumā un ir norādīts, kādus izdevumus darba devējs kompensē;
• ar attālinātā darba veikšanu saistītos izdevumus sedz darba devējs, kuram ir iesniegta darbinieka algas nodokļa grāmatiņa;
  • ar attālinātā darba veikšanu saistīto izdevumu apmēri tiek noteikti proporcionāli slodzei un līgumā vai rīkojumā norādīto attālinātā darba dienu skaitam mēnesī, ja darbs tiek veikts gan attālināti, gan darba vietā[2];
  • nepiemēro ilgstošas prombūtnes laikā, kas pārsniedz 30 dienas.[3] 30 dienas tiek skatītas kalendāra mēneša ietvaros.

Likumā “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” (likums par IIN) nav noteikts pienākums darba devējam kompensēt darbinieka izdevumus, kas radušies saistībā ar attālinātā darba veikšanu, bet nosaka, kā minētajām kompensācijām – darbinieka izdevumiem, kurus atbilstoši Darba likumam sedz darba devējs – piemēro IIN.

Darba devējs, vienojoties ar darbinieku, plāno attālināto darbu un nosaka kārtību, kādā kompensē darbiniekiem attālinātā darba izdevumus, ja kompensēšana ir objektīvi nepieciešama un pamatota un ja attālināto darbu nav iespējams veikt ar darba devēja resursiem. Darba devēja un darbinieka vienošanās ir iekšēji noteikta kārtība, par kuru nav jāziņo VID.

Vienošanās par attālinātā darba veikšanu ir būtiska kā tiesiskais pamats IIN atbrīvojuma piemērošanai kompensācijai, tai skaitā būtisks ir gan datums, kad rīkojums (vienošanās) ir stājies spēkā vai zaudējis spēku, gan darba devēja rīkojumā (vienošanās dokumentā) norādītais darba dienu skaits, kuras darbinieks strādā attālināti, ja paredzēts, ka darbu veiks gan attālināti, gan darba vietā.

Darba devējam atkarībā no darba specifikas un citiem apstākļiem ir tiesības rīkojumā attālinātā darba kompensāciju izmaksas noteikt:

• vispārīgi, nosakot tikai darbības periodu un to, ka tā ir kompensācija par attālinātā darba izdevumiem, bet neparedzot uzskaites detalizāciju;
• specifiski, piemēram, nosakot precīzi ar attālinātā darba kompensāciju saistīto izdevumu sadalījumu – nosakot precīzi, kā kompensācijas izmaksai tiek uzskaitīta katra attālinātā darba diena vai ka kompensācija tiek maksāta tikai par dienu, kas pavadīta, veicot darba pienākumus tikai attālināti. Darba devējs pats ar rīkojumu sabalansē izvēlēto kompensācijas izmaksu modeli ar darba devēja izvēlēto administratīvo slogu attālinātā darba uzskaitei.

Attālinātā darba kompensāciju modeļa ieviešana algas nodokļa aprēķināšanas vajadzībām neierobežo darba devēju piemērot līdzšinējos DL noteiktos izdevumu kompensācijas modeļus, t.i., darba devējs var kompensēt darbinieka izdevumus, kas radušies pēc darba devēja iniciatīvas un kuri ar ārējo attaisnojuma dokumentu tiek atspoguļoti kā uzņēmuma aktīvi, saimnieciskās darbības izdevumi.

Darba devējs var nodot uz laiku savus aktīvus darbiniekam darba pienākumu veikšanai attālināti.

Likuma par IIN pārejas noteikumu 159.–161. punktā noteikts, ka algas nodokļa aprēķināšanai attālinātā darba izdevumu kompensācijas līdz 30 eiro apmēram atšifrējums nav nepieciešams, taču tas kompensācijas piemērošanai varētu būt būtisks, lai būtu skaidrs objekts, par ko kompensāciju maksā (arī Darba likuma izpratnē).

Darba devējs var kompensēt darbiniekam izdevumus saskaņā ar savstarpēju vienošanos, bet ar algas nodokli neapliks attālinātā darba izdevumu kompensāciju, kas atbildīs likumā noteiktajiem kritērijiem, nepārsniedzot noteiktu apmēru – 30 eiro par pilnu slodzi.

Piemēri

Attālinātā darba izdevumu kompensācija

Ja darbinieks strādā pie darba devēja pilnu mēnesi un viņš darba devējam ir iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu, kompensāciju piemēro pilnā apmērā. Ja darbinieks uzsāk vai izbeidz darbu pie darba devēja kārtējā mēneša laikā, kompensāciju aprēķina proporcionāli darba dienu skaitam, kas nostrādātas pie šī darba devēja.

Attālinātā darba veikšanai paredzēto darba dienu skaitu nosaka darba devēja rīkojumā. Gadījumā, ja darba devējs ar rīkojumu darbiniekam noteicis veikt darbu attālināti un ierasties darbā klātienē tikai pēc nepieciešamības vai klātienē ierasties tikai noteiktu situāciju gadījumā, var uzskatīt, ka darbs pilnā apmērā tiek veikts attālināti.

1. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija ar algas nodokli neapliekamā apmērā.

Darba devējs šā gada 20. janvārī rīkojumā noteicis, ka visi biroja darbinieki attālināti strādā līdz valstī noteiktās ārkārtējās situācijas beigām, paredzot katram darbiniekam par pilnas slodzes darbu kompensāciju par attālināto darbu 30 eiro mēnesī. Visi darbinieki šim darba devējam ir iesnieguši algas nodokļa grāmatiņas. Piemērs par februāri:

• Vilnis, kas nodarbināts uz pilnu slodzi, februārī nostrādā visas darba dienas attālināti. Darba devējs Vilnim kompensācijā par attālināto darbu februārī samaksā 30 eiro.
• Aija, kas nodarbināta uz pilnu slodzi, pārtrauc darba tiesiskās attiecības ar darba devēju 14. februārī (pie darba devēja nostrādājusi 10 no 20 mēneša darba dienām). Darba devējs Aijai kompensācijā par 10 dienu attālināto darbu samaksā 15 eiro (10 / 20 x 30 eiro).
• Gatis ir nodarbināts uz pilnu slodzi pie šī darba devēja – nostrādājis 20 darba dienas –, darba devējs par februāri kompensācijā par attālināto darbu samaksā 30 eiro. Gatis februārī divas dienas ieradās darba vietā, jo bija nepieciešams saņemt speciālu darba uzdevumu. Darba devējam nav jāpārrēķina kompensācija, jo netiek mainīti rīkojuma nosacījumi un darba devējs rīkojumā nav paredzējis detalizētu attālinātā darba uzskaiti un nosacījumu pārrēķināt kompensāciju.

Tomēr darba devēja izdotais rīkojums ir pietiekams tiesiskais pamats kompensācijas apmēra proporcijas noteikšanai, ja noteiktajā periodā persona veic darbu gan attālināti, gan šo darbu attālināti neveic. Darba devējam ir tiesības ņemt vērā faktiski attālināti nostrādātās dienas.

2. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija proporcionāli attālināti nostrādāto darba dienu skaitam.

Darba devējs rīkojumā noteicis, ka Zaiga no šā gada 1. februāra līdz valstī noteiktās ārkārtējās situācijas beigām var strādāt attālināti. Rīkojumā tiek noteikts, ka Zaigai par pilnas slodzes darbu kompensācija par attālināto darbu ir 30 eiro mēnesī ar nosacījumu, ka kompensāciju aprēķina, ņemot vērā faktisko attālināti nostrādāto darba dienu skaitu, t.i., par darba dienām, kad Zaiga darbu veic birojā, izdevumus nekompensē. Šajā gadījumā devējs izvēlas rēķināt proporciju, veicot uzskaiti par attālināti un birojā nostrādātajām dienām. Zaiga februārī ieradās darbā veikt darba pienākumus četras dienas. Zaiga darba devējam ir iesniegusi algas nodokļa grāmatiņu. Darba devēja samaksātā kompensācija par februāri par Zaigas attālināto darba laiku ir 24 eiro (16 / 20 x 30 eiro).

3. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija proporcionāli faktiski attālināti nostrādāto darba dienu skaitam.

Darba devējs šā gada 12. februāra rīkojumā noteic, ka Zane no šā gada 15. februāra līdz valstī noteiktās ārkārtējās situācijas beigām var strādāt attālināti. Rīkojumā tiek noteikts, ka Zanes par pilnas slodzes darbu kompensācija par attālināto darbu ir 30 eiro mēnesī ar nosacījumu, ka kompensāciju aprēķina, ņemot vērā faktisko attālināti nostrādāto darba dienu skaitu, t.i., par darba dienām, kad Zane darbu veic birojā, izdevumus nekompensē. Šajā gadījumā darba devējs ir noteicis, ka kompensācija būs tikai par nepilnu mēnesi, un papildus izvēlas rēķināt proporciju, veicot uzskaiti par attālināti un birojā nostrādātajām dienām. Zane februārī pirmās divas darba dienas un pēdējās divas darba dienas ieradās darbā veikt darba pienākumus. Zane darba devējam ir iesniegusi algas nodokļa grāmatiņu. Darba devēja samaksātā kompensācija par februāri par Zanes attālināto darbu laikā no 15. februāra ir 12 eiro ((10 - 2) / 20 x 30 eiro).

Attālinātā darba izdevumu kompensācija līdz 30 eiro apmēram ir noteikta par pilnu slodzi, tādējādi attālinātā darba izdevumu kompensācija ir nosakāma proporcionāli slodzei. Šo kritēriju darba devējs piemēro neatkarīgi no rīkojumā noteiktā.

4. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija proporcionāli slodzei.

Darba devējs rīkojumā noteicis, ka Juris, kas nodarbināts uz 0,75 slodzi un darba devējam ir iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu, attālināti strādā visas darba dienas mēnesī (6 h dienā). Darba devēja noteiktā kompensācija par attālinātā darba izdevumiem darbiniekiem par pilnas slodzes darbu ir 30 eiro mēnesī. Darba devēja kompensācija par 0,75 slodzes darbu, ko Juris veic attālināti, ir 22,50 eiro (30 eiro x 0,75).

5. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija proporcionāli slodzei un attālināti nostrādāto dienu skaitam, ja darba devēja rīkojums izdots kārtējā mēneša laikā.

Svešvalodu pasniedzējas Zanes darba slodze ir 0,7. Zane strādā attālināti no 2020. gada oktobra. Darba devējs, vienojoties ar Zani, izdod rīkojumu par attālinātā darba veikšanu ar šā gada 1. janvāri un ikmēneša attālinātā darba izdevumu kompensēšanu 25 eiro apmērā par pilnu slodzi (kopējā summā atbilstoši rīkojumam tiek kompensēti šādi darbinieces nosacītie izdevumi: maksa par interneta abonēšanu, elektrības tēriņiem un telefona abonēšanu). Zane darba devējam ir iesniegusi algas nodokļa grāmatiņu. Šā gada martā darba devējs izdod rīkojumu, nosakot, ka ar 26. aprīli Zane uzsāk strādāt klātienē.

Kompensējamā ar nodokli neapliekamā summa janvārī, februārī un martā: 0,7 x 25 eiro = 17,50 eiro mēnesī.

Kompensējamā neapliekamā summa aprīlī: (5 / 20 x 25 eiro) x 0,7= 4,38 eiro.

6. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija proporcionāli slodzei, ja darba devēja rīkojums izdots kārtējā mēneša laikā, nenosakot precīzi izdevumu pozīcijas.

Svešvalodu pasniedzējas Annas darba slodze ir 0,7. Anna strādā attālināti no 2020. gada oktobra, strādājot vienādu stundu skaitu katru darba dienu. Darba devējs, vienojoties ar Annu, izdod rīkojumu par attālinātā darba veikšanu Annai ar šā gada 1. janvāri un ikmēneša attālinātā darba izdevumu kompensēšanu 14 eiro apmērā par 0,7 slodzi, nenosakot precīzi, par kādām izdevumu pozīcijām tiek veikta kompensācija. Anna darba devējam ir iesniegusi algas nodokļa grāmatiņu. 2021. gada martā darba devējs izdod rīkojumu, nosakot, ka ar 26. aprīli Annai jāuzsāk strādāt klātienē.

30 x 0,7 = 21 eiro (maksimālā ar algas nodokli neapliekamā kompensācija par 0,7 slodzi). 14 eiro < 21 eiro.

Kompensējamā ar nodokli neapliekamā summa janvārī, februārī un martā: 14 eiro mēnesī.

Kompensējamā neapliekamā summa aprīlī: 3,5 eiro (5 / 20 x 14 eiro).

7. piemērs

Attālināti nostrādāto dienu skaita proporcija, ja algas nodokļa grāmatiņa iesniegta kārtējā mēneša laikā un attālinātā darba izdevumu kompensācija ir atbilstoša darba devējam iesniegtajiem rēķiniem.

SIA “Cilpa” pēc vienošanās ar darbinieci Martu šā gada 5. janvārī izdod rīkojumu par attālinātā darba veikšanu. SIA “Cilpa” sedz telefona abonēšanas maksu atbilstoši katru mēnesi darbinieka iesniegtajam sakaru operatora rēķinam. Martai atbilstoši sakaru operatora izrakstītajam rēķinam abonēšanas maksa mēnesī ir 14,99 eiro. Marta VID elektroniskās deklarēšanās sistēmas kontā atzīmēja SIA “Cilpa” kā galveno ienākuma gūšanas vietu un iesniedza algas nodokļa grāmatiņu, norādot iesniegšanas datumu – šā gada 18. janvāris. Janvārī, kompensējot Martai telefona abonēšanas maksu, ņem vērā laika periodu, no kura darba devējam, t.i., no 2021. gada 18. janvāra, proporcionāli attālināto darba dienu skaitam mēnesī jākompensē telefona abonēšanas maksa.

Kompensējamā summa:

• janvārī: 7,50 eiro (10 / 20 x 14,99 eiro);
• februārī: 14,99 eiro;
• martā: 14,99 eiro.

Attālinātā darba izdevumu kompensācija īslaicīgas prombūtnes laikā

Īslaicīgu prombūtni, piemēram, slimības lapu A, neņem vērā, nosakot mēnesī izmaksājamās ar nodokli neapliekamās kompensācijas 30 eiro apmērā.

8. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija īslaicīgas prombūtnes laikā mēneša ietvaros.

Vairis pieņemts darbā uz pilnu slodzi un darba devējam ir iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu. Vairis ir vienojies ar darba devēju par attālinātā darba veikšanu. Darba devējs 2021. gada 28. janvārī izdod rīkojumu par attālinātā darba veikšanu un attālinātā darba izdevumu kompensāciju 30 eiro mēnesī. No 2021. gada 3. februāra līdz 17. februārim Vairim ir slimības lapa.

Ar nodokli neapliekamā kompensācijas summa par 2021. gada janvāri ir 3 eiro (2 / 20 x 30 = 3 eiro), jo rīkojums ir tikai no 28. janvāra.

Ar nodokli neapliekamā kompensācijas summa par 2021. gada februāri ir 30 eiro, neņem vērā slimības dienas, jo rīkojums neparedz kompensācijas izmaksai detalizētu attālinātā darba uzskaiti.

Attālinātā darba izdevumu kompensācija darbam nepieciešamā aprīkojama iegādei un izdevumu kompensācija 30 eiro apmērā

9. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija proporcionāli attālinātā darba dienu skaitam mēnesī/pret pilnas slodzes darba dienām.

SIA “CBA” vienojās ar darbinieci Aiju, 2021. gada 6. janvārī izdodot rīkojumu, ka valstī izsludinātās ārkārtējās situācijas laikā, līdz 2021. gada 6. aprīlim, Aija strādās  attālināti. Aija pieņemta darbā uz pilnu slodzi un darba devējam ir iesniegusi algas nodokļa grāmatiņu. Aija 2021. gada janvārī iegādājās portatīvo datoru, kuru izmanto attālinātā darba vajadzībām un kas paliks Aijas lietošanā.

Attālinātā darba izdevumu kompensācija, pārsniedzot noteikto apmēru 30 eiro

Darba devējs var maksāt arī lielāku kompensāciju, bet likumā noteiktā limita (30 eiro) pārsnieguma daļa ir apliekama ar algas nodokli.

10. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija, darba devējam pašam nosakot metodi, pēc kādas aprēķina kompensējamo summu.

Darba devējs, vienojoties ar darbinieku Tomu, izdod rīkojumu, ka Toms no šā gada 1. janvāra strādā attālināti – mājās. Darba devējs kompensē Tomam maksu par internetu, telefonu, elektrību un darba vietas aprīkojumu. Toms ir iesniedzis darba devējam algas nodokļa grāmatiņu.

Attālinātā darba izdevumu kompensācija un darba devēja izdevumi

Saskaņā ar Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr. 899 “Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” normu piemērošanas kārtība” 18.²2. apakšpunktu attiecībā uz darba devēja izdevumiem, kuri ir iegrāmatoti darba devēja grāmatvedībā, apliecināti un pamatoti ar konkrētiem ārējiem darījumus apliecinošiem dokumentiem, 30 eiro ierobežojums nav piemērojams.

11. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensācija un attālinātajam darbam nepieciešamā aprīkojuma iegādes izdevumi

Darba devējs, vienojoties ar darbiniekiem, izdod 2021. gada 1. marta rīkojumu par attālinātā darba veikšanu līdz gada beigām, nosakot, ka darba devējs kompensē 30 eiro mēnesī par papildu izdevumiem, kas darbiniekiem rodas saistībā ar attālināto darbu. Papildus darba devējs dod rīkojumu Santai iegādāties attālinātajam darbam nepieciešamo aprīkojumu – galdu, krēslu, apgaismes ķermeni –, kuru darba devējs uzskaita savā grāmatvedībā un kurš Santai būs jāatdod darba devējam. Darbiniece Santa darba devēja uzdevumā iegādājas nepieciešamās lietas un iesniedz darba devējam darījumus apliecinošus dokumentus (čekus) par 200 eiro kopsummā par iegādāto galdu, krēslu, apgaismes ķermeni. Darba devējs kompensē Santai izdevumus 200 eiro apmērā, iegādātais aprīkojums ir darba devēja īpašums (darba devēja saimnieciskās darbības izdevumi). Darba devēja Santai kompensēto summu 200 eiro apmērā par aprīkojuma iegādi neapliek ar algas nodokli.

12. piemērs

Darba devēja saimnieciskās darbības izdevumu kompensēšana

Darba devējs šā gada 1. februārī izdod rīkojumu attālinātā darba veikšanai un nodrošina darbinieku ar nepieciešamo aprīkojumu attālinātā darba veikšanai līdz valstī izsludinātās ārkārtējās situācijas beigām. Darba devējs 2021. gada martā darbiniekam dod norādījumus iegādāties SIM karti attālinātā darba veikšanai. Darbinieks darba devējam iesniedz darījumu apliecinošu dokumentu (čeku), darba devējs darbiniekam kompensē izdevumus, kas ir darba devēja saimnieciskās darbības izdevumi. Telefona SIM karte ir darba devēja īpašums. Darba devēja kompensēto summu par SIM kartes iegādi neapliek ar algas nodokli.

Darba devējs var kompensēt telefona sarunas arī atbilstoši faktiskajiem izdevumiem kā darba devēja izdevumus. Šādā gadījumā jāiesniedz attaisnojuma dokumenti, piemēram, telefona sarunu izdrukas, kas apliecina telefona sarunu nepieciešamību darba uzdevumu veikšanai u.c.

13. piemērs

Attālinātā darba izdevumu kompensēšana atbilstoši faktiskajiem izdevumiem.

Darba devējs 2021. gada 20. janvārī izdevis rīkojumu attālinātā darba veikšanai, nosakot, ka gadījumā, ja darbiniekam attālinātā darba veikšanas laikā radīsies telefona sarunas ar ārvalstu investīciju partneriem, darba devējs segts šos izdevumus, darbiniekam iesniedzot sakaru operatora sarunu izrakstu. Darbinieks, veicot darba pienākumus, februārī ir zvanījis uz Austrāliju. Darba devējs kompensē attiecīgās izmaksas – darbinieks ir iesniedzis sarunu izrakstu, sarunas ir veiktas darba vajadzībām. Izdevumu kompensācija neveido darbiniekam ienākumu un algas nodokļa objektu.

14. piemērs

Attālinātā darba izdevumu rīkojumā noteiktā apmēra kompensēšana un izdevumu kompensēšana atbilstoši faktiskajiem izdevumiem.

Darba devējs šā gada 20. janvārī izdevis rīkojumu attālinātā darba veikšanai, nosakot, ka attālinātā darba gadījumā nodrošina izdevumu kompensāciju 20 eiro mēnesī par savu pamatlīdzekļu izmantošanu darba vajadzībām un gadījumā, ja darbiniekam attālinātā darba veikšanas laikā radīsies telefona sarunas ar ārvalstu investīciju partneriem, darba devējs segts šos izdevumus, darbiniekam iesniedzot sakaru operatora sarunu izrakstu. Darbinieks strādā uz pilnu slodzi un ir darba devējam iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu. Darbinieks, veicot darba pienākumus, februārī ir zvanījis uz Gruziju. Darba devējs kompensē 20 eiro un vēl attiecīgās faktiskās izmaksas – darbinieks ir iesniedzis sarunu izrakstu, sarunas ir veiktas darba vajadzībām. Abu šo izdevumu kompensācija neveido darbiniekam ienākumu un algas nodokļa objektu.

15. piemērs

Attālinātā darba vienas pozīcijas izdevumu kompensēšana, nosakot kompensācijas apmēru.

Darba devējs šā gada 20. janvārī izdevis rīkojumu attālinātā darba veikšanai, nosakot, ka attālinātā darba gadījumā nodrošina izdevumu kompensāciju 30 eiro mēnesī par privātā telefona izmantošanu darba sarunām, visus citus pamatlīdzekļus un nemateriālos aktīvus darba devējs uz laiku ir pārvietojis uz darbinieka dzīves vietu, lai darbinieks nodrošinātu attālinātā darba veikšanu. Darbinieks strādā uz pilnu slodzi un darba devējam ir iesniedzis algas nodokļa grāmatiņu. Darbinieks, veicot darba pienākumus, februārī ir zvanījis uz Kanādu, Bahamu salām. Darba devējs saistībā ar attālināto darbu kompensē 30 eiro. Darba devējs papildus nevar segt attiecīgās faktiskās izmaksas par tālsarunām, neraugoties uz to, ka darbinieks ir iesniedzis sarunu izrakstu un sarunas ir veiktas darba vajadzībām. Darba devējs nevar abas šīs izmaksas uzskatīt par tādām, kas neveido darbinieka ienākumu. Darba devējs nevar vienlaikus dubulti kompensēt  vienu izdevumu pozīciju pēc dažādām kompensēšanas metodēm. Ir jāizvēlas viens konkrēto izdevumu kompensēšanas veids, piemēram, no fiksētās kompensācijas jāizslēdz kompensācijas pozīcija par telefona sakaru kompensāciju, ja to paredz kompensēt saskaņā ar tālsarunu rēķinu.

[1] Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” pārejas noteikumu 159. punkts.

[2] Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” pārejas noteikumu 160. punkts.

[3] Likuma “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” 161. punkts.