Arhivējot iestādes dokumentus, tiek veikta izvērtēšana un atlasīti dokumenti, kas zaudējušu savu praktisko un vēsturisko nozīmi. Iestādē šo dokumentu turpmāka glabāšana nav nepieciešama, tādēļ pareizākais risinājums ir dokumentus iznīcināt.

Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” (MK noteikumi Nr.748) 107.punktā paredzēts, ka par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu.