Сейчас мы находимся на переходном этапе, когда часть предприятий стремительнее, другие — медленнее переходят на электронный документооборот в бухгалтерии. За это время есть над чем подумать и изучить, чтобы найти наиболее удобную систему, которая бы одновременно соответствовала требованиям нормативных актов. Нормативные акты, с одной стороны, открывают возможности для развития, а с другой — устанавливают жесткие рамки. Одной из самых обсуждаемых проблем на этом переходном этапе является подпись на документе — когда она обязательна и когда без нее можно обойтись.

Для того чтобы документ считался оправдательным документом в бухгалтерском учете и на его основании производилась запись бухгалтерского учета, в него должны быть включены все реквизиты, перечисленные в части 5 статьи 11 Закона "О бухгалтерском учете" (Закон о БУ). Подпись – один из них. В пункте 9 части 5 статьи 11 Закона о БУ определена цель подписи лица – это подтверждает правильность представленной в оправдательном документе информации.

Однако подпись зачастую является реквизитом, которого в документе не хватает, и это создает проблемы с признанием документа оправдательным документом в бухгалтерии. Причины этого могут быть разные. Например, работники, получающие товары или услуги, не считают необходимым подписывать счет или накладную, поэтому в бухгалтерию поступают неподписанные документы. Также может быть, что партнер по сделке все свои бухгалтерские документы подготавливает и подписывает в электронном виде и не хочет отправлять их физической подписью. Или бухгалтерию ведут в другой стране, и там неохотно занимаются такими, по их мнению, излишними бюрократическими процессами.

Пункт 9 части 5 статьи 11 Закона о БУ устанавливает, что реквизит "подпись" может отсутствовать в трех случаях. Первый из них распространяется только на внутренние оправдательные документы, в свою очередь остальные два допускают оформление внешних оправдательных документов без подписи.