Lai arī lēmumi par dokumentu apriti un drošību lielākoties tiek pieņemti vadības līmenī, saprātīgāk būtu par šo tēmu domāt no katra darbinieka skatu punkta – ko ikviens strādājošais var darīt ikdienā, lai dokumentu aprite notiktu iespējami droši un efektīvi – rosina SIA “ŠRĒDEREJA” biznesa attīstības vadītājs Krišjānis Brūnavs. Viņš arī iesaka vairākus noderīgus knifus, kas palīdzēs uzlabot dokumentu apriti ikvienā uzņēmumā vai iestādē.
Elementārā kārtība
Viss sākas ar šķietami vienkāršām lietām – ikvienam ir jāpadomā, kā viņš var uzlabot dokumentu aprites drošību un ērtumu. Piemēram, ņemot vērā datu nozīmi ikviena uzņēmuma attīstībā, jārūpējas, lai mazinātu informācijas noplūdes iespēju. Darbiniekiem nevajadzētu iznest no biroja nozīmīgus dokumentus, lai, piemēram, tos apstrādātu mājās, vai arī nevajadzētu uzņemt ciemiņus pie sava darba galda, ja uz tā atrodas nozīmīgi dokumenti. Lielākās kompānijās stingri jānodala darbinieku pienākumi, nosakot atbildīgos par dokumentu uzraudzību.
Kārtot dokumentus pēc svarīguma
Ikviens darbinieks, kurš ikdienā saistīts ar dokumentu organizēšanu, var tos šķirot pēc svarīguma. Šim nolūkam labi noder krāsainas līmlapiņas – uz nozīmīgajiem un ilgāk glabājamiem dokumentiem, piemēram, var likt sarkanu lapiņu, bet uz īslaicīgi glabājamiem – dzeltenu. Tādējādi būs vieglāk organizēt saturu un šķirot makulatūru.
Šķirot pēc konfidencialitātes
Dokumentus vēlams sortēt ne tikai pēc svarīguma, bet arī konfidencialitātes, parūpējoties, lai dokumenti, kas ir slepeni, tiek glabāti grūtāk pieejamās vietās, piemēram, slēdzamos skapīšos vai pat seifos, ja runa ir par īpaši augstas slepenības datu glabāšanu.
Makulatūrai atsevišķa kaste
Ideāli, ja dokumentu klasificēšana var notikt vismaz 3 līmeņos:
- kaste makulatūrai, kurā tiek ievietoti iznīcināmi dokumenti, bez riska, piemēram, dažādi bukleti, novecojuši reklāmas materiāli utt.;
- ikdienas dokumenti, kuri nav slepeni, tomēr tos ir nepieciešams uzglabāt – tādus var ievietot dažādās mapēs, kurās ar grāmatzīmēm vai līmlapiņām atzīmētas dažādas svarīguma kategorijas (arī šādus dokumentus nevajadzētu nevērīgi turēt uz galda);
- dokumenti, kas satur slepenu informāciju, datus par darbiniekiem (saskaņā ar jauno datu aizsardzības regulu, tie ir īpaši sargājami), dažādi spēkā esoši līgumi – tos vislabāk uzglabāt slēdzamās kastēs, skapjos vai citās grūtāk pieejamās vietās.
Informācijas drošības politika
Lai uzņēmuma vai iestādes informācijas un dokumentu apstrādē tiktu ievēroti vienoti principi, kuri būtu labi zināmi ne tikai vadībai, bet ikvienam strādājošajam, vēlams izstrādāt informācijas drošības politiku, kurā noteikti pamata principi dokumentu aprites nodrošināšanā un drošībā. Tas palīdzēs izvairīties no iespējamiem pārpratumiem un palielinās katra darbinieka atbildības sajūtu.
Iznīcināt lieko
Jāsargā ir ne tikai dokumenti papīra formātā, bet arī dažādi elektroniski datu nesēji, maketi utt. Piemēram, ja apģērbu ražošanas uzņēmums ir radījis kādu darba apģērba sēriju, taču nepareizi izveidots logo uz tā, arī šādu apģērbu vēlams iznīcināt, tāpat, piemēram, arhitektu biroja radīti dažādu topošo ēku maketi. Lietas, ko nav nepieciešams uzglabāt, taču tās nav arī ievietojamas tradicionālā atkritumu konteinerā, vissaprātīgāk ir uzticēt profesionāliem partneriem, kuri nodarbojas ar dokumentu u.c. lietu iznīcināšanu, piemēram, SIA “ŠRĒDEREJA”.
SIA “ŠRĒDEREJA” piedāvā augstas klases servisu dokumentu un datu nesēju likvidācijā. Esam vienīgais dokumentu iznīcināšanas uzņēmums Baltijā, kas piedāvā mobilu servisu un sertifikāciju. Bet, kā informē K.Brūnavs, uzņēmumam ir arī citas priekšrocības:
- piebraucam tieši pie jūsu uzņēmuma durvīm, jo respektējam jūsu laiku;
- materiāls iznīcināšanai nav īpaši jāsagatavo, mūsu speciālisti tos no biroja līdz mašīnai nogādās aizvērtos konteineros;
- nodrošinām pilnu operatīvo servisu – klienta klātbūtnē datu nesējus nosver, atbrīvo no skavām un sasmalcina;
- informācija ir drošībā, jo mūsu sistēma izslēdz nepiederošas personas no dokumentu aprites;
- caurskatāma un droša datu iznīcināšanas sistēma tiek nodrošināta, sekojot līdzi materiālu plūsmai visos iznīcināšanas servisa posmos, ņemot vērā katra iznīcināšanas darba un vietas īpatnības;
- uz vietas sertificējam iznīcināšanas faktu un apstākļus – klientam tiek izsniegts sertifikāts, kurš apliecina konfidenciālu un drošu dokumentu iznīcināšanu, piedāvājam arī videoierakstu;
- strādājam ar modernu un specializētu mobilo tehniku, tiksim galā arī ar kartona vākiem, USB zibatmiņām vai vecām pildspalvām;
- nodrošinām individuālu pieeju katram klientam.
Katram klientam tiek rasta individuāla pieeja, meklēti risinājumi, kā dokumentus un citus materiālus iznīcinātu maksimāli droši un apkārtējai videi draudzīgi.
Kad mums atbraukt pie jums?
Dodiet ziņu!
SIA “ŠRĒDEREJA”
Adrese: Ausekļa iela 11-221, Rīga
Mājas lapa: www.sredereja.com
Tālr.: 26660016
E-pasts: sredereja@sredereja.com
