Ar kādām programmām jūs ikdienā strādājat? Grāmatvedības, e-pasta, kāds valūtu kalkulators... piedāvājums ir plašs un dažāds. Taču, lai grāmatvedis efektīvi varētu strādāt, nākas vienlaikus izmantot vairākas, paralēli turpinot uz monitora malas līmēt atgādinājuma lapiņas. Ar šo problēmu saskārušās arī grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmuma “Dagmaara” vadītājas un viņām ir radusies vīzija par ideālo programmu “VEDIS”, kas ļaus strādāt ērtāk. Arī jūs varat atbalstīt šā elektroniskā rīka izstrādi.
Grāmatvedes Māra Niedra un Dagnija Berkane sākumā savā “Dagmaara” strādāja tikai divas. Viss bija vienkārši – viņas viena otrai uzticējās, klienti bija sadalīti, vienai otru aizstāt bija nepieciešams reti. Taču uzņēmums auga, tika pieņemti jauni darbinieki un ikdiena kļuva arvien nepārskatāmāka. Kā kontrolēt darbu izpildi, ja pašas ne visu dienu atrodas blakus darbiniekiem? Kā efektīvāk pārplānot darbus kāda kolēģa saslimšanas reizē? Kā ērtāk apkopot informācijas par klientiem datu bāzi un izsekot notikumu norisei? Kā atpazīt, sakārtot un automatizēt procesus un padarīt tos efektīvākus? Šādu un līdzīgu jautājumu bijis daudz, tāpēc pamazām sākušas sapņot par ideālo vadības programmu. Māra un Dagnija, kolēģa un IT speciālista Reinholda Zviedra mudinātas, pierakstījušas visu, kas būtu nepieciešams šādā programmā. Taču Reinholds, ieraugot vēlmju sarakstu, saprata, ka šāda rīka izveidošana ir nopietns un ilgstošs darbs. Tā būšot dārga un pamatīga programma, kādu viena uzņēmuma vajadzībām nav rentabli izstrādāt.
Ko tālāk? Kolēģes aizdomājušās – ja šāda programma ir nepieciešama viņām, visticamāk, tāda noderētu arī daudziem citiem uzņēmumiem, tāpēc izlemts uzrunāt savas un citu jomu speciālistus un vadītājus. Piedevām – ja programma sevī ietvertu sarežģītos, daudzveidīgos, savstarpēji mijiedarbojošos un izrietošos grāmatvedības procesus, tad tā būtībā ir piemērojama it visām biznesa jomām. Māra un Dagnija nolēma nepadodies un piesaistīja šim projektam, kurš laika gaitā ir ieguvis nosaukumu “VEDIS”, vadītāju Andreju Andrejevu, kuram tas kļuva par ikdienas darbu.
Būtiskākie ieguvumi
A.Andrejevs skaidro: “Praktiski visi uzņēmēji kādreiz sāka savu darbību ar vienu pirmo klientu. Tobrīd viss ir kārtībā, procesi ir skaidri, nekas nepiemirstas, un sadarbība var ritēt salīdzinoši vienkārši. Bet laiks iet, rodas jauni klienti, tiek pieņemti darbinieki, un sāk veidoties mērens haoss. Sākumā man bija vīzija, ka “VEDIS” ieviesīs kārtību šajā haosā, taču vēlāk aizdomājos, ka haoss pats par sevi nav slikts, ja vien tas darbojas. Šobrīd varu teikt, ka piedāvājam rīku, kā strādāt uzņēmējdarbības haosā, kā padarīt to kontrolējamāku. Vadītājs jebkurā brīdī var redzēt, ko dara katrs no kolēģiem, savukārt katram darbiniekam nav nepieciešams iedziļināties uzņēmuma kopējos procesos, sistēmā viņš nepārprotami redz tieši savus darbus.”
- Viss savstarpēji sasaistīts vienā programmā – darba uzdevumi, funkcijas, norādes, datu bāzes. Savstarpēji saistīti uzdevumi tiek atainoti vienā “kokā” vai pat “zirnekļtīklā”.
- Ērtāka laika plānošana. Darbu grafiks ir kā luksofors – tas deg sarkans, kad darbs tiek kavēts (lai arī uzņēmuma iekšējais termiņš var būt pirms gala termiņa, ko nosaka pašu, klienta vai iestāžu prasības), dzeltens, kad tas ir šobrīd aktuāls, un zaļš, kad darbu jau var sākt darīt, ja vien ir tam nepieciešamie resursi. Laika plānošana notiek, ņemot vērā šo prioritāšu sadalījumu. Tā iespējams savlaicīgi izvairīties no darbu sastrēgumiem.
- Līdzīgi plānots atainot arī katra darbinieka veicamos pienākumus – ikviens rīka lietotājs, tajā ieejot, redz savus konkrētajā laikā darāmos darbus, ja nepieciešams, arī kopējo uzņēmuma ainu. Kāda darbinieka prombūtnes laikā tas ļauj ērti pārplānot veicamo, savukārt jauna darbinieka iepazīstināšana ar veicamo ir ātra un koncentrēta.
- Ja kādu konkrētu plānu izpilde kavējas, būs iespēja norādīt kavēšanās iemeslus – trūkstoši dokumenti, nepietiekams laiks vai kompetence. Ilgtermiņā analizējot šos datus, daudz precīzāk saskatāmi un novēršami patiesie problēmu cēloņi.
- Horizontālā un vertikālā integrācija. Horizontāli vienā virsuzdevumā iespējams sasaistīt uzdevumus, kas attiecas uz vienu lietu, piemēram, visus dokumentu apstrādes darbus konkrētajam klientam, ļaujot labāk redzēt kopainu. Vertikālajā integrācijā iespējams apvienot vienādus uzdevumus, kas attiecas uz dažādiem objektiem, piemēram, visus pievienotās vērtības nodokļa pārskatus, kas šomēnes tiek taisīti dažādiem klientiem.
- Jau gatavas veidnes noteiktiem procesiem ļaus tos veikt ātrāk. Piemēram, ja darbā jāpieņem jauns cilvēks, atliek vien izvēlēties šo darbu un izpildīt to, nemēģinot atcerēties un arī aizmirst daļu šā darba apakšdarbu – iesniegums, rīkojums, līgums un amatapraksts, ziņojums Valsts Ieņēmumu dienestam un vēl, un vēl.
- Dokumentu vadības sistēma ir viskomplicētākā šādu rīku sastāvdaļa, tāpēc “VEDIS” pirmajā kārtā to plānots izveidot vien daļēji. Taču nākotnē ir vīzija radīt arī pilnvērtīgu dokumentu vadības sistēmu.
- Šī sistēma atļaus saistīties arī ar lietotāja jau esošajām e-pasta adresēm, ļaujot dot komandas, kuras sistēma izpildīs automatizēti – piemēram izsūtīt informāciju par izmaiņām likumdošanā tieši MUN maksātājiem.
- Resursu plānošana. Ja uzņēmumā ir vairāki darbinieki, kuriem jādala, piemēram, kopīga apspriežu telpa un uzņēmuma auto, to izmantošanas grafiki ļaus pārskatīt konkrēto lietu noslodzi, veiksmīgāk plānojot darāmo.
- Visi kontakti vienuviet. “VEDIS” sistēmā tie visi ir ērti sakārtojami, veidojot ne tikai datu bāzi ar kontaktinformāciju, bet arī piezīmes par uzņēmumam svarīgiem cilvēkiem, kas nākotnē ļaus vēl veiksmīgāk attīstīt sadarbību. Sistēmā ērti atradīsiet, kur esat iepazinušies ar kādu cilvēku, kur viņš iepriekš strādājis un vai viņam garšo kafija.
- Uzkrājot un regulāri analizējot esošo klientu datus, ērti strādāt ar informāciju, no kuras tālāk izriet darāmie darbi – piemēram, klienta apgrozījums sasniedzis apjomu, kurš paredz PVN deklarācijas iesniegšanas perioda maiņu vai MUN maksātāja statusa zaudēšanu.
- Domāts arī par dažādām papildfunkcijām – iekšējās komunikācijas rīkiem utt.
No sapņa līdz programmēšanai
Kopš idejas rašanās nu jau pagājuši 2 gadi, kuru laikā ir izveidojusies pilnīgi skaidra vīzija par “VEDIS”. “Uz papīra” programma jau ir precīzi dokumentēta, nu ir jāsāk resursiem ietilpīgais programmēšanas darbs. Jau šobrīd ir skaidrs, ka “VEDIS” būs izmantojams uz jebkurām iekārtām – tālruņa, datora, planšetdatora. Pati programma būs izvietota “mākonī”. “VEDIS” varēs abonēt internetā, tas būs jau gandrīz gatavs lietošanai, nepieciešama vien minimāla pielāgošana konkrētā uzņēmuma specifikai.
“VEDIS” jau šobrīd saņēmis atzinīgus novērtējumus gan no dažādu nozaru Latvijas uzņēmumiem, gan arī starptautiskā mērogā, iekļūstot Starptautiskās Kvalitātes balvas finālā. Tā pamazām tas ir kļuvis par daudzu grāmatvežu sapni, kura piepildīšanai vēl nepieciešami resursi, tāpēc “VEDIS” autori nolēmuši startēt “Projektu bankā”, kur ikvienam interesentam piedalīties ar savu finansiālo atbalstītu šādas programmas tapšanā, rezervējot savu “VEDIS” abonementu jau tagad.
