Sapnis par ideālu grāmatvedības sistēmu

Grāmatvedības izstrādes un ieviešanas jomā darbojamies jau kopš tālā 1996. gada, kad programmatūru izstrāde atradās pašos pirmsākumos.

Laika gaitā ir attīstījusies gan uzņēmējdarbība, gan informāciju tehnoloģijas, līdzi tiek attīstītas arī grāmatvedības programmas. Vērojot un iedziļinoties grāmatvežu darbā un ikdienas pienākumos, sākām aizdomāties, ja šo funkciju varētu optimizēt, to vienkāršot, rezultātā darbu varētu paveikt ātrāk un kvalitatīvāk.

Ja piektdienas naktī sieviete izsauc taksometru un ir skaidrā, tātad grāmatvede

Lai cik triviāli tas skanētu, bet kurš no grāmatvežiem gan nav sēdējis līdz vēlai naktij darbā, lai paspētu sagatavot visas atskaites? Grāmatvedim katru dienu jāapstrādā kaudzēm dokumentu, viss ir jāievada, jāiegrāmato, jāklasificē. Uzņēmuma darbinieki no visām pusēm nepārtraukti nes jaunus dokumentus, čekus, vadītājs pieprasa operatīvos uzņēmuma rādītājus, klientu vadītāji interesējas par debitoriem, tirdzniecības pārstāvji lūdz sagatavot rēķinus klientiem.

Saņemot ienākošos rēķinus, nepieciešams saprast, šo rēķinu drīkst maksāt vai nedrīkst. Tiek meklēta rokā vadība, atbildīgie darbinieki, lai noskaidrotu, kas tas ir par rēķinu un vai tiešām to drīkst apmaksāt. Ko darīt, ja uzņēmums ir liels un šādu rēķinu ir daudz?

Uzņēmuma darbinieki ir neapmierināti, ja kavējas apmaksas piegādātājiem un uzņēmums nesaņem kādus pakalpojumus, bet kurš ir vainīgs? Grāmatvedis, jo laikā nesamaksāja. Neaizmirsīsim arī par VID un CSP.

Kauja ir beigusies, bet, kurš ir uzvarējis, tu uzzini tikai nākamā mēneša 20. datumā

Mūsdienu pieaugošajām biznesa prasībām finansiālie rādītāji nepieciešami nekavējoties. Kam gan tie tiek prasīti? Protams, ka grāmatvedim, bet grāmatvedis ir nokrāvies ar datu ievadīšanu, apstrādi un ar pūlēm spēj visu apstrādāt.

Uz vecas būdiņas pamatiem pili neuzcelsi

Mūsu sapnis jau izsenis ir bijis atvieglot grāmatveža dzīvi un padarīt informāciju pieejamu visiem uzņēmuma darbiniekiem, bet uz esošo grāmatvedības sistēmu bāzes tehniski nebija iespējams realizēt visas mūsu ieceres un fantāzijas par ideālo grāmatvedības programmu, tāpēc mēs to radījām no jauna, no nulles!

Pasapņosim?!

Grāmatvedim programmā ir jāveic tikai viena vienīga funkcija – kontrolēt un pārbaudīt.

Ikdienas darbā vienu un to pašu sistēmu izmanto viss uzņēmums, bet grāmatvedības uzskaites datus iespējams koriģēt un kontrolēt tikai grāmatvedim. Neviens neko no ievadītā nevar sabojāt un nekas nenotiek bez grāmatveža ziņas.

Jūs teiksit – ko tad pārējie saprot no grāmatvedības? Protams, nesaprot, tādēļ sistēma ir izstrādāta tā, lai tajā viegli varētu strādāt gan vieni, gan otri.

Kā ienākošais rēķins nonāk grāmatvedībā?  

Biroja administratore vai atbildīgais darbinieks saņem rēķinus no piegādātājiem, ieskenē, un tie automātiski parādās sistēmā. Šis pats darbinieks veic dokumentu pirmreizējo apstrādi un vajadzības gadījumā pievieno līgumu, pieņemšanas – nodošanas aktu, uz kura pamata jāveic apmaksa.

Tālāk apstrādes procesu un dokumenta virzību uzņēmumā starp atbildīgajām personām nosaka iepriekš individuāli noskaņota shēma. Piemēram, pēc pirmreizējās apstrādes dokuments var tikt nosūtīts uzreiz uz grāmatvedību vai uzņēmuma vadītājam apstiprināšanai.

Kad rēķins ir nonācis pie grāmatveža, atliek to tikai pārbaudīt un iegrāmatot. Ņemot vērā, ka grāmatvedim ir pieejama dokumenta elektroniskā kopija, vairs nav jāpārskata daudzās mapes, lai atrastu interesējušo rēķinu – to ērti un ātri, jebkurā laikā iespējams apskatīt sistēmā.

Klientu un tirdzniecības pārstāvji paši sistēmā izraksta rēķinus un nosūta klientiem, un atkal grāmatvedis tikai pārbauda un iegrāmato dokumentu.

Uzņēmuma darbinieki paši var analizēt debitoru un kreditoru apmaksas, laicīgi sazināties ar parādniekiem, veikt maksājumu kultūras novērtējumu, plānojot tālāko sadarbību.

Avansa norēķinus sistēmā darbinieki var izveidot paši. Datus sistēmā var ievadīt manuāli vai arī, uzreiz pēc preču iegādes nofotografējot čeku, atsūtot to programmai pa e-pastu un pēc ierašanās birojā veicot tā pirmreizējo apstrādi. Kā pēdējais solis avansa norēķina apstrādei ir nepieciešams grāmatvedības akcepts.

Lielākā daļa no bankas importa dokumentiem tiek apstrādāti bez grāmatveža līdzdalības. Programma tos automātiski atpazīst un iegrāmato, bet grāmatvedim pārbaudei paliek maza daļa neatpazīto maksājumu. Visi bankas importa dokumenti ir pieejami vienkopus ērtākam pārskatam.

Uzņēmuma vadītājs jebkurā mirklī var programmā apskatīt interesējošos uzņēmuma rādītājus, jo visa informācija laicīgi tiek ievadīta sistēmā.

Personāldaļa veic visu darbinieku kartiņu uzturēšanu, rīkojumu, līgumu sastādīšanu un visi dati nonāk grāmatvedībā. Un atkal – grāmatvedis tikai kontrolē ievadītos datus. Pie algas aprēķināšanas programma runā, paziņo par visām izmaiņām, pirms jaunie dati tiek izmantoti aprēķinam.

Pat detalizēto tabeļu ievadīšana darbiniekiem, kas ir nodarbināti pēc summētā darba laika, vairs nav problēma – vadītāji par nostrādāto darbinieku laiku uzreiz atskaitās programmā un tad, ar grāmatveža kontroli, dati nokļūst aprēķinos.

Bet, kā jau vienmēr un visur, noteikti ir viens “bet”

Kā tad ar programmas licencēm? Lai uzinstalētu programmu uz papildus datora, ir jāmaksā izstrādātājam par jaunu licenci.

Mēs domājam par grāmatveža darba atvieglošanu un uzņēmuma interesēm kopumā, tāpēc mūsu klientiem nav jāmaksā par papildus darba vietām.

Neviens nav aizmirsts

Mēs neesam aizmirsuši arī par grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem, jo šo sapni var realizēt arī pie Jums, instalējot programmu pie Jūsu klientiem un dodot viņiem tiesības tikai uz nepieciešamajām programmas funkcijām, kādam dodot iespēju sistēmā veidot izrakstītos rēķinus, kādam ievadīt (ieskenēt) ienākošos rēķinus, citam avansa norēķinus – viss atkarīgs no apkalpojamā uzņēmuma biznesa prasībām.

Palīdzēsim piepildīt arī Jūsu sapni

Mēs zinām, ka katrs bizness ir unikāls un tam nepieciešami unikāli informācijas sistēmu risinājumi, tāpēc FiKS programmu ir iespējams paplašināt, jeb - mēs varam realizēt jebkuru Jūsu ieceri. Kā? Programmējot pēc pasūtījuma, kur mūsu iespējas ir neierobežotas, jo, jaunu funkcionalitāti veidojot, mēs neveicam izmaiņas esošajā sistēmā, bet izstrādājam atsevišķu sistēmas moduli, kas sadarbojas ar grāmatvedības programmu.

Sapnis vai īstenība?

Vairs nav jāfantazē, sapnis ir piepildījies – izmantojot grāmatvedības programmu FiKS, mēs varam nodrošināt grāmatvedim produktīvu un mierīgu darbu, kā rezultātā ieguvējs ir viss uzņēmums kopumā, jo visi darbinieki acumirklī var iegūt sev vajadzīgo informāciju.

Grāmatvedis var mierīgu sirdi konsultēt uzņēmuma vadītāju, kā viņa jaunās biznesa idejas ietekmēs likumdošana, izskaidrot katram darbiniekam viņa šī mēneša algu aprēķina nianses vai pie kafijas krūzes pamācīt, kā pareizi iesniegt elektroniskās nodokļu grāmatiņas.

SIA FiKS.lv

www.fiks.lv 

www.facebook.com/fiks.risinajumi

e-pasts: fiks@fiks.lv 

tālrunis: +37126364983