Как идут дела у латвийских предприятий с цифровой документацией? Как работает этот процесс? Что можно и нужно оцифровывать? Можно ли после этого уничтожить документы на бумажном носителе? Ответы на эти и другие актуальные вопросы предоставляются экспертами АО "Unifiedpost".

Соавторы статьи: Андис Гулбис, руководитель развития цифровых продуктов АО "Unifiedpost", Байба Весечко, финансовый контролер АО "Unifiedpost"

Какие сейчас тенденции в сфере дигитализации в Латвии?

Зависит от того, что мы называем цифровой документацией. Если отдельно рассматриваем дигитализацию счетов, то в настоящее время наблюдается восходящая тенденция, так как многие предприятия стараются улучшить процесс и дигитализацию подтверждающих расходы документов. Переход на электронные счета и процесс утверждения накладных в электронной среде очень востребован. Этому способствует и господствующая в мире ситуация, когда работа из дома стала уже повседневной.

Если посмотреть на дигитализацию документов в целом и рассмотреть все типы документов при оцифровке бумаги, то оцифровка идет на убыль, и это нормально, потому что документы уже генерируются в электронном виде, подписываются электронно и хранятся в электронном виде.

Сколько латвийских предприятий сейчас открыты и готовы к использованию различных электронных решений? Каков общий уровень? Какие отрасли в этом смысле более развиты и какие – отстают?

Предприятия частного сектора, преимущественно, открыты для использования электронных решений, особенно можно выделить новые предприятия, которые начали деятельность в последние 10 лет и переживают стремительный рост. В целом есть улучшения, но мы по-прежнему сильно отстаем, если сравнивать, например, с Эстонией. Эстония является хорошим примером – государственный сектор в цифровых банковских процессах продвинулся гораздо дальше – например, государственному сектору можно отправить только электронные счета. И особенно выделяется их подход к поиску возможностей, как все улучшить и как можно сделать что-то, а не наоборот – как усложнить что-то хорошо продуманное и разрешенное со стороны закона.

Доступна ли статистика, сколько компаний полностью перешли на автоматизированную подготовку и отправку счетов?

Статистика о Латвии в целом недоступна, но по опыту "Unifiedpost" количество уникальных регистрационных номеров для компаний, начинающих оцифровку счетов, обработку электронных счетов и процессы утверждения в электронной среде для полноценного процесса обоснования расходов, увеличивается в среднем на 50 компаний. Уникальный – это, например, если имеется группа предприятий с пятью предприятиями, то это пять новых уникальных регистрационных номеров. Акцент здесь ставится на полный процесс, так как предприятия, которые начинают получать и отправлять электронные счета, в это число не включаются, и поэтому их количество больше.