Mūsdienās informācijas pārvietošanas ātrums it teju neierobežots, pateicoties internetam. Lielākoties informācija ceļo no adresāta pie adresāta, lai cik tālu viņi viens no otra atrastos, pāris sekunžu laikā. Paradoksāli, tomēr joprojām ir industrijas, kur informācijas pārvietošana ir atkarīga no, piemēram, ceļu satiksmes sastrēgumiem, pastnieka vai kurjera kāju ātruma un līdzīgiem faktoriem. Tie ietekmē papīra dokumentu apmaiņas ātrumu.

 

Papīra dokumentu problēma

Ir skaidrs, ka izdrukātu elektronisku dokumentu ir grūtāk pārvietot nekā vienkārši elektronisku. Izdrukāta dokumenta pārvietošana ietver pašu drukāšanu, fizisku papīra pārvietošanu un pēc tam uz papīra esošas informācijas ievadīšanu citā datorā. Vai tas neskan absurdi? Vai loģiskāk un efektīvāk nebūtu elektronisku dokumentu nedrukāt un fiziski nepārvietot, bet gan vienkārši nosūtīt elektroniski?

Ideālā situācijā dokumentu apmaiņai uzņēmumu starpā būtu jānotiek automātiski. Tā dokumenti un to grupas internetā pārvietojas no vienas uzskaites sistēmas uz otru bez kavēšanās, bez kļūdām, 100% droši un starp uzņēmumiem visā pasaulē. Vienīgajai cilvēka iesaistei šajā procesā būtu jābūt monitoringam, kas nodrošinātu, ka viss noris tieši tā, kā tas ir paredzēts.

E-dokumentu tendences Eiropā

Eiropas Savienība (ES) patlaban strādā pie šāda risinājuma ieviešanas. Eiropas Parlaments ir izstrādājis Eiropas e-pavadzīmju standartus “e-Invoicing Directive 2014/55/EU” (Direktīva). Direktīva stāsies spēkā 18.04.2019. Līdz ar šo datumu Direktīvā iekļautajiem e-dokumentu standartiem jābūt iestrādātiem ES dalībvalstu likumos. Valsts organizācijām un iestādēm būs jāpieņem un jāspēj apstrādāt dokumentus elektroniski. Jauninājumi drīzumā gaidāmi arī privātā biznesa sektorā.

Lai arī Direktīva stāsies spēkā tikai nākamgad, jau vairākus gadus elektronisku dokumentu izmantošana strauji pieaug. Eiropas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju asociācijas apkopotā informācija liecina, ka 2016.gadā apstrādātu e-rēķinu skaits ir pieaudzis par 29%, sasniedzot 1,6 miljardus apstrādātu e-rēķinu gadā.

Tiesa, pērnā gada nogalē Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas iniciētajā pētījumā noskaidrots, ka vien veiksmīgākajās iestādēs Latvijā elektronisko dokumentu aprite pārsniegusi 80% no kopējā dokumentu skaita.

E-dokumenti un Latvijas likumdošana

Vairumā gadījumu priekšstati ir maldīgi. Latvijas likumdošana piedāvā e-dokumentu formātā izpildīt visas tās pašas normatīvo aktu prasības, kurām tiek izmantoti papīra dokumenti.

Visbiežāk svarīgi ir ātri apstrādāt preču pārvietošanas un attaisnojuma dokumentus. Preču pārvietošanas dokumentam ir vairākas nozīmes jeb vairāki mērķi:

  • attaisnojuma dokuments saimniecisko darījumu atzīšanai;
  • dokuments preču pārvietošanas atzīšanai;
  • nodokļa rēķins.

Attaisnojuma dokuments apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Pamatojoties uz to, drīkst veikt ierakstus grāmatvedības reģistros. Savukārt preču piegādes dokuments apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu.

Par preču piegādes dokumentu var izmantot arī attaisnojuma dokumentu, ja tajā norādīti visi preču piegādes dokumentam nepieciešamie rekvizīti. Tādējādi, ja uzņēmums atbilstoši likumu prasībām par preces piegādi ir noformējis attaisnojuma dokumentu, papildus nav jānoformē atsevišķs preču piegādes dokuments. Šādi visus pavadzīmes mērķus iespējams sasniegt, izmantojot elektronisku dokumentu.

Elektronisko dokumentu apmaiņas priekšrocības

Izmantojot elektronisku dokumentu apmaiņu (EDA), dokumentu sūtīšana un saņemšana var noritēt daudz ātrāk un lētāk, jo nav nepieciešama fiziska papīru pārvietošana, vairākkārtīga to drukāšana un manuāla datu ievade dažādās grāmatvedības, uzskaites, noliktavu vadības un citās sistēmās.

E-dokumentu pārraide notiek saskaņā ar e-dokumentu likumdošanu, tādējādi uzņēmumi var būt pārliecināti, ka dokumenti nepazudīs, tie sasniegs vien paredzēto adresātu un glabāsies drošībā. EDA automatizē vienveidīgu sērijveida manuālo darbu, vienlaikus sakārtojot uzņēmumu dokumentu loģistiku.

Pateicoties e-dokumentu apmaiņas lielajam ātrumam, uzņēmumiem ir iespējas tos sūtīt un saņemt starptautiskā līmenī, nodrošinot plašākas tirdzniecības iespējas. EDA risinājumi strādā vienlīdz labi, arī strauji pieaugot dokumentu skaitam, pretēji tam, kā tas notiek ar papīra dokumentiem.

Potenciālās problēmas

Uzņēmumi strādā katrs savā uzskaites sistēmā, izmanto dažādus elektronisko dokumentu formātus, un katram ir savas vajadzības. Lai ieviestu elektronisku dokumentu apmaiņu un tā kvalitatīvi darbotos, kādam ir jāizveido savienojums un jāuzstāda programmatūra, kas veic e-dokumentu formātu konvertēšanu un citus ar to sūtīšanu un saņemšanu saistītus darbus. Taču algots uzņēmuma IT speciālists ļoti sadārdzina procesu.

EDA operatori

Risinājums šajā situācijā ir profesionāls ārpakalpojums, kas nodrošina tieši EDA. Uzņēmumus, kas nodrošina šādu pakalpojumu, sauc par EDA (vai EDI – Electronic Data Interchange) operatoriem. Šie uzņēmumi nodrošina pilnu servisu no EDA ieviešanas līdz formātu konvertēšanai un pašu dokumentu apmaiņai. Šādi pakalpojumi ir salīdzinoši, lēti, ātri ieviešami un nodrošina procesu nevainojamu darbību. Latvijā pieredzes bagātākais un lielākais EDA uzņēmums ir SIA “Edisoft Latvia”.

SIA “Edisoft Latvia” – EDA operators

“Edisoft” ir EDA aizsācējs Latvijā un tiek uzskatīts par nozares zinošāko speciālistu. Pateicoties 15 gadu laikā uzkrātajai pieredzei, “Edisoft” ir vadošais EDA operators Baltijas valstīs, kas apkalpo vairāk nekā 5500 klientu un ik gadu apstrādā vairāk nekā 100 miljonus elektronisko dokumentu. Automatizējot un pārnesot dokumentu apmaiņu elektroniskā vidē, uzņēmums gadu gaitā ir izkopis un noslīpējis piemērotākos dokumentu apmaiņas risinājumus Baltijas uzņēmumiem.

“Edisoft” ik dienu konsultē uzņēmumus par e-dokumentiem un to ieviešanu, kā arī aktīvi piedalās Latvijas E-pavadzīmes normatīvo aktu izstrādē, iesaistoties Latvijas Informācijas un komunikāciju asociācijā.  

“Edisoft” elektronisko dokumentu apmaiņu nodrošina divējādi – izmantojot risinājumu “EDI integrācija” vai EDI pašapkalpošanās portālu “EdiWeb”. 

Informācijas apmaiņa biznesa partneru starpā bez EDA pavisam drīz vairs nebūs iedomājama. Tikai nezināšana vai nevēlēšanās veikt izmaiņas liedz uzņēmumiem izmantot mūsdienu tehnoloģiju sniegtās priekšrocības, jo vairumā gadījumu papīra dokumentu izmantošanai ekonomiska pamatojuma nav.

VAIRĀK INFORMĀCIJAS:

www.edisoft.lv; info@edisoft.lv

Tel.: 20555520