Valsts ieņēmumu dienests sagatavojis informatīvo materiālu “Par grozījumiem Ministru kabineta 2021 gada 21.decembra noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi””, kurā skaidrots, kādas izmaiņas stājušās spēkā.

2025.gada 26.septembrī stājas spēkā grozījumi Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”.

Grozījumu mērķis ir pilnveidot grāmatvedības normatīvo regulējumu saistībā ar strukturētu elektronisku rēķinu (e-rēķinu) ieviešanu un pārskata gada slēguma inventarizāciju.

Strukturētu elektronisko rēķinu ieviešana

Papildināta MK noteikumu Nr.877 3.nodaļa ar 25.1punktu, kas nosaka: ja daļēji vai pilnībā atcelts darījums vai ja iepriekš izrakstīts kļūdains strukturēts e-rēķins, attaisnojuma dokumentu, ar kuru to labo vai atsauc (anulē), sagatavo kā strukturētu e-rēķinu. Sagatavojot rēķinu, tajā norāda atsauci uz rēķina numuru, kurš tiek labots vai atsaukts.

Tādējādi, ja nodokļu maksātājs strukturētajā e-rēķinā ir konstatējis kļūdu vai darījuma partneris saņemto e-rēķinu ir noraidījis, tad jaunajā e-rēķinā, ar ko labo un atsauc (anulē) jau izrakstīto e-rēķinu, obligāti ir jānorāda atsauce uz iepriekšējā e-rēķina numuru.

Turklāt kontroles par atbilstību PEPPOL standartam, ja e-rēķins tiks nosūtīts uz e-adresi, izmantojot DIV API, nodrošinās Valsts ieņēmumu dienests (VID), veicot XML e-rēķina antivīrusa pārbaudi, Shematron4 validācijas pārbaudi un XSD5 shēmas pārbaudi. Informācija par VID nepieņemtajiem rēķiniem lietotājiem būs pieejama VID elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) sadaļā “E-rēķini”.

Šajā gadījumā nodokļu maksātājam būs jāpiemēro 25.1punktā noteiktās prasības un jālabo nosūtītais e-rēķins, jo VID nepieņems e-rēķinu, kurš neatbilst pārbaužu kritērijiem.

No MK noteikumiem svītrots 31.punkts, kas skaidroja strukturēta e-rēķina formātu, jo tehnisko risinājumu e-rēķinu apritei nodrošina gan bezmaksas vienotā elektroniskās saziņas platforma − oficiālā elektroniskā adrese –, gan komerciāli pakalpojumu sniedzēji jeb operatori, kas nodrošina e-rēķinu izveidi, apriti un citus ar e-rēķinu darbībām saistītus pakalpojumus, izmantojot standartizētus elektroniskos formātus.

MK noteikumu 4.nodaļa papildināta ar 31.1punktu, kas nosaka: ja attaisnojuma dokuments noformēts kā e-rēķins, tad šādu e-rēķinu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot atvasinājumu papīra formā (izdrukas).

Šāda tiesību norma izriet no grāmatvedības vispārīgām prasībām saskaņā ar Grāmatvedības likuma (GL) 6.panta 5.daļu, kas uzliek pienākumu arī e-rēķinus pārvērst cilvēklasāmā formātā.

Papildināta arī 5.nodaļa ar 34.1punktu, kas nosaka: ja avansa rēķina (priekšapmaksas rēķina) apmaksa (viens vai vairāki maksājumi) ir veikta pilnā piegādājamo preču vai sniedzamo pakalpojumu vērtības apmērā, tad var nesagatavot papildu attaisnojuma dokumentu samaksāšanai (gala rēķinu). Šādā gadījumā preču vai pakalpojumu saņemšanu apliecina preču piegādes dokuments vai kāds cits darījumu apliecinošs dokuments, kurā papildus ietverta informācija, kas nepārprotami ļauj identificēt samaksas veikšanu pilnā apjomā saskaņā ar avansa rēķinu (priekšapmaksas rēķinu). Šāds regulējums atvieglos uzņēmumiem administratīvo slogu un samazinās izmaksas par e-rēķina sagatavošanu un nosūtīšanu par vienu darījumu.

Tomēr šī punkta prasības drīkst piemērot tikai tādā gadījumā, ja izpildīts MK noteikumu Nr.877 34.2punkts, proti, darījumos starp uzņēmumiem gala rēķinu var nesagatavot tikai tādā gadījumā, ja sākotnēji avansa rēķins bija noformēts e-rēķina veidā.

Citi skaidrojumi

GL ir noteikts, ka attaisnojuma dokumentu, kuru uzņēmums izsniedz citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai (rēķinu), noformē kā e-rēķinu (XML formātā).

Šāds rēķina veids atbilst Latvijas standarta skaidrojumam attiecībā uz komercrēķinu.

Savukārt citus rēķina veidus var sagatavot XML formātā, ņemot vērā, ka Latvijas standartā ir paredzēta šāda iespēja.

Latvijas standartā ir lietoti dažādi rēķinu nosaukumi, un viens no šādiem rēķinu veidiem ir avansa rēķins (priekšapmaksas rēķins) un kredītrēķins (korektīvais rēķins), kurus arī varēs iesniegt XML formātā. Tomēr ne grāmatvedības, ne nodokļu normatīvie akti neskaidro, kas ir Latvijas standartā minētie rēķinu veidi. Sagatavojot e-rēķinu, e-rēķina veida nosaukumu izvēlas pats uzņēmuma vadītājs atbilstoši uzņēmuma specifikai un Latvijas standartā noteiktajam.

Avansa rēķins pēc būtības nav darījumu apliecinošs dokuments, bet gan informatīvs dokuments vai pieprasījums veikt maksājumu. Līdz brīdim, kad tiek faktiski veikta vai saņemta samaksa, avansa rēķins nerada pārmaiņas uzņēmuma saistībās vai mantas stāvoklī. Tādēļ avansa rēķina saņemšana nav uzskatāma par saimniecisku darījumu.

Tādējādi tikai pats nodokļu maksātājs atbilstoši uzņēmuma specifikai un saimnieciska darījuma būtībai nosaka avansa rēķina atbilstību e-rēķina prasībām un tā noformēšanas brīdi.

Avansa rēķins un tā samaksa apliecina, ka uzņēmums ir veicis vai saņēmis maksājumu, bet nepierāda, ka prece vai pakalpojums faktiski saņemts.

Saimnieciskā darījuma noslēgšanai nepieciešams vai nu gala rēķins, kas apliecina preces piegādi vai pakalpojuma sniegšanu, vai kāds cits darījumu apliecinošs dokuments, piemēram, preču piegādes dokuments. Ja starp darījuma pusēm noslēgts līgums, tad līgumā var būt paredzēti citi nosacījumi, tostarp brīdis, kad avansa rēķins tiek pārvērsts par gala rēķinu, vai citas darbības, kas ļautu izdarīt secinājumu par darījuma pabeigšanu.

Attaisnojuma dokumenta veids var būt arī korektīvs rēķins, kuru jebkādu kļūdu labošanai var izmantot visi GL subjekti (tajā skaitā gan reģistrēti pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātāji, gan nereģistrēti PVN maksātāji), piemēram, nejaušu kļūdu (matemātisku un pārrakstīšanās kļūdu u. tml.) labošanai.

Ja izrakstītajā rēķinā kļūdaini norādīta piegādātās preces cena, jāizraksta jauns rēķins – korektīvs rēķins –, norādot tajā atbilstošu piegādātās preces cenu. Gan kredītrēķins, gan korektīvais rēķins būtībā ir atsauce uz sākotnēji nosūtīto rēķinu un ir vienas nozīmes dokumenti.

Tomēr atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma regulējumam jebkuru dokumentu, ar kuru groza sākotnējo PVN rēķinu, pielīdzina PVN rēķinam, ja tas atbilst noteiktajām prasībām. Šādā PVN rēķinā ir norādāms sākotnējā PVN rēķina izrakstīšanas datums un identifikācijas numurs, kā arī konkrētie grozāmie dati. MK noteikumos Nr.40 “Noteikumi par pievienotās vērtības nodokļa deklarācijām” ir minēti gadījumi, kad, aizpildot PVN1 pārskata 1.daļu, kā attaisnojuma dokuments jānorāda dokumenta veids “Kredītrēķins”. Šajos noteikumos ir izklāstīta PVN deklarācijas pielikuma rindiņu aizpildīšanas kārtība gadījumos, kad pārdevējs piešķir atlaidi, anulē pirkumu, samazina piegādāto preču (sniegto pakalpojumu) cenu, saņem atpakaļ preces, atmaksā saņemto avansu u. tml. un izraksta kredītrēķinu.

Tātad saistībā ar PVN normu piemērošanu PVN maksātāji šāda veida darījumu noformēšanai kā attaisnojuma dokumentu praksē lieto dokumenta veidu – kredītrēķinu.

Citi grozījumi

Papildināta MK noteikumu Nr.877 5.nodaļa ar 33.1punktu, nosakot, ka par attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī rēķinu, kuru izsniedzis ārvalsts saimnieciskā darījuma dalībnieks un kurā nav visi GL 11.panta 5.daļā noteiktie attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija, ja tajā norādīta vismaz šāda informācija:

  • ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt saimnieciskā darījuma dalībniekus:
    • uzņēmuma nosaukums;
    • fiziskai personai – vārds un uzvārds;
  • darījuma datums;
  • saimnieciskā darījuma (preces vai pakalpojuma) apraksts;
  • saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē un valūta;
  • rēķina numurs vai cits unikāls identifikators.

Ārvalstu darījumu partneru izsniegtie rēķini nereti neatbilst visām Latvijas normatīvajos aktos noteiktajām formālajām prasībām. Piemēram, uz ārvalstu rēķina nav norādīts dokumenta veida nosaukums, trūkst partnera reģistrācijas numura vai atbildīgās personas paraksta. Atbilstoši pašreizējai kārtībai šādus rēķinus nedrīkst tieši izmantot grāmatojumos, ja tajos nav visi GL noteiktie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu.

Tādējādi, ja rēķinā, ko izsniedzis ārvalsts saimnieciskā darījuma dalībnieks, ir visi minētie rekvizīti, tad tas uzskatāms par attaisnojuma dokumentu, uz kura pamata drīkst veikt ierakstus grāmatvedības reģistros.

Papildināta arī MK noteikumu 6.nodaļa ar 53.1punktu, kas nosaka: ja preču piegādes dokuments vai pārvadājuma dokuments sagatavots elektroniski saskaņā ar MK noteikumu Nr.877 42.punktu, preču piegādes dokumenta vai pārvadājuma dokumenta papīra kopiju var nepievienot pie reģistra, ja tiek nodrošināta šo dokumentu attēlošana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, arī iespēja veidot un izsniegt tā atvasinājumu papīra formā (piemēram, izdruku).

Iepriekš no normatīvā regulējuma izrietēja, ka neatkarīgi no tā, ka preču piegādes dokuments tiek sagatavots elektroniski, pie reģistra ir jāpievieno arī preču piegādes dokuments papīra formā. Veiktie grozījumi paredz, ka dokumenta papīra kopiju pie reģistra var nepievienot, ja ievēroti šī punkta nosacījumi.

Jaunā redakcijā izteikts 9.nodaļas 68.punkts, nosakot, ka prasību un saistību inventarizāciju var veikt, izmantojot mūsdienu digitālos risinājumus.

Ar pašapkalpošanās portālu izmantošanu saprot salīdzināšanas procesu tādās sistēmās, kur tiek nodrošināta automātiska datu apmaiņa un pārbaude, piemēram, VID EDS vai nekustamā īpašuma nodokļa informācijas sistēmā.

Uzņēmums atlikumus uzskata par salīdzinātiem, ja darījuma partneris līdz uzņēmuma noteiktā inventarizācijas termiņa beigām (praksē biežāk piemērotas 10 dienas, taču uzņēmums var noteikt arī citu salīdzināšanās termiņu) nav sniedzis atbildi par atlikumu neatbilstību. Ja darījuma partneris sniedz atbildi vēlāk par salīdzināšanas pieprasījumā noteikto termiņu, tad uzņēmums līdz inventarizācijas termiņa beigām saņemto atbildi ņem vērā, sagatavojot inventarizācijas sarakstu.

Papildināta MK noteikumu 9.nodaļa ar 68.1punktu, kas nosaka, ka bezskaidras naudas atlikuma inventarizāciju uzņēmums veic, pamatojoties uz maksājumu pakalpojumu sniedzēja (Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likuma izpratnē) nodrošināto informāciju par klientam sniegtu finanšu pakalpojumu.

Tātad ar šiem grozījumiem tiek noteikta kārtība par maksājumu pakalpojumu sniedzēja izsniegto dokumentu – konta pārskatā norādītajām summām.

Darījuma partneri saskaņo bezskaidras naudas atlikumus par iepriekšējo saimniecisko gadu līdz GL noteiktā pārskata gada slēguma inventarizācijas termiņa beigām, informējot maksājumu pakalpojumu sniedzēju par atšķirībām starp uzņēmuma grāmatvedības uzskaites datiem un maksājumu pakalpojumu sniedzēja datiem.

Ja uzņēmums līdz minētā termiņa beigām nav informējis maksājumu pakalpojumu sniedzēju par atšķirībām starp tā grāmatvedības uzskaites datiem un maksājumu pakalpojumu sniedzēja datiem, maksājumu pakalpojumu sniedzējs datus uzskata par salīdzinātiem.

Veikti arī citi precizējumi un grozījumi attiecībā uz muzeju krājuma inventarizāciju, budžeta iestāžu pārskata slēguma inventarizāciju un Valsts kasē atvērto kontu atlikumu salīdzināšanu (MK noteikumu Nr.877 71., 72. un 72.1punkts).