Pamatoti reprezentācijas izdevumi
2026-01-19
Ildze Alksnīte, SIA “Grant Thornton Baltic Audit” , projektu vadītāja
Reprezentācijas izdevumi un ar tiem saistītā pamatojošā dokumentācija vienmēr ir bijis diezgan sarežģīts jautājums vairāku iemeslu dēļ, piemēram, klasifikācija, nodokļu piemērošana, atbilstošs noformējums un rekvizīti.
Kā novērots praksē, reprezentācijas izdevumiem grāmatvedībā bieži trūkst pilnīgas dokumentācijas, lai trešā puse gūtu skaidru un patiesu priekšstatu. Dokumentos nereti iztrūkst Grāmatvedības likumā noteiktie nepieciešamie rekvizīti, lai tos atzītu kā attaisnojuma dokumentus, turklāt tie grāmatvedībā bieži tiek iesniegti ar novēlošanos, jo, piemēram, norēķins veikts ar uzņēmuma maksājumu karti vai skaidru naudu (kā avansa norēķini).
Kāpēc tā notiek? Iemesli var būt dažādi. Piemēram, darbinieki, kuri ir atbildīgi par reprezentācijas izdevumiem, nav iepazīstināti ar to, kādi rekvizīti un dokumentācija nepieciešama un kādas ir nodokļu sekas; reprezentācijas izdevumi rodas par pasākumiem, kuri ieplānoti pēdējā brīdī; dokumentu korekta noformēšana nešķiet svarīga un paliek otrajā plānā.
Šīs situācijas ir saprotamas, jo prioritāri ir citi jautājumi, tostarp komunikācijas veidošana un stiprināšana ar sadarbības un darījumu partneriem, jaunu klientu piesaiste. Turklāt katrs darbinieks ir speciālists savā jomā, nevis grāmatvedības uzskaitē. Tomēr brīdī, kad grāmatvedim vai finansistam atnestais čeks vai rēķins ir jāiegrāmato, bet atbilstības attaisnojuma dokumenta definīcijai nav vai arī trūkst dokumentu, lai trešajai pusei sniegtu skaidru un patiesu priekšstatu, rodas jautājums, ko darīt un kā no tā izvairīties.
2025.gada 26.septembrī stājās spēkā grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”. Tie paredz būtiskas izmaiņas attaisnojuma dokumentu noformēšanā – gan avansa rēķiniem, gan koriģējošiem rēķiniem, gan e-rēķiniem, gan pavadzīmēm, gan arī ārvalstīs izsniegtiem rēķiniem. Kas mainās grāmatvedībā? Kam jāpievērš uzmanība?
Dokumenti
06:00, 29. Dec. 2025
Uzņēmuma iekšējā kārtībā jābūt noteiktam, kādi pasākumi tiek uzskatīti par ilgtspējas pasākumiem. Kurš ir atbildīgs par šīs kārtības ievērošanu? Kādi dokumenti jāsagatavo, lai grāmatvedībā šos izdevumus varētu grāmatot kā personāla ilgtspējas pasākuma izdevumus? Kurš ir atbildīgs par to, ka izdevumi tiek uzskatīti par ilgtspējas pasākumu izdevumiem – personāla vadītājs, struktūrvienības vadītājs, vadītājs vai grāmatvedis?
Dokumenti
06:00, 3. Nov. 2025
No 2025.gada 1.jūlija ir spēkā īpašā pievienotās vērtības nodokļa reģistrācijas kārtība mazajiem uzņēmumiem. Kas mazajam uzņēmumam jāņem vērā, saņemot attaisnojuma dokumentus no ārvalstu partneriem? Kādiem rekvizītiem tajos jābūt un kā rīkoties, ja kāda informācija iztrūkst? Par svarīgāko attaisnojuma dokumentu noformēšanā – šajā publikācijā.
Dokumenti
06:00, 6. Okt. 2025
2025.gada 26.septembrī spēkā stājas grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, nosakot, ka par attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī rēķinu, ko izsniedzis ārvalsts saimnieciskā darījuma dalībnieks, pat ja tajā nav visi Grāmatvedības likuma 11.panta 5.daļā noteiktie attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija. Vai uzņēmuma nosaukums vai personas vārds un uzvārds šādos dokumentos var būt ierakstīts arī ar roku? Ja nē, tad kā uzņēmumam nodrošināt, lai ārvalstīs veikalā čekā tiktu iedrukāts uzņēmuma nosaukums?
Dokumenti
09:00, 2. Okt. 2025
No 2026.gada 1.janvāra Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmai varēs pieslēgties tikai ar drošu elektroniskās identifikācijas līdzekli. Vai tas nozīmē, ka turpmāk sistēmai nevarēs pieslēgties ar Valsts ieņēmumu dienesta piešķirto lietotājvārdu un paroli? Kādas turpmāk būs autentificēšanās iespējas?
Dokumenti
06:00, 15. Sep. 2025
Aktuāls jautājums gandrīz katru gadu – ko iesākt ar grāmatvedības dokumentiem, kas joprojām ir papīra formātā, un kā rīkoties ar elektroniskajiem dokumentiem, kad to glabāšanas termiņš ir beidzies? Grāmatvedības likums neļauj šos dokumentus vienkārši izmest vai pastumt dziļi patrepē. Apskatām, kā praktiski rīkoties un atbrīvoties no papīru kalniem un digitālajiem failiem.
Dokumenti
06:00, 1. Sep. 2025
Vai uzņēmuma iekšējos grāmatvedības organizācijas dokumentos ir jāapraksta tas, kas jau noteikts likumos, vai tomēr pietiek aprakstīt tikai tās kārtības, kas atbilstoši likumā teiktajam jāizstrādā pašam uzņēmumam?
Dokumenti
06:00, 13. Aug. 2025
Vai ir pieņemti grozījumi Ministru kabineta noteikumos Nr.7 "Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmas noteikumi'' par to, ka no 2025.gada 1.septembra Valsts ieņēmumu dienesta (VID) elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) vairs nevarēs pieslēgties ar VID piešķirto lietotājvārdu un paroli arī personas, kurām ir iespēja pieslēgties ar citiem autentificēšanās rīkiem? Vai arī tiks saglabāta līdzšinējā kārtība, proti, persona varēs izvēlēties kā līdz šim – pieslēgties EDS ar lietotājvārdu un paroli vai ar citiem autentificēšanās rīkiem, kā eParaksts, Smart-ID, u.tml.?
Dokumenti
06:19, 29. Jūl. 2025
Latvijas uzņēmums preces no piegādātāja Igaunijā saņem ar kurjerpasta starpniecību. Tās tiek piegādātas naktī, kad uzņēmumā neviens nestrādā, un novietotas uzņēmuma novietnē. Līdz ar to nav pieejami preču saņemšanas apliecinājumi. Taču kurjera mājaslapā iespējams izsekot sūtījuma kustībai, izmantojot izsekošanas numuru. Vai šāds pārskats ir pietiekams pierādījums preču saņemšanai? Šādās situācijās parasti netiek sagatavoti pavaddokumenti (CMR), un vienīgā pieejamā norāde ir uz preču iepakojuma esošā uzlīme ar kurjerpasta pakalpojuma sniedzēja piešķirto izsekošanas numuru.
Dokumenti
06:00, 8. Jūl. 2025
Darbinieks ar darba automašīnu, dodas uz Lietuvu, lai apskatītu un iegādātos tehniku. Izbraukšana no darbavietas paredzēta plkst. 7.00, atgriešanās Latvijā – ap plkst. 19.00. Šādi braucieni var būt vienu vai divas reizes mēnesī. Ikdienā darbs tiek veikts uz vietas. Vai šāds brauciens uzskatāms par komandējumu vai darba braucienu? Kādi attaisnojuma dokumenti nepieciešami, lai pamatotu braucienu?
Dokumenti
06:00, 3. Jūn. 2025
Uzņēmums ar apgrozījumu līdz 30 000 eiro gadā veic nelielus remonta un celtniecības darbus fiziskām personām. Materiāli darbam tiek iegādāti tikai tad, kad tie ir nepieciešami konkrētam objektam. Uzņēmumam nav noliktavas, kur glabātos materiāli. Vai šādā gadījumā uzņēmumam jāveic krājumu analītiskā uzskaite?
Dokumenti
06:00, 20. Mai. 2025
Nodokļu administrēšanas nolūkos Valsts ieņēmumu dienestam (VID) vienmēr ir bijušas tiesības īstenot dažādus ar nodokļu nomaksas uzraudzību saistītus kontroles pasākumus, piemēram, veikt pārbaudes uzņēmumā. Kādus dokumentus VID drīkst pieprasīt pārbaudēs un kuru dokumentu pārbaude ietilpst VID kompetencē?
Dokumenti
06:00, 28. Apr. 2025
Uzņēmuma īpašnieks pats iesniedzis darba devēja ziņojumus Valsts ieņēmumu dienestam (VID) un to veicis kļūdaini – katru mēnesi deklarējis ikmēneša algu (4. un 5.ailē), bet papildus aizpildījis arī 6. un 7.aili, proti, precizējumu par iepriekšējo mēnesi. Rezultātā VID tika deklarētas valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas dubultā apmērā; tā tās tika arī samaksātas. Grāmatvedībā norādītas pareizas summas – katra mēneša aprēķinātā alga un attiecīgie nodokļi. Līdz ar to dati grāmatvedībā būtiski atšķiras no VID deklarētajiem. Kā rīkoties grāmatvedim?
Uzņēmums interneta veikalā iegādājas datorus no Lietuvas. Prece tiek atsūtīta uz Latviju ar kurjeru. Piegādātājs atsūta rēķinu elektroniski. Rēķinā norādīta iekraušanas vieta – Lietuva, izkraušanas vieta – Latvija, kā arī visa transportēšanas informācija – paku skaits, iepakojums, piegādes nosacījumi CIP (carriage and insurance paid to). Kurjerdienests, piegādājot preci, neizsniedz nekādus transporta pavaddokumentus. Vai preces saņēmējam pietiek ar elektroniski saņemto rēķinu, lai piemērotu pievienotās vērtības nodokļa 0% likmi preču piegādei, jo citi preču piegādes dokumenti nav pieejami? Vai tomēr nepieciešami preču piegādes dokumenti?
